Export Documentation d'expédition: Vente à l'exportation

Vous devez documenter soigneusement les modalités d'expédition que vous avez établies pour votre client international. Vous voulez que votre vente à l'exportation soit un succès complet, et c'est une phase critique. La documentation d'une transaction suit le même schéma que pour une vente domestique. Lorsque vous vendez vos widgets (ou, dans le cas présent, les «brosses à cheveux») à votre client de l'autre côté de la ville, vous les facturez, n'est-ce pas? C'est là que vous commencez avec votre client étranger.

Parfois, votre client local aura des exigences particulières pour la commande, comme une liste de colisage ou des marquages ​​extérieurs spécifiés sur chaque colis expédié. Votre transaction d'exportation aura également des exigences de documentation particulières. Ceux-ci varient en fonction du pays de destination et du type de marchandises expédiées.

Si vous avez sélectionné un transitaire ou une entreprise de logistique qui a déjà expédié votre type de produit, il devrait être au courant des exigences actuelles en matière de documentation.

Par exemple, l'ancienne déclaration d'exportation de l'expéditeur (SED), maintenant appelée Electronic Export Information (EEI), compile les statistiques d'exportation américaines et applique les lois américaines en matière d'exportation. L'IEE doit être rempli avec des envois provenant des États-Unis, de Porto Rico ou des îles Vierges américaines vers des destinations outre-mer; entre les États-Unis et Porto Rico; et des États-Unis ou de Porto Rico aux îles Vierges américaines. Toutes les expéditions n'ont pas besoin d'EEI.

C'est pourquoi un transitaire vous est utile car il peut vous conseiller en conséquence.

Si un envoi de marchandises, par exemple, est évalué à plus de 2 500 dollars EU et est envoyé du même exportateur au même destinataire le même jour, il nécessitera le dépôt d'un EEI. Ou, si une expédition, quelle que soit sa valeur, nécessite un permis ou une licence d'exportation, vous devrez déposer une demande EEI.

Qu'est-ce qui peut mal se passer lors de la création de la documentation d'exportation?

Si vous n'êtes pas conscient, beaucoup. Attention, il se peut que vous n'ayez pas la connaissance des règles et règlements et que vous ne soyez pas assez prudent (par exemple, les fautes de frappe ou la saisie d'informations sont placées dans les mauvaises cases). Shipping Solutions a trouvé six choses qui peuvent mal tourner lors de la création de documents d'exportation. Voici un aperçu de leur liste mais je vous suggère de visiter le site pour approfondir chaque point.

1. Informations de contact, d'emballage et de paiement erronées.
2. Mauvaise classification des marchandises.
3. Valeur incorrecte.
4. Mauvaise description du produit.
5. Avoir la mauvaise personne remplir des formulaires dangereux.
6. Supposant à tort que vos biens sont admissibles à des tarifs préférentiels.

Source: 6 choses qui peuvent mal se passer lors de la création de documents d'exportation

Quoi qu'il en soit, prenez toujours l'initiative et posez beaucoup de questions à votre transitaire ou à votre entreprise de logistique.Utilisez votre expertise à votre avantage afin de ne faire aucune des erreurs coûteuses mentionnées ci-dessus.

Neuf fois sur dix, vous aurez besoin des documents de base suivants pour effectuer une vente à l'exportation:

1. Facture commerciale (voir «Comment préparer une facture commerciale»).
2. Liste d'emballage.
3. Certificat d'origine (tel qu'illustré et s'il y a lieu - se référer au "Certificat de pays d'origine").
4. Trois (3) connaissements maritimes ou aériens originaux et des copies.
5. Instrument de paiement (voir "Facteurs à prendre en considération lors du choix d'une méthode de paiement à l'exportation"). Vos conditions de livraison affectent comment et quand vous êtes payé. Les Incoterms vous guident lorsque le risque passe, et comment les coûts sont répartis entre le vendeur et l'acheteur.
6. Autres documents importants requis pour certaines destinations et certains produits: copie de facture pro forma, certificat d'inspection, facture consulaire, licence d'importation ou d'exportation, certificat d'assurance, reçus de quai et d'entrepôt, certificat d'inspection sanitaire et certificat d'articles IATA ou pour des marchandises dangereuses.

UPS, par exemple, offre une variété de formulaires (par exemple, facture commerciale, liste de colisage, certificat d'origine de l'ALENA, certificat d'origine américain et renseignements sur les exportations électroniques) pour les envois internationaux.

Nous examinerons chaque document attentivement sur ce site au fil du temps afin que vous vous sentiez à l'aise pour le préparer. Il existe des logiciels disponibles qui exécuteront vos documents d'exportation par voie électronique. Au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, vous pourriez envisager d'en installer une ou même de faire appel à une entreprise de logistique sophistiquée qui offre cette fonctionnalité dans le cadre de sa capacité de service à l'échelle mondiale.