Comment créer un programme de suggestions d'employés

Les pièges d'un programme de suggestions d'employés mal conçu sont multiples, légendaires et le plus souvent évitables. Un programme de suggestions d'employés soigneusement élaboré, lancé avec engagement organisationnel, clarté et communication continue, peut avoir un impact positif sur votre résultat net et sur la motivation et l'enthousiasme de vos employés.

Un programme de suggestion d'employés mal conçu, lancé à la hâte et indéfini peut décourager les gens et générer de la malveillance, du cynisme et des malentendus.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'un programme de suggestions d'employés?

Avant de lancer un programme de suggestions d'employés, tenez compte de votre culture d'entreprise. Recevez-vous actuellement des idées fraîches et réfléchies?

Les suggestions des employés sont-elles déjà perceptibles à la surface lors des réunions du personnel et dans les conversations informelles? Si oui, peut-être des méthodes plus informelles pour cultiver de nouvelles idées sont justifiées plutôt qu'un programme de suggestion d'employé à part entière.

Peut-être pouvez-vous planifier des sessions de remue-méninges ou générer des idées sur des sujets particuliers pendant des parties de votre réunion hebdomadaire du personnel. Vous pouvez définir un jour par mois pour un déjeuner auquel chaque employé doit soumettre au moins une idée.

Vous pouvez demander à vos managers d'apporter trois idées d'employés à la réunion de chaque manager. La créativité vous sert bien dans la génération d'idées.

Si ce n'est pas le cas, je commencerais par demander qu'en est-il de votre culture qui étouffe actuellement les idées? Ces problèmes subsisteront-ils lorsque vous mettrez en œuvre un programme de suggestions d'employés?

Si oui, votre programme de suggestions d'employés réussi doit éliminer ou contourner ces obstacles.

Je ne suis pas traditionnellement un fan des programmes de suggestions des employés, car ils sont lourds, difficiles à suivre, ils prennent beaucoup de temps, ils peuvent causer plus d'émotions que de résultats positifs et doivent être strictement gérés.

Éléments d'un programme de suggestions d'employés réussi

J'ai vu peu de programmes de suggestions d'employés réussir, mais les programmes de suggestions d'employés qui ont réussi ont partagé des éléments communs de réussite. Vous pouvez faire une pause sur le nombre de facteurs que je considère importants pour le succès d'un programme de suggestions d'employés, mais sont des facteurs communs à tout processus de travail réussi qui prend du temps et offre la possibilité de récompenses significatives.

Si vous suivez un programme de suggestions d'employés, vous devez réussir ce qui suit.

Nommer une équipe de révision des suggestions inter-fonctionnelles

Une équipe interfonctionnelle doit examiner les suggestions qui doivent être validées dans les 48 heures. Si cette équipe est composée de tous les managers, ou de tous les directeurs, elle peut être perçue comme étant déconnectée ou bloquée.Il aura cependant le pouvoir de mettre en œuvre les suggestions qu'il reçoit.

S'il implique d'autres employés, le processus peut prendre beaucoup de temps et être perçu comme servant ses propres intérêts. L'accord de la haute direction et la propriété deviennent la deuxième étape du processus d'approbation. Les membres de l'équipe doivent être prêts à changer et disposés à demander «pourquoi pas» plutôt que «pourquoi»?

Les finances, en particulier, et tous les autres départements doivent être représentés dans l'équipe de révision des suggestions.

Si les gestionnaires ou les directeurs examinent les suggestions, l'examen doit faire partie d'une réunion régulière, avec des suggestions distribuées et examinées à l'avance.

Si l'équipe se réunit plus souvent que chaque mois, cela devient plus de travail que ce que les gens sont habituellement disposés à faire. Tournez les membres de cette équipe 4 à 6 fois par an, mais pas tous les membres en même temps, si une équipe d'employés interfonctionnelle est votre véhicule de révision de suggestion sélectionné. Le choix des membres de l'équipe de révision des suggestions doit refléter la manière dont les affaires sont généralement accomplies dans votre culture.

Voici d'autres idées pour concevoir et administrer un programme efficace de suggestions d'employés - au-delà de la boîte à suggestions.

Le processus choisi pour la présentation et l'examen des suggestions dans le programme de suggestions des employés devrait être communiqué publiquement. Partagez toutes les lignes directrices et, en particulier, les objectifs que vous essayez d'atteindre en lançant un programme de suggestions d'employés.

Établir des lignes directrices pour votre programme de suggestions d'employés

Vous devez définir des lignes directrices, par exemple, sur les sujets susceptibles de faire l'objet de suggestions.

Ceux-ci incluront probablement des idées qui affectent les économies de coûts, la qualité, la productivité, l'amélioration des processus, la génération de revenus et l'amélioration du moral.

Autrement, comme un client en Floride a découvert quand il a promis 25 $ par suggestion d'employé; Il a reçu une série de suggestions d'employés comme: mettre une machine à crème glacée dans la salle à manger, mettre une machine à maïs dans la salle à manger et tout employé qui répond à leurs numéros de production quotidiens devrait pouvoir rentrer à la maison peu importe l'heure du jour .

Une suggestion d'employé doit être plus qu'une suggestion. Il doit fournir des détails sur la manière dont le proposant pense que la suggestion devrait être mise en œuvre. Il est facile de lancer une idée, j'aurais besoin que des détails supplémentaires accompagnent l'idée - pas un plan d'action complet - mais au moins plus de détails qu'une idée.

Exigez certainement le «pourquoi» et le «comment» de l'idée aura un impact sur l'entreprise, y compris une analyse des économies de coûts.

En même temps, à l'intérieur de ces paramètres, le processus de suggestion devrait être simple. Une fois, j'ai connu une entreprise qui avait un formulaire de suggestion d'employés de trois pages dont les gestionnaires se demandaient pourquoi ils n'avaient reçu aucune suggestion des employés.

Les idées qui sont intégralement liées au travail d'une personne ne devraient pas être prises en compte ou devraient être traitées différemment.

Chez Toyota, des millions de suggestions sont générées chaque année. Je crois comprendre que la raison pour laquelle ils ont tant de suggestions d'employés est que les employés sont très concentrés sur l'amélioration de leur propre emploi.

L'employé pense à une idée d'amélioration, la partage avec son superviseur et, si nécessaire, l'idée est mise en œuvre immédiatement. Il n'y a pas de processus ou de groupe de gestionnaires qui prennent du temps à considérer la plupart des idées. Dans ce scénario, les gestionnaires doivent être en mesure de récompenser les personnes qui proposent des idées adaptées aux paramètres du programme.

Autres lignes directrices pour votre programme de suggestions d'employés réussies

Vous devez désigner un administrateur pour le programme de suggestions d'employés qui s'assurera que le processus se déroule comme promis. Une entreprise manufacturière du Michigan de taille moyenne s'est retrouvée avec une liste de plus d'une centaine de suggestions qui se sont enlisées dans un comité d'examen qui a continué à reporter les réunions. Quel moral pour les gens qui avaient espéré que ces suggestions soient prises en considération!

Communiquez publiquement le processus choisi avec toutes les directives et, en particulier, les objectifs que vous tentez d'atteindre en lançant un programme de suggestions d'employés. Définir des lignes directrices telles que les sujets ouverts aux suggestions: les économies de coûts, la qualité, la productivité, les améliorations des processus, les idées génératrices de revenus et une meilleure motivation des employés et un moral positif.

Un cadre supérieur doit défendre le programme de suggestions des employés et siéger au comité d'évaluation. Cela donne de la crédibilité au programme de suggestions des employés et fait en sorte que les personnes qui se font des suggestions se sentent importantes.

Trouvez dix «incontournables» pour le programme de suggestions d'employés.

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Récompenses et reconnaissance dans votre programme de suggestions d'employés

La récompense pour les suggestions mises en œuvre doit être clairement définie au début. Si la suggestion de l'employé est une idée d'économies de coûts, dans de nombreux programmes de suggestions d'employés, l'employé reçoit un pourcentage des économies de coûts: souvent, cette récompense peut représenter de 5 à 20% des économies de coûts avérées.

Lorsque vous pensez à votre programme de suggestions d'employés, sachez qu'il est difficile de «prouver» les économies réalisées si vous n'avez pas de bons chiffres définissant le processus avant la mise en œuvre de la suggestion de l'employé. Ainsi, souvent la première étape d'une implémentation de suggestion de réduction des coûts consiste à «mesurer» le processus pour s'assurer que vous savez comment le processus fonctionne actuellement.

D'autres idées de processus moins mesurables nécessitent une récompense standard. Souvent, la reconnaissance est la plus importante pour l'employé.

Les récompenses peuvent inclure des marchandises portant le logo de l'entreprise, des chèques-cadeaux, un dîner avec un responsable choisi par l'employé, un dîner de remise trimestriel et des points pour l'achat de produits plus chers dans les catalogues.

En effet, étant donné la difficulté de mesurer le résultat de nombreuses suggestions d'employés, certaines entreprises offrent ces récompenses de reconnaissance, même lorsque les idées ajoutées à la ligne de fond substantiellement. Dans mon expérience, ce n'est pas aussi motivant que l'employé reçoit une partie des économies réalisées au cours d'une période définie, comme une année.

Commentaires dans votre programme de suggestions d'employés

Faites en sorte que les commentaires des personnes ayant des suggestions soient privées, surtout si l'idée est rejetée. Autrement, les gens hésiteront à tirer leur épingle du jeu en offrant des suggestions hors de l'ordinaire, et peut-être vos plus fructueuses.

D'autre part, lorsque la suggestion d'un employé est mise en œuvre et qu'il en résulte une récompense, je reconnais publiquement la contribution lors d'une réunion du personnel, avec la permission de l'employé concerné.

De plus, vous pouvez publier la suggestion de l'employé, le nom des employés de l'équipe de mise en œuvre et la récompense accordée.

Il est plus important de tenir les participants au programme de suggestions des employés au courant de l'avancement de leurs suggestions dans le programme que de leur fournir des réponses rapides. Les employés veulent simplement savoir ce qui se passe avec leurs idées.

Dans de nombreuses organisations, les suggestions semblent disparaître dans un trou noir à partir duquel elles peuvent ne pas apparaître pendant des mois - un échec garanti pour le programme de suggestions des employés.

Une approche populaire de la mise en œuvre de suggestions consiste à inclure le suggester dans une équipe de mise en œuvre. Cela permet également de garder les suggestions raisonnables. Au minimum, si une suggestion est acceptée, vous devez avoir un calendrier de mise en œuvre que le suggester est conscient et comprend.

Plus de conseils pour un programme de suggestions d'employés réussi

Les programmes de suggestions d'employés doivent mettre l'accent sur la qualité des suggestions plutôt que sur la quantité de suggestions. De nombreux programmes encouragent le contraire, ce qui est l'une des raisons pour lesquelles les gens deviennent si facilement découragés avec eux; ils ne fournissent pas beaucoup pour l'argent et le temps investi.

Je ne crois pas aux suggestions anonymes des employés.

Les gens devraient être prêts à soutenir publiquement leurs idées. Au moins, c'est le genre de culture d'entreprise que j'espère que vous encouragez dans votre organisation.

En fait, Peter Block, l'un des plus importants gourous du développement organisationnel travaillant aujourd'hui, s'oppose à tout retour anonyme (à partir des enquêtes auprès des employés, etc.) en raison de la culture qu'encourage la rétroaction anonyme. Est-ce que certains employés ne feront pas de suggestions? Probablement, mais demandez-vous quel type d'entreprise voulez-vous créer? Encouragez le courage organisationnel.

Récompensez non seulement les employés qui soumettent des idées gagnantes. Récompensez et reconnaissez les gestionnaires et les superviseurs qui ont fait le meilleur travail à la fois en encourageant les suggestions des employés et en évitant les progrès.

Envisagez également d'inclure les clients et les fournisseurs comme suggesters, d'autant plus que votre programme de suggestions d'employés arrive à maturité et a du succès.

J'ai vu de nombreux programmes de suggestions mis en place au cours des trente dernières années. La plupart ont échoué en raison de l'échec des organisations à prêter attention à ces points.

Les gens ont tendance à lancer des programmes flous mal définis qui ne définissent pas les récompenses, les stratégies de mise en œuvre et les systèmes de communication. Les personnes qui ne parviennent pas à obtenir des commentaires en temps opportun cessent de soumettre des idées.

Si chaque idée devient un «pourquoi devrions-nous» plutôt qu'un «pourquoi ne devrions-nous pas», les gens se découragent rapidement. Le processus devient une blague. Ou, simplement ignoré. Combien de boîtes à suggestions vides sont assis dans des entreprises en Amérique? Plus que je tiens à compter. Utilisez ces suggestions pour vous assurer que votre programme de suggestions d'employés se développe.