Comment le personnel des RH doit réfléchir aux questions

La question de l'employé semble simple, directe, et devrait être facile à répondre. Droite? Pas si votre travail est dans les ressources humaines. Même la question la plus simple des employés soulève d'innombrables drapeaux rouges pour l'équipe RH d'un employeur. Encore une fois, vous marchez sur ce chemin à cinq pointes. Comment satisfaire les cinq parties prenantes tout en traitant équitablement l'employé actuel?

Quoi de mieux pour l'employeur? Quoi de mieux pour l'employé?

Qu'est-ce qui est légal ou requis par une agence gouvernementale? Qu'est-ce qui établit le précédent pour les futures décisions et le traitement équitable des employés? Quelle décision obtiendrez vous poursuivi avec tous les coûts et l'aggravation simultanés?

Vous ne pouvez pas prendre de décision à moins que la décision satisfasse les cinq parties prenantes - dans une certaine mesure. Est-ce vraiment étonnant que parfois ce soit l'employé qui souffre? Voici comment les ressources humaines doivent réfléchir et prendre des décisions pour répondre à une question d'employé. Utilisons la modification de cette politique de voyage de salon d'entreprise comme exemple.

Comment les ressources humaines réfléchissent, prennent des décisions et répondent aux questions

La question posée par un lecteur semblait assez simple. Un employé, qui voyage en entreprise pour assister à des salons professionnels et à d'autres événements clients, voulait prolonger son temps dans la ville de l'événement en utilisant les vacances. Pas de problème.

Pas de problème, c'est-à-dire jusqu'à ce que les RH l'informent de la façon dont les jours seraient imputés à ses congés payés.

Avec sympathie envers les RH et l'employé, voici comment une personne des RH doit penser et prendre des décisions.

L'employé s'est rendu dimanche à un salon professionnel. (Pas de problème avec ce temps de déplacement, la politique, que tous les employés comprennent, ne paie pas le temps de déplacement pour les employés exonérés.) L'employé travaillait du lundi au mercredi au salon et voulait commencer l'utilisation des jours fériés après l'événement .

D'accord, dit le directeur des ressources humaines, jeudi et vendredi sont des jours de vacances. Non, a répondu l'employé, jeudi je retournerais normalement à la compagnie; puisque ce jour-là serait payé dans le cadre de ma semaine normale de travail, il n'est pas juste de me faire prendre un jour de vacances pour couvrir le jeudi. Es-tu avec moi?

La réflexion sur les ressources humaines et la prise de décision commencent à

D'accord, dit le directeur des ressources humaines, dont le premier réflexe est de facturer le jeudi comme jour de vacances puisque l'employé n'utilise pas la journée pour retourner à compagnie. À juste titre, la personne des RH ne veut pas devoir prendre au cas par cas des décisions de congés des employés pour les employés qui assistent à des événements parrainés par la société.

Avec deux PDG et une autre personne des RH, les deux décisions avaient des partisans. Si l'on s'attendait à ce que l'employé revienne de la conférence mercredi et travaille le jeudi, alors le jeudi devrait être un jour de vacances.

Si le jeudi était normalement un jour de voyage, cela compterait comme un jour de travail, pas comme un jour de vacances. Dans des circonstances normales, il voyagerait de toute façon et la compagnie ne devrait pas le pénaliser parce qu'il prolongeait son séjour avec des vacances.

Mais il a choisi de ne pas voyager, mais plutôt de partir en vacances, ont déclaré les dissidents.

Ce n'est pas le problème de l'entreprise et nous ne payons que pour le temps de voyage si l'employé utilise le jour de la semaine pour voyager. Puisque nous ne payons pas de temps de déplacement le week-end et qu'il n'y a pas de jour de voyage, les employés ne devraient être payés que s'ils travaillent.

De plus, normalement, un employé, à moins qu'il ne soit affecté au démontage du kiosque, devrait revenir le mercredi et se rendre au travail le jeudi. Il pourrait s'arranger pour arriver en retard avec son manager si son vol était un œil rouge.

Dans ce cas, pas question, jeudi devrait être facturé comme un jour de vacances. Mais, que s'est-il passé dans la pratique dans l'entreprise? Est-ce que les employés sont censés voyager le mercredi, si possible, ou est-ce jeudi le jour normal du voyage pour revenir.

Selon mon expérience, la plupart des employés veulent retourner à la maison et travailler le plus rapidement possible.

Donc, ils rentrent à la maison mercredi si un vol est possible, plutôt que de passer une nuit dans une ville étrangère sans rien faire.

Il s'agit également d'une question du secteur privé par rapport à celle du secteur public. Si vous êtes un employé du secteur public, travaillant souvent dans les conditions négociées d'un contrat syndical, vous vous attendez à des considérations telles que le paiement pour chaque minute que vous travaillez. Si ce n'est pas en compensation directe, un employé du secteur public s'attend à temps de travail pour les heures travaillées et devrait s'attendre à être payé pour voyager le week-end, aussi.

Cette façon de penser est anathème pour un employeur du secteur privé qui s'attend à ce que les employés exemptés accomplissent leur travail et atteignent les objectifs. En fait, penser comme un employé horaire entravera votre carrière et vous rendra moins apprécié en tant qu'employé. Voici quelques réflexions antérieures sur la rémunération des employés pour le temps de déplacement.

Si l'employé est un employé à l'heure ou non, les employeurs doivent tenir compte du temps de déplacement payé, plus les heures travaillées au salon. Lorsqu'un employé est admissible à temps supplémentaire, ces règlements s'appliquent même sur la route.

(C'est l'une de mes théories sur les raisons pour lesquelles les employés non sollicités sont si rarement invités à voyager pour des événements et des formations client.Les réglementations gouvernementales rendent leurs frais de présence prohibitifs - ou du moins - pénibles à justifier et à payer. Et, autant ces règles peuvent empêcher l'utilisation et la croissance de carrière des employés horaires, mes sympathies sont avec les employeurs.)

Apprenez-en davantage sur la façon dont le personnel des RH doit réfléchir aux questions et la décision qui en résulte.

Ne détestez-vous pas le jargon des RH? Commencez par le mot: inciter.

Autres considérations relatives à la décision relative à la politique relative aux salons commerciaux

Le prochain problème que les RH doivent prendre en compte est que de nombreux employés voyagent fréquemment pour des salons et autres événements d'entreprise.Une décision prise, dans ce cas, a des ramifications profondes pour l'employeur et des décisions sur les autres demandes des employés à l'avenir.

Les RH veulent-elles vraiment prendre ces décisions au cas par cas?

À quel moment le travail se termine-t-il et les vacances commencent-elles? Lorsque le salon se termine à 4 p. m. mercredi?

Quand le dernier avion part pour la ville de l'employé mercredi soir? Et s'il n'y a pas d'avion mercredi? Quel volume de documentation et de recherche les RH devront-ils exiger à l'avenir des autres employés pour s'assurer que les décisions de comptabilisation des congés de l'entreprise sont cohérentes et équitables?

À un moment donné, les RH doivent déterminer qu'une décision en faveur de permettre à cet employé d'utiliser le jeudi comme jour de vacances a trop de ramifications pour des demandes similaires à l'avenir. L'employé se sentira naturellement mécontent.

Mais personne dans le domaine des ressources humaines, que je connais, ne veut passer son temps de travail en tant que policier chargé des questions de temps. L'employé choisit de ne pas revenir en arrière sur le temps payé; il peut revenir s'il veut payer, puis partir en vacances. Toute autre décision ouvre beaucoup trop d'une boîte de Pandore.

Une dernière réflexion sur la personne des RH porte sur la façon dont les employés ont été traités dans le passé.

Les employés voyagent-ils généralement le mercredi soir ou le jeudi? Si jeudi, sont-ils censés se présenter au bureau? Si mercredi soir, combien de jeudi ont-ils été censés travailler?

Si, dans le cours normal des affaires, il revenait mercredi soir, jeudi devrait compter comme vacances.

Si, dans le cours normal des affaires, il se rendait jeudi, mais que l'on s'attendait à ce qu'il se présente également au travail jeudi, le jeudi devrait être considéré comme un jour de vacances.

Ah, c'est la première fois que vous rencontrez cette question? Génial. Vous avez la possibilité de créer un précédent et d'établir la politique et les pratiques de voyage de votre entreprise.

Vous aurez probablement même à ajouter votre décision au manuel de l'employé, de sorte que tous les employés connaissent la configuration du terrain pour guider leur prise de décision à l'avenir.

Les RH atteignent une solution

Que diriez-vous de trouver une solution à la question actuelle? Comment l'entreprise a-t-elle géré les déplacements des employés vers les salons professionnels et les événements clients dans le passé? Est-ce que les employés reviennent cette nuit-là et travaillent le lendemain ou est-ce que l'entreprise leur donne une marge de manœuvre et les laisse revenir le lendemain de l'événement et se rendre au travail le jour suivant?

Déterminez ce qui a régi la gestion de ces pratiques dans le passé, selon plusieurs de vos gestionnaires qui sont responsables des employés qui assistent aux événements auxquels les clients sont confrontés. La pratique passée déterminera l'utilisation d'un jour de vacances - ou non - pour l'absence le jeudi.

Que se passe-t-il si vous découvrez - comme c'est probable - que les pratiques ont été incohérentes dans tous les domaines et qu'il n'existe aucune pratique antérieure claire?

Je tracerais une ligne dans le sable. Dites à l'employé actuellement en demande, qui n'a pas de règles pour le guider, qu'il peut utiliser un jour de vacances pour jeudi. Puis:

• élaborez votre politique,
• ajoutez la politique au manuel de l'employé,
• formez les employés qui voyagent à propos de la politique révisée,
• informez les gestionnaires que la discrétion de la direction ne guidera plus les décisions des employés. les décisions n'ont pas été cohérentes et équitables et
• utilisent la nouvelle politique pour prendre des décisions cohérentes et équitables à l'avenir.

Une politique de voyage pour l'avenir

Dans une entreprise où les employés voyagent fréquemment pour affaires, et surtout si le groupe d'employés est important, ce serait un cauchemar pour l'entreprise de prendre des décisions au cas par cas et la compagnie ne pourrait jamais être équitable à tous les niveaux. Les exigences de documentation pour les employés ajoutent un fardeau inutile.

Nitpicking avec de bons employés qui contribuent au suivi de la minute est insultant et dégradant - pour le directeur, les RH et l'employé. Et cela va à l'encontre de votre objectif de faire confiance aux employés, de traiter les employés comme des adultes et d'attendre des employés qu'ils prennent des décisions responsables en respectant les lignes directrices établies.

Donc, en fonction des besoins de votre entreprise, voici la politique que je recommanderais comme partie de votre politique de voyage globale. (Vous avez beaucoup de décisions supplémentaires pour une politique globale.)

Et, oh, au fait, si vous avez seulement quelques employés qui voyagent? Ignorer toute cette pensée RH et la prise de décision. Duh! Les gestionnaires peuvent prendre des décisions de comptabilisation du temps au cas par cas.

Déplacement vers et depuis les événements sponsorisés par l'entreprise:

Dans (nom de l'entreprise), les employés voyagent fréquemment pour affaires. Les employés assistent à des réunions de formation ou d'association professionnelle, rendent visite à des fournisseurs et à des concurrents, rencontrent des clients et participent à des foires commerciales et à d'autres événements d'interaction avec les clients, pour ne citer que quelques exemples. Parce que ces événements sont souvent tenus dans des endroits souhaitables, les employés demandent fréquemment d'utiliser leur prise de force ou des vacances pour prolonger leur séjour sur le lieu de l'événement.

Dans ces cas, l'entreprise est responsable des frais de déplacement des employés, y compris les avions, les taxis, les bus de l'aéroport et les moyens de transport nécessaires depuis le jour où l'employé se rend à l'événement. L'employé doit comptabiliser chaque jour de semaine supplémentaire retiré du travail après l'événement en tant que congé payé, heure du PTO ou congé sans solde avec la permission de la direction.

Tous les frais engagés par l'employé ou ses compagnons de voyage pour le voyage, la nourriture, l'hébergement, le transport, et ainsi de suite, tout en prenant des congés, doivent être payés par l'employé. La partie du billet d'avion, achetée par la compagnie pour le retour de l'employé après la participation à l'événement, ou le kilométrage, normalement payé pour le retour de l'employé par la compagnie, peut être utilisée pour le retour de l'employé.

L'entreprise ne paiera pas de frais supplémentaires. L'employé doit comptabiliser chaque jour retiré après l'événement parrainé par l'entreprise.

Oui, c'est une longue réponse à la question de l'employé concernant l'utilisation du temps de vacances pour prolonger le voyage de son entreprise. Mais, c'est un bon exemple de tous les facteurs que les RH doivent prendre en compte dans la réflexion et la prise de décision en matière de ressources humaines. Ce n'est pas drôle pour les ressources humaines, mais c'est la réflexion et la prise de décision nécessaires pour répondre aux besoins des cinq parties prenantes de l'entreprise.

Pour en savoir plus sur la façon dont le personnel des RH doit réfléchir aux problèmes.

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