Délai de conservation des déclarations fiscales et des documents connexes

Ce n'est pas seulement une paperasserie qui s'accumule sur votre bureau personnel. Les disques durs d'ordinateur peuvent également être bouchés et surchargés. Même les lecteurs flash et autres petits accessoires soignés ne tiennent que très peu et peuvent être facilement égarés. Ça peut être tellement tentant de jeter du fouillis et du papier dont vous n'avez plus vraiment besoin. Ou est-ce toi? Combien de temps êtes-vous censé continuer à bachoter ces espaces avec d'anciens documents fiscaux et des déclarations?

Il n'y a pas moyen de contourner cela - les déclarations de revenus et les documents connexes sont importants à conserver. Vous aurez besoin d'eux dans le cas où l'IRS veut examiner les informations relatives à cette année fiscale, et les anciennes déclarations d'impôt peuvent être utiles à plusieurs autres fins, comme la vérification du revenu lorsque vous faites une demande de prêt ou un appartement.

Combien de temps suffit-il?

D'une manière générale, les déclarations fiscales et les documents connexes doivent être conservés au moins aussi longtemps que l'IRS ou une autorité fiscale de l'État est autorisé à vérifier cette déclaration. Cette période de temps est appelée le délai de prescription. Il s'agit d'une période de trois ans à compter de la date à laquelle la déclaration de revenus a été produite pour les déclarations fédérales, ou de trois ans à compter de la date limite du 15 avril si la déclaration a été produite avant la date limite.

Chaque État a son propre délai de prescription pour les audits. De nombreux États suivent la période fédérale de trois ans, mais d'autres ont des périodes plus longues.

Par exemple, Montana dispose d'une période de cinq ans pour les audits.

Que devez-vous garder?

Avec une copie de votre déclaration de revenus, vous devez conserver tous les documents relatifs aux revenus, déductions ou crédits que vous avez déclarés et réclamés. Cela comprend des articles comme des copies de vos formulaires W-2, formulaires 1099, des lettres de reconnaissance pour les dons de bienfaisance, et des reçus pour les dépenses déductibles d'impôt.

Les travailleurs indépendants doivent également conserver des copies de tous les documents comptables, tels que les relevés bancaires, les comptes de profits et pertes, ou une sauvegarde de leurs données à partir de leur logiciel de comptabilité.

Vous pouvez également conserver tous les documents relatifs aux biens immobiliers, aux actifs commerciaux, aux actions, aux obligations ou à d'autres actifs que vous possédez tant que vous les possédez, puis trois ans ou plus après la vente de l'actif, en fonction de votre Etat. Vous aurez besoin de ces enregistrements pour calculer la base des coûts et le gain ou la perte pour l'impôt sur les gains en capital.

Quand il est temps de se défaire

Effectuez ces dernières vérifications avant de commencer à jeter les anciens documents fiscaux et financiers:

• Vérifiez votre déclaration de sécurité sociale et comparez vos revenus aux informations de vos déclarations W2 et fiscales . Si vous n'avez pas récemment reçu de déclaration de sécurité sociale, vous pouvez en demander un auprès de l'Administration de la sécurité sociale.De temps en temps, le revenu de votre revenu W2 ou travail indépendant de votre déclaration d'impôt n'apparaîtra pas sur votre déclaration de sécurité sociale. La SSA a des procédures en place pour vous aider à corriger les erreurs que vous pourriez trouver.
• Vérifiez la date à laquelle vous avez produit votre déclaration de revenus . Assurez-vous que cela fait au moins trois ans après le dépôt de la déclaration d'impôt avant de la rejeter.
• Appelez l'IRS et demandez un «relevé de compte» pour une année d'imposition particulière . Votre comptable peut le faire pour vous et vous aider à comprendre cette impression IRS. Parfois, des ajustements sont apportés aux déclarations de revenus après leur dépôt et vous ne le savez peut-être pas ou vous l'avez oublié. C'est une occasion de s'assurer que tous les problèmes de l'IRS pour une année fiscale donnée ont été réglés avant de jeter vos documents importants.
• Numérisez vos documents fiscaux et enregistrez-les sur un CD-ROM ou un lecteur flash même si vous jetez les copies papier. Les copies numérisées de vos documents prennent beaucoup moins de place que les fichiers papier.
• Détruisez vos anciens documents fiscaux et financiers. Ne vous contentez pas de les emballer et de les jeter dans la poubelle la plus proche! Vous ne voulez pas que quelqu'un puisse accéder à vos informations d'identification.

Comment devriez-vous tout garder?

La numérisation et l'enregistrement sur votre disque dur constituent le gain de place par excellence, mais les déclarations de revenus et les documents associés peuvent également être conservés de plusieurs façons:

• Fichiers papier classés par année avec les déclarations fiscales et les documents connexes tous dans le même dossier.
• Utilisez un fichier accordéon ou une boîte pour chaque année.
• Conservez des fichiers séparés pour vos actifs à long terme.
• Créez des CD-ROM ou des lecteurs flash de vos documents les plus précieux et placez-les dans un coffre-fort.