Comment séparer les fonds des particuliers et des entreprises

L'une des erreurs les plus courantes commises par les propriétaires d'entreprise n'est pas de séparer les fonds personnels et commerciaux. Cette erreur est également une cible de choix pour le contrôle IRS dans les audits. Voici quelques façons de séparer vos transactions personnelles et commerciales.

Pourquoi ne pas mélanger les fonds commerciaux et personnels

Tout d'abord, voici quelques raisons pour lesquelles il n'est pas judicieux de mélanger des fonds commerciaux et personnels:

• Ça n'a pas l'air professionnel. Si vous traitez avec un fournisseur ou un client et que vous retirez votre chéquier personnel ou votre carte de crédit pour payer une dépense d'entreprise, vous donnez l'impression que vous n'êtes pas un véritable propriétaire d'entreprise.
• De la même manière, l'absence de séparation crie "passe-temps" à l'IRS. Et l'IRS n'hésite pas à refuser les déductions et les pertes pour les passe-temps. Si vous voulez que l'IRS considère votre entreprise comme légitime et non pas comme un passe-temps, gardez les affaires et les personnes séparées.
• Désignez clairement vos retenues d'entreprise et vos revenus. Si vous souhaitez pouvoir déduire des dépenses, vous devez être en mesure de prouver que ces déductions ont été faites à des fins commerciales. Essayer de trier vos dossiers personnels au moment des impôts est un cauchemar. Saisissez les dépenses d'entreprise dans votre compte d'entreprise pour faciliter le recouvrement de ces déductions.
• Rendez-le facile pour l'IRS. Comme indiqué ci-dessus, l'IRS est plus susceptible de vérifier votre entreprise et de refuser les déductions et les pertes d'entreprises si vous n'avez pas de séparation claire entre les dépenses professionnelles et personnelles. Si vous avez une entreprise à domicile, par exemple, l'IRS pourrait ne pas autoriser les dépenses d'entreprise à domicile si elles ne sont pas séparées.

Transactions sans lien de dépendance

Toutes les transactions entre vous personnellement et l'entreprise doivent être «sans lien de dépendance»; c'est-à-dire que les transactions vous séparent clairement en tant qu'entité personnelle et en tant qu'entreprise. Voici quelques exemples de la façon dont cela pourrait fonctionner:

Keeping Separate Accounts

Tout d'abord, et surtout, configurez des comptes de contrôle distincts pour l'utilisation professionnelle et personnelle.

Écrivez les chèques pour les achats d'affaires du compte d'affaires et les achats personnels du compte personnel. Mettez le revenu d'entreprise dans le compte d'entreprise et le revenu personnel dans le compte personnel. Faites de même avec les comptes de carte de crédit - un pour les affaires et un pour les particuliers - et ne mélangez pas les frais ou les paiements pour ces comptes.

Apport de biens ou de liquidités

Si vous investissez dans l'entreprise sous forme de biens ou de liquidités, indiquez clairement comment l'argent doit être considéré - comme un prêt ou comme un investissement du propriétaire. Vous pouvez choisir un prêt ou un investissement, mais assurez-vous que la documentation est complète et qu'il est facile de voir comment la transaction est considérée dans les livres de l'entreprise.

Retirer de l'argent à l'entreprise

Si vous êtes un employé d'une société, payez-vous un salaire raisonnable, basé sur des salaires comparables pour d'autres postes similaires.
Si vous êtes un propriétaire unique ou un partenaire, vous pouvez faire un tirage en écrivant un chèque à partir du compte d'entreprise.

Location d'un emplacement

Si vous utilisez une partie de votre maison pour affaires, vous pouvez louer de l'espace à votre entreprise. Créer des documents pour montrer ce contrat de location, y compris tous les termes et conditions.

Si vous faites une erreur

Une erreur occasionnelle est seulement humaine.

Assurez-vous de documenter l'erreur et d'éditer la transaction dans vos documents commerciaux. Par exemple, si vous déposez un chèque personnel dans votre compte d'entreprise, étiquetez-le comme un avoir du propriétaire; Si vous avez besoin de retirer l'argent, entrez le chèque comme un tirage sur l'équité de votre propriétaire. Si vous oubliez et payez quelque chose avec votre carte de crédit personnelle, inscrivez-le comme un investissement. Assurez-vous simplement que vous avez correctement étiqueté les erreurs dans vos dossiers d'affaires.

En général, toute transaction entre vous et l'entreprise doit être clairement étiquetée, sans lien de dépendance et raisonnable. Vous constaterez qu'une fois que vous prenez l'habitude, vous le trouverez facile à faire.

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