Comment élaborer une politique d'entreprise pour les employés

Identifiez le besoin d'une politique

Vous voulez mettre en place les politiques et les procédures nécessaires pour assurer un lieu de travail sûr, organisé, convivial, habilitant et non discriminatoire. Pourtant, vous ne voulez pas écrire une politique pour chaque exception au comportement accepté et attendu. Le développement de la politique est pour les nombreux employés, pas pour les quelques exceptions.

Vous ne voulez pas créer un ensemble de politiques qui contrôlent les actions de vos nombreux employés - lorsque tout ce dont vous avez vraiment besoin, ce sont des politiques suffisantes pour contrôler les actions de quelques-uns.

Par conséquent, vous ne voulez pas créer de politiques pour chaque éventualité, ce qui laisse peu de latitude à la direction pour répondre aux besoins individuels des employés. Inversement, vous voulez avoir les politiques nécessaires, afin que les employés n'aient jamais l'impression de vivre dans un environnement de favoritisme et de traitement injuste.

Si vous avez trop de règles, vous augmentez également la probabilité que vos gestionnaires les appliquent de manière inégale et injuste. Vous augmentez le besoin d'élaborer des lignes directrices et des outils de communication pour vous assurer que les politiques sont équitables, appliquées de façon uniforme et bien gérées.

Vous devez trouver un équilibre sain lorsque vous développez une nouvelle politique d'entreprise. Dans la plupart des cas, vous n'aurez pas besoin d'élaborer une nouvelle politique de l'entreprise tant que vous vous adresserez aux employés qui se comportent d'une manière qui ne convient pas à votre lieu de travail.

Ces dix étapes vous permettront de déterminer le besoin d'une politique en distribuant et en intégrant une politique.

Consultez ces consignes pour savoir si une stratégie est nécessaire

Pour chacune des raisons fournies pour expliquer pourquoi une stratégie peut être nécessaire, des exemples de stratégies susceptibles d'entrer dans cette catégorie de besoin pour une stratégie sont fournis. Une politique est nécessaire:

• si les actions des employés indiquent une confusion sur la façon la plus appropriée de se comporter (codes vestimentaires, courriels et politiques Internet, utilisation du smartphone),
• si des conseils sont nécessaires diverses situations (normes de conduite, dépenses de voyage, achat de marchandises de l'entreprise),
• pour protéger légalement l'entreprise (enquête cohérente sur les accusations de harcèlement, d'embauche non discriminatoire et de promotion),
• pour maintenir la conformité avec les politiques et les lois gouvernementales (FMLA, ADA, EEOC, salaire minimum),
• pour établir des normes, règles et règlements de travail cohérents (discipline progressive, règles de sécurité, règles d'infraction, règles de tabagisme) et
• et un traitement équitable pour les employés (admissibilité aux avantages sociaux, congés payés, aide pour les frais de scolarité, temps de deuil, fonctions de juré).

Il peut y avoir d'autres raisons, en plus, pour lesquelles vous voudrez développer une politique.Rappelez-vous, cependant, que le mauvais comportement d'un employé ne devrait pas exiger une politique qui affectera tous les autres employés.

Articuler le but de la politique

Une fois que vous avez déterminé qu'une politique est nécessaire, déterminez l'objectif que vous voulez atteindre en écrivant la politique particulière. Lorsque cela est possible, vous voudrez dire aux employés pourquoi vous mettez en œuvre la politique.

Vous avez besoin de suffisamment de détails dans la politique pour clarifier la position de l'entreprise, mais vous ne pouvez jamais espérer couvrir toutes les situations potentielles couvertes par la politique.

Par conséquent, l'objectif d'une politique est court et simple. Reconnaître que cela peut ne pas être possible avec des politiques sur des domaines tels que l'approche de l'entreprise à l'égard de la Family Medical and Leave Act, la discrimination ou l'enquête sur les plaintes ou le système de discipline progressive.

Mais, combien pouvez-vous vraiment dire sur la conduite en parlant sur un smartphone? Alors, utilisez votre bon sens lorsque vous déterminez le résultat que vous voulez obtenir de votre politique.

Rassembler des informations

Cette section de TheBalance. com fournit des exemples de politiques comme de nombreux autres sites Web, bien que d'autres sociétés facturent souvent leurs politiques. Même les sites qui facturent, fournissent des échantillons gratuits afin que vous puissiez tester leurs politiques.

Vous aurez du mal à trouver un exemple de politique parfaitement adapté aux circonstances, à la langue et à la culture de votre entreprise. Mais, faites des recherches en ligne et trouvez des exemples de politiques pour vous donner une base pour réviser des exemples de politiques plutôt que d'écrire votre politique à partir de zéro.

Vous pouvez également vous abonner à un service qui fournit des exemples tels que des stratégies et des exemples de ressources humaines. Des sources de stratégie externes sont également fournies dans ce répertoire d'exemples de stratégies. Enfin, la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM) fournit des échantillons de politiques pour les membres.

Dans certains cas, vous voudrez peut-être même parler à votre avocat. Les cabinets d'avocats écrivent des politiques génériques pour leurs clients que vous pouvez également personnaliser selon vos besoins. Surtout quand une nouvelle loi passe ou que le ministère du Travail édicte de nouvelles règles, votre avocat est susceptible de développer une politique d'accompagnement.

Développer et rédiger la politique

Avec les objectifs et les échantillons en main, rédigez la politique en utilisant des mots et des concepts simples. Parlez directement aux personnes qui liront, appliqueront et respecteront la politique.

Après chaque paragraphe, demandez-vous «et si» des questions pour s'assurer que la politique couvre les bases et les exceptions normales et les questions.

Ne vous observez pas pour cela, cependant; comme indiqué, aucune politique ne couvre jamais toutes les éventualités possibles.

Consulter la politique

Sélectionnez plusieurs employés, ou même un petit groupe de pilotes, pour lire la politique et poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir sur la politique. Cet examen fournit des commentaires que les employés seront en mesure de comprendre et de suivre la politique.

Réécrivez la stratégie en fonction des commentaires.

Obtenir un soutien de la direction pour la politique

Passer en revue la politique avec les gestionnaires qui devront diriger et mettre en œuvre la politique. Vous voudrez avoir leur soutien et la propriété de la politique.Vous aurez commencé ce processus beaucoup plus tôt, même dès que vous aurez identifié le besoin de la politique, mais le soutien de la direction lors de la mise en œuvre de la politique est crucial.

Obtenez une révision légale de la politique

Si la politique a des implications juridiques, est litigieuse par sa nature, a des implications personnelles pour les employés (telles que les procédures de sécurité), vous voudrez que votre avocat examine la politique avant de la distribuer la politique plus loin.

Assurez-vous de communiquer à votre avocat que vous ne souhaitez pas que la police soit réécrite dans legalese . Vous voulez que la politique soit révisée pour des implications juridiques et un libellé approprié.

Mettre en œuvre la politique

En petits groupes, individuellement ou en réunion d'entreprise, en fonction généralement de la nature controversée de la politique et de la facilité avec laquelle elle sera comprise, distribuer et réviser la nouvelle politique. Donner aux employés une chance de poser des questions.

La politique devrait toujours consister en la politique sur une feuille de papier signée par l'employé sur une deuxième feuille.

Les employés peuvent signer qu'ils ont reçu et compris la politique, mais en conservent une copie pour leurs propres fichiers.

Exemple de déclaration de déconnexion de stratégie

Voici un exemple de déclaration de déconnexion à utiliser:

J'accuse réception et compréhension de la politique (de votre entreprise). La politique est en vigueur (Date) jusqu'à nouvel ordre.

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Signature de l'employé

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Nom de l'employé (en lettres moulées)

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Date

Décidez comment vous communiquerez la politique à l'avenir

Incluez la politique votre manuel d'employé. Vous souhaiterez peut-être également que la politique fasse partie de votre orientation des nouveaux employés.

Certaines entreprises placent des stratégies sur leur intranet ou dans un dossier de stratégie sur le lecteur commun du réseau informatique. Déterminez si vous souhaitez distribuer la stratégie par des méthodes supplémentaires.

Vous souhaiterez également archiver et dater les anciennes stratégies que cette stratégie remplace. Vous pouvez en avoir besoin pour une référence légale ou autre à l'avenir.

Interpréter et intégrer la politique

Peu importe ce que vous écrivez dans la politique, votre application de politique et vos pratiques de travail ultérieures détermineront la véritable signification de la politique. Pensez cohérent et juste lorsque vous interprétez la politique au fil du temps.

Lorsque vous constatez que vos pratiques diffèrent de la politique écrite, il est temps de revoir et de réécrire la politique et le cycle recommence.

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