Lignes directrices pour la fermeture de l'Office pour les vacances

Préparer votre bureau pour une fermeture temporaire en raison de vacances ou pour toute autre raison est aussi simple que de suivre cette liste de vérification. Fait correctement, vos clients, fournisseurs et employés seront bien au courant de la fermeture de votre entreprise / bureau prévue, et vous pouvez éviter les clients fâchés et les employés mécontents à votre retour. En outre, vous pouvez également économiser de l'argent. Les clients apprécieront de connaître la durée de la fermeture de l'entreprise afin de ne pas être frustrés en attendant une réponse de votre entreprise pendant votre absence.

Fermeture des vacances de bureau: Notifier les employés, les clients et les fournisseurs

Assurez-vous de prévenir les principales parties prenantes de votre entreprise au moins deux à quatre semaines à l'avance. Les employés peuvent être notifiés / rappelés en utilisant une REPLACEion dans leur chèque de paie. Les clients peuvent être informés sur votre site Web et via votre message de standard automatique sur votre système téléphonique. Les vendeurs (en particulier ceux avec des horaires de livraison récurrents) peuvent être notifiés par e-mail ou par courrier postal régulier.

Avertissez le personnel de sécurité / le service

Envoyez un mémo à votre service de sécurité ou à votre service de sécurité pour l'informer des dates de clôture. Assurez-vous que votre liste de contacts d'urgence est à jour avec les numéros de téléphone des employés clés.

Modifier le message d'accueil du standard automatisé

Planifiez l'accueil du standard automatique sur votre système téléphonique afin de refléter la fermeture du bureau. Assurez-vous également d'indiquer quand le bureau va rouvrir. Si vous fournissez des services d'urgence (chauffage, climatisation, plomberie, etc.), assurez-vous d'indiquer à vos appelants comment accéder à votre service de réponse téléphonique ou à votre téléphone cellulaire pendant la fermeture.

Notify Answering Service

Si vous utilisez un service de répondeur, assurez-vous de les informer des dates auxquelles le bureau sera fermé et assurez-vous que votre liste de contacts est à jour avec les numéros de téléphone des employés Ce sera sur appel.

Modifier les messages d'accueil de la messagerie vocale et créer des e-mails de réponse automatique

Si votre système téléphonique permet aux appels externes de sonner directement sur les bureaux de vos employés, vous devez vous assurer qu'ils utilisent une messagerie vocale temporaire ou "Absent". permet à l'appelant de savoir qu'il n'est pas au bureau.

Vos employés doivent également savoir à l'avance quand ils reviendront et quoi faire s'ils ont besoin d'une assistance immédiate pendant que le bureau est fermé pour les vacances. En outre, assurez-vous de créer un e-mail d'absence du bureau automatiquement.

Réduire le thermostat

Économisez de l'énergie et de l'argent en réglant (ou reprogrammant) le thermostat de votre bureau pendant l'arrêt.

Sauvegarde des serveurs

Si vous avez des ordinateurs et des serveurs critiques, assurez-vous que le cycle de sauvegarde s'exécute correctement avant et après l'arrêt.Réduisez votre exposition à un sinistre en programmant votre sauvegarde hors site pour un retrait anticipé plutôt que d'attendre après la fin des vacances.

Éteindre Équipement de bureau

• Lampes de bureau
• Copieurs
• Calculatrices
• Lampes suspendues
• Déchiqueteuses

Éteindre ordinateurs et périphériques

• Ordinateur
• Écran
• Scanner < Imprimante
• Ne pas éteindre

Télécopieurs

• Système téléphonique
• Ordinateurs serveurs
• Appareils de chauffage / voyants pour réservoirs de poissons tropicaux