Comment l'initiative APEX a changé la planification d'événements corporatifs

L'une des demandes les plus fréquentes des planificateurs d'événements et de réunions d'entreprise est d'utiliser un logiciel standardisé de planification d'événements pour faciliter la communication entre les professionnels de l'industrie et l'efficacité globale. Bien qu'un système ou logiciel totalement normalisé et prescrit n'ait pas encore été adopté dans l'industrie, le Conseil de l'industrie du congrès (CIC) a lancé une initiative qui a fourni une direction sans précédent aux planificateurs d'événements, aux professionnels de l'industrie et ce qu'on appelle APEX.

L'échange de pratiques acceptées de CIC

L'APEX est l'acronyme de «Accepted Practices Exchange», une initiative du Conseil de l'industrie de la convention (CIC) visant à unifier l'ensemble des réunions, congrès et expositions. et mettre en œuvre des normes volontaires pour les logiciels de planification d'événements et d'autres outils. En dépit de sa nature volontaire, il a été un changeur de jeu dans l'industrie.

Plus de 2 500 membres de l'industrie dans 60 villes des États-Unis et du Canada ont participé à des discussions pratiques et plus de 350 professionnels de l'industrie ont participé en tant que bénévoles depuis 2001. Grâce à la collaboration, Les personnes impliquées dans l'APEX espéraient définir des pratiques acceptées à l'échelle de l'industrie, qui définiraient des normes pour les logiciels de planification d'événements et d'autres outils. Cette initiative a finalement évolué vers la création des outils de planification d'événements de l'APEX, qui comprennent une série de ressources pour les planificateurs d'événements et le développement continu d'un nouveau logiciel de planification d'événements.

Outils et ressources de l'APEX

En 2001, l'initiative de l'APEX était la seule initiative à l'échelle de l'industrie et cohérente à élaborer des normes pour l'outil de planification d'événements. Finalement, cela a mené à l'élaboration d'outils, de modèles et de lignes directrices sur les pratiques exemplaires que de nombreux planificateurs d'événements utilisent encore aujourd'hui sous une forme ou une autre. Toutes les ressources sont toujours disponibles pour une utilisation en ligne ou disponibles au téléchargement en format Microsoft Word de PDF.

Les outils sont tous disponibles gratuitement.

1. Le glossaire en ligne de l'industrie APEX
   Cet outil en ligne interactif est la référence complète pour la terminologie, le jargon et les acronymes utilisés dans l'industrie des réunions et des événements. Il constitue une excellente ressource pour assurer la cohérence des termes et s'avère toujours un outil de formation utile pour les nouveaux employés.
2. Gabarit ESG (Event Specifications Guide)
   Les planificateurs d'événements utilisaient le terme «reprendre» pour faire référence aux spécifications de la réunion. L'acronyme ESG (qui signifie guide de spécifications d'événements) a remplacé ce terme après le lancement de l'APEX par un outil normalisé à utiliser pour préparer et partager des instructions complètes et des détails pour des événements de toutes tailles.
3. APEX Housing & Registration
   Ces pratiques acceptées ont été élaborées pour la collecte, la communication et la récupération de données complètes sur le logement et l'inscription aux réunions, congrès et autres événements. Il s'est également avéré être une ressource pour traiter des questions de logement telles que les fournisseurs de logement, les questions d'Internet, le logement international et la divulgation.
4. Le modèle PER (rapport post-événement)
   Remplaçant les anciens rapports "historique", le rapport post-événement ou PER est toujours le format accepté par l'industrie pour rassembler, stocker et partager des posts précis et complets -événements de rapport sur les événements de tous les types (bien que de nouvelles versions existent dans divers programmes).
5. Modèles de demandes de propositions
   Avec un livre blanc publié par le CIC en collaboration avec les délégués de l'APEX et la Global Business Travel Association (GBTA), le CIC fournit toujours des formats standards de DP qui traitent des besoins pour une variété de différents besoins de DP, y compris: audiovisuel, société de gestion de destination, entrepreneur de service, installation unique, transport, horaire de fonction, et configuration de fonction. Ces modèles facilitent la sollicitation de la bonne information, la comparaison des réponses et la prise de décisions éclairées.

Ressources et logiciels de planification d'événements

Le but de l'initiative APEX du Convention Industry Council était de changer radicalement la façon dont les professionnels communiquaient dans le secteur des réunions et des événements: planificateurs d'événements, fournisseurs, fournisseurs et autres professionnels des services événementiels.

Avant l'APEX, ses lignes directrices normalisées, ses pratiques exemplaires et, ultimement, ses outils et ressources en ligne, la communication constituait le principal défi pour les professionnels de l'industrie.

Beaucoup de choses ont changé depuis le début des années 2000. Alors que l'idée de l'APEX et de ces objectifs a commencé dès 1997, le CIC s'est principalement concentré sur la phase conceptuelle de 2000-2004 en attente de lancement jusqu'en 2004 et 2005. Depuis le lancement des normes et outils APEX, de nombreuses autres ressources et événements Des logiciels de planification ont été mis au point, mais aucune autorité n'a annulé le CIC en ce qui a trait à la prescription des normes de pratique de l'industrie.