Formulaire W-9 d'iRS - Ce qu'il est et comment le remplir

Vous n'avez généralement pas à vous soucier du formulaire W-9, sauf si vous êtes un entrepreneur indépendant, un consultant ou un autre travailleur indépendant. Vous pourriez être invité à remplir le formulaire W-9 de l'IRS si vous ou votre entreprise avez un contrat pour fournir des services à une autre entreprise. La société utilise ensuite les informations que vous fournissez sur le formulaire pour préparer le formulaire 1099-MISC, en signalant à l'Internal Revenue Service le montant du revenu qu'il a versé à vous ou votre entreprise.

Votre banque ou d'autres institutions financières pourraient également vous demander de remplir le formulaire W-9 afin de préparer divers types de formulaires 1099 pour déclarer les intérêts, les dividendes et les autres types de revenus gagné à l'IRS. On pourrait même vous en demander une lorsque vous ouvrez un compte.

Et, bien sûr, si vous ou votre entreprise payez des entrepreneurs ou des consultants indépendants, vous devrez également faire face aux subtilités du formulaire W-9. Heureusement, ils ne sont pas compliqués.

Où trouver le formulaire W-9?

Dans la plupart des cas, l'entreprise ou l'institution financière vous remettra un formulaire W-9 vierge et vous demandera de le remplir. Sinon, si vous ou votre entreprise êtes dans la position d'avoir à délivrer le formulaire W-9 à des entrepreneurs indépendants, vous pouvez télécharger le formulaire sur le site Web de l'IRS.

Remplir le formulaire W-9

Remplir le formulaire W-9 est assez simple. Indiquez simplement votre nom et numéro de sécurité sociale. Les entreprises devraient indiquer leur nom et leur numéro d'identification d'employeur là-bas.

Lorsque vous soumettez le formulaire W-9, vous certifiez à l'IRS que le numéro d'identification fiscale que vous fournissez est exact et exact.

Signaux d'avertissement à connaître

Le formulaire W-9 est un document fiscal standard. En soi, cela ne pose pas beaucoup de problèmes, mais il y a quelques situations qui pourraient donner un signal d'alarme:

Vous ne connaissez pas la personne ou l'entreprise qui vous demande de remplir le W-9. Vous devez toujours faire preuve de prudence lorsque vous communiquez des informations sensibles telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale ou votre numéro d'identification d'employeur. Assurez-vous de savoir qui vous demande de remplir le formulaire, pourquoi ils le font et comment les renseignements fiscaux que vous fournissez seront utilisés.
Assurez-vous d'envoyer le W-9 en toute sécurité. N'envoyez pas votre W-9 rempli comme pièce jointe non sécurisée ou non cryptée. Utilisez une méthode de livraison sécurisée, telle que la remise en main propre, le courrier ou une pièce jointe cryptée à un courriel.
Demandez quels types de documents fiscaux le demandeur a l'intention de vous fournir. Si vous n'êtes pas sûr de la raison pour laquelle vous êtes invité à remplir un formulaire W-9, demandez quels types de documents fiscaux vous pouvez vous attendre à recevoir lorsque l'information est utilisée.
Vous vous attendiez à un formulaire W-4 à la place. Si vous commencez un nouvel emploi et que votre nouvel employeur vous remet un formulaire W-9 à remplir, demandez si vous travaillerez en tant qu'indépendant indépendant ou en tant qu'employé.Les employés remplissent les formulaires W-4 pour fixer leurs retenues d'impôt. Les travailleurs indépendants n'ont pas d'impôt à payer sur leur salaire - ils sont responsables de faire des paiements à l'IRS par leurs propres moyens.

Conseils pour remplir le formulaire W-9 Si vous êtes une société à responsabilité limitée

Si votre LLC est sa propre entité fiscale distincte, comme une société de personnes, une société C ou une société S, indiquez le nom de la LLC et son numéro d'identification d'employeur fédéral sur le formulaire W-9. Cochez la case de classification fiscale appropriée, indiquant si vous êtes une société de personnes, une société C ou une société S. Ne pas vérifier la boîte à responsabilité limitée. Cela semble contre-intuitif, mais c'est ce que l'IRS dit dans ses instructions.
Si la LLC est la propriété d'une autre SARL , vous devrez alors vérifier la boîte à responsabilité limitée. Vous devez également indiquer la classification fiscale de la société mère.
Si la SARL appartient à un seul membre , indiquez la classification fiscale du propriétaire.
Si la LLC est la propriété d'un seul membre qui est une personne , l'IRS vous demande d'indiquer le nom du propriétaire sur la ligne "nom" et le nom de la SARL sur la ligne "nom de l'entreprise" . "L'IRS préfère que vous indiquez le numéro de sécurité sociale du propriétaire au lieu du numéro d'identification fédéral de l'employeur LLC.

Conseils si vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde obligatoire

Vous devez également attester sur le formulaire W-9 si vous êtes soumis à une retenue de réserve. Cette retenue à un taux forfaitaire de 28 pour cent sur les paiements effectués à vous ou votre entreprise dans certaines circonstances.

Il y a deux raisons courantes pour la retenue de réserve: Votre nom et SSN ne correspondent pas aux enregistrements IRS, ou vous avez une ou plusieurs dettes fiscales en souffrance et l'IRS vous a informé que vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde obligatoire jusqu'à ce que ces taxes soient entièrement payé.

La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue de réserve, mais si l'IRS vous a informé que vous y êtes assujetti, vous devez supprimer la langue au point n ° 2 dans la zone de certification. Cette section se lit comme suit:

"2. Je ne suis pas assujetti à la retenue de réserve parce que: (a) je suis exempté de retenue de réserve, ou (b) je n'ai pas été avisé par l'Internal Revenue Service (IRS) (c) l'IRS m'a notifié que je ne suis plus assujetti à la retenue de réserve. »

Réponses aux questions fréquemment posées

À quelle fréquence doit-on le faire? Je mets à jour un formulaire W-9?

Vous devez soumettre un nouveau formulaire W-9 lorsque vos informations changent. Remplissez un nouveau W-9 si votre nom, nom de l'entreprise, adresse, numéro de sécurité sociale ou numéro d'identification de l'employeur ont changé.

J'ai reçu un W-9 d'une source improbable. Que devrais-je faire?

Certaines personnes ont reçu des demandes de formulaire W-9 de la part de propriétaires et d'autres personnes ou entreprises. Le formulaire W-9 est utilisé pour demander officiellement à une personne ou à une entreprise de fournir son nom, son adresse et son numéro d'identification fiscale afin que la partie requérante puisse délivrer correctement les documents fiscaux à l'IRS.En règle générale, toute entreprise qui vous verse des intérêts, des dividendes, une rémunération autre qu'un employé ou d'autres types de revenus déclarables demandera probablement le formulaire W-9, il semble donc peu probable qu'un locateur vous demande de le remplir. Si vous recevez un W-9 d'une source improbable et que vous ne vous attendez pas à ce que vous le payiez pour une raison quelconque, demandez-lui pourquoi c'est nécessaire. Ne le remplissez pas et soumettez-le si vous avez des doutes, du moins pas sans consulter d'abord un fiscaliste.

J'ai reçu un W-9 de mon employeur. Que devrais-je faire?

Si vous êtes ou étiez traité comme un employé avec un salaire régulier et que votre employeur vous demande soudainement de remplir un formulaire W-9, cela indique que votre employeur veut maintenant vous traiter comme un entrepreneur indépendant. Cela peut être une situation plutôt collante. D'une part, il existe des raisons légitimes pour lesquelles vous pourriez devenir un entrepreneur indépendant plutôt qu'un employé. D'autre part, les employeurs rencontrent parfois des difficultés financières et ne peuvent plus se permettre de payer la moitié de leurs charges sociales.

Si vous recevez un W-9 de votre employeur, demandez-vous d'abord si vous êtes un employé ou un entrepreneur indépendant. Si vous pensez que vous êtes un employé et ne pouvez pas parvenir à un consensus après avoir parlé avec votre employeur, vous pouvez demander à l'IRS de déterminer votre statut professionnel. Bien sûr, votre employeur pourrait ne pas apprécier cela, mais il vaut mieux prévenir que guérir. Si votre employeur vous reclasse en tant qu'entrepreneur indépendant, vous devenez responsable de payer sa moitié des charges sociales en tant qu'impôt de travail indépendant.