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La nouvelle loi sur les soins de santé (Affordable Care Act (ACA) comprend plusieurs dispositions relatives à la déclaration des employeurs aux employés.
Les dispositions de la loi sur les soins abordables sont complexes et détaillées Les employeurs devraient revoir leur compréhension des exigences auprès des conseillers fiscaux ou juridiques avant de prendre des décisions ou d'envoyer des rapports.
Exigences de déclaration pour tous les employeurs
Déclaration des coûts des avantages sociaux pour les employés sur le formulaire W-2
L'ACA «oblige les employeurs à déclarer le coût de la couverture dans le cadre d'un régime collectif de santé parrainé par l'employeur». déclarer le «coût global» de la «couverture parrainée par l'employeur» sur le formulaire W-2 d'un employé.
Les dernières informations de l'IRS sur cette exigence de déclaration (en novembre) 2014): «Pour l'année civile 2012 et pour les années à venir, les employeurs généraux »Cette exigence s'applique à« tous les employeurs qui fournissent une couverture d'employeur applicable »…
L'IRS indique également que
… les employeurs qui ont déposé moins de 250 formulaires W-2 pour l'année civile précédente (par exemple, les employeurs qui déposent moins de 250 formulaires W-2 2012 -2 pour l'année civile 2012, qui sont généralement déposés auprès de la SSA au début de 2013) ne seront pas tenus de déclarer le coût de la couverture sur les formulaires W-2 2013 (qui sont généralement déposés auprès de la SSA au début de 2014).
Ce qui doit être déclaré sur le W-2 d'un employé?
Le rapport W-2 doit être inclus dans le formulaire W-2 de chaque employé, en utilisant le code DD - Coût de l'employeur Lors de la déclaration, incluez la valeur de toute couverture médicale, dentaire et visuelle que vous pourriez payer.
Les calculs et ce qui est inclus dans ce rapport W-2 sont complexes et les détails sont encore en cours d'élaboration par le IRS.
Exigences de déclaration pour les grands employeurs
Si vous votre entreprise compte 50 employés équivalents temps plein ou plus, vous êtes considéré comme un «grand employeur admissible» (ALE) aux fins de la déclaration et aux fins de la responsabilité partagée de l'employeur.
Les employés à temps plein sont ceux qui travaillent en moyenne au moins 30 heures par semaine.
1. Une déclaration aux employés sur la couverture d'assurance-maladie offerte. Cette déclaration doit être rempli pour chaque employé sur formulaire 1095-C et signalé à l'IRS.Voir plus sur cette exigence sur cette page IRS.
2. Si votre entreprise auto-assure son plan de soins de santé, vous devez fournir une déclaration à l'IRS sur cette couverture. En savoir plus sur cette déclaration sur cette page IRS.
Quand ces exigences de déclaration entrent-elles en vigueur?
Les informations requises pour les AEA doivent être fournies à partir de 2015, et les rapports doivent être soumis en 2016. Les employeurs peuvent volontairement signaler des informations pour 2014 en 2015, mais ce rapport n'est pas requis.
Quand les rapports doivent-ils être fournis?
La déclaration de renseignements pour 2015 doit être fournie aux employés d'ici la fin de janvier 2016 et à l'IRS, avec un formulaire de transmission, d'ici la fin de février 2016. Notez qu'il s'agit des mêmes échéances que pour W- 2 formulaires (sauf que les formulaires W-2 doivent être soumis à l'Administration de la sécurité sociale, tandis que les formulaires 1095 doivent être soumis à l'IRS).
Les rapports pour les années à venir ont les mêmes délais.
Avertissement: Les informations sur les exigences de l'Affordable Care Act relatives aux employeurs sont compliquées et les dates d'entrée en vigueur et les mesures de transition sont déroutantes et changent constamment, et chaque situation professionnelle est unique. Assurez-vous de vérifier auprès de vos conseillers fiscaux, juridiques et d'assurance avant de mettre en œuvre l'une de ces exigences de déclaration.
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