Règles sur les heures supplémentaires pour les employés exonérés et non exemptés

MISE À JOUR: Nouvelles règles d'heures supplémentaires suspendues.

En novembre 2016, un juge fédéral a suspendu les nouvelles règles du ministère du Travail sur les heures supplémentaires. Le règlement, qui devait entrer en vigueur le 1er décembre 2016, aurait augmenté la limite salariale au-dessous de laquelle les travailleurs seraient automatiquement admissibles aux heures supplémentaires, même si les travailleurs étaient exemptés.

Le ministère du Travail fait appel de la suspension, mais on ne sait pas ce qui va se passer.

Cette suspension est une injonction et non une annulation.

Si vous avez déjà apporté des modifications aux politiques et aux pratiques de rémunération de votre entreprise, continuez avec celles-ci. Si vous ne l'avez pas fait, vous pourriez simplement vous asseoir et attendre, ou vous pouvez toujours être plus généreux et instituer la politique même si ce n'est pas la loi. Le service de la paie suggère que vous mainteniez vos plans pour les mettre en œuvre à une date ultérieure. "

Quelles sont les nouvelles règles sur les heures supplémentaires pour les employés exonérés?

Les nouvelles règles établies par le ministère du Travail, lorsqu'elles entreront en vigueur, signifieront que davantage d'employés qui ont été classés dans la catégorie «exemptés» et «non exemptés» sont clairement définis.

Dans cet article, j'expliquerai les termes «exemptés» et «non exemptés» ainsi que les différences entre ces deux catégories d'employés en ce qui concerne les heures supplémentaires. Et je vais régler les nouveaux règlements pour vous aider à prendre des décisions pour votre entreprise.

Qu'est-ce qui rend un employé exonéré ou non exonéré? Exempt de quoi?

Les termes «exemptés» et «non exemptés» renvoient aux classifications d'emploi des employés et à l'exemption de certaines catégories d'emplois du paiement des heures supplémentaires et du salaire minimum. La Fair Labor Standards Act, administrée par la division Wage and Hour du ministère du Travail des États-Unis, exige que tous les employés américains reçoivent au moins le salaire minimum et reçoivent des heures supplémentaires pour le travail effectué plus de 40 heures pendant une semaine de travail.

Les employés qui ont certains types d'emplois et qui touchent un certain salaire minimum sont considérés comme étant exemptés du paiement des heures supplémentaires.

Quels types d'employés sont exemptés?

La Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) stipule que les employés employés de «véritables cadres, administratifs, professionnels et vendeurs de l'extérieur» et «certains employés de l'informatique» peuvent être exemptés du salaire minimum et de la rémunération des heures supplémentaires. Ces exemptions sont parfois appelées «cols blancs».

Être exempté des heures supplémentaires comprend:

• Recevoir un salaire ET
• Être dans une position «col blanc» ET
• Être payé plus que le salaire hebdomadaire minimum, tel qu'expliqué ci-dessous.

Quand les employés doivent-ils être exemptés des heures supplémentaires?

En vertu des règlements déjà en vigueur par l'entremise du ministère du Travail, les employés dont le salaire est égal à 455 $ par semaine (23 660 $ par année) doivent recevoir des heures supplémentaires, même s'ils sont classés comme exonérés. La nouvelle réglementation, entrée en vigueur le 1er décembre 2016, exige que le salaire minimum soit de 913 $ par semaine (47 476 $). La rémunération annuelle totale des employés hautement rémunérés passera de 100 000 $ par année à 134 004 $ par année.

Puis-je utiliser Comp Time à la place?

De nombreux employeurs paient aux salariés un «temps de travail» ou des congés compensatoires pour le temps supplémentaire travaillé ou le temps de déplacement.

Par exemple, si un employé doit travailler un salon au cours de la fin de semaine, l'employeur lui accorderait du temps libre au lieu de payer des heures supplémentaires. Mais le DOL dit que les employeurs privés (non gouvernementaux) ne peuvent pas utiliser des congés compensatoires pour éviter d'avoir à payer des heures supplémentaires.

Puis-je utiliser des primes ou des paiements de rattrapage pour obtenir un employé exonéré au-dessus du minimum?

Vous pouvez utiliser des bonus non discrétionnaires et des primes d'encouragement (y compris les commissions) pour satisfaire jusqu'à 10% de l'exigence de salaire standard. Pour être considérés comme non discrétionnaires, les bonus doivent être liés à certaines mesures telles que la productivité ou les ventes ou la rentabilité. Les primes doivent également être payées au moins tous les trimestres, pas seulement à la fin de l'année.

Vous pouvez également effectuer des paiements de rattrapage vers le salaire du trimestre précédent.

Comment le temps doit-il être suivi pour les employés exonérés?

Non, vous n'aurez pas besoin de mettre en place des horloges pour vos cadres, mais vous devrez tenir des registres pour vous assurer que ces employés font plus que le minimum.

Vous pouvez choisir comment conserver ces enregistrements tant qu'ils répondent aux exigences de la LSF.

Le règlement n'exige pas que les employés exonérés travaillent selon un horaire précis chaque semaine et ne leur interdit pas de travailler à la maison. Voici comment le DOL vous suggère de faire ceci:

L'employeur doit tenir un registre précis du nombre d'heures quotidiennes travaillées par l'employé. À la fin de chaque période de paie, l'employée fournit à son employeur le nombre total d'heures travaillées chaque jour, y compris le nombre d'heures supplémentaires.

Comment le règlement affecte-t-il les employés non exemptés?

Cela a peu d'effet sur les employés non exonérés, car ils sont déjà payés en heures supplémentaires s'ils travaillent au moins 40 heures par semaine.

Ce règlement s'applique-t-il aux petites entreprises?

Bien que le règlement traite spécifiquement des grandes entreprises qui sont tenues de se conformer à la réglementation, toutes les entreprises engagées dans le «commerce interétatique» relèvent de ce règlement. Sauf si vous pouvez prouver que vous faites des affaires uniquement dans votre état (et cela inclut l'achat auprès des fournisseurs et des relations bancaires), il est presque impossible de prouver que ces règlements ne s'appliquent pas à votre entreprise.