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Garder plusieurs groupes sur une même page est l'un des plus grands défis auxquels font face les planificateurs d'événements au jour le jour. Alors que tout le monde participe à un événement veut que ce soit un succès, sans un chemin défini pour les communications, il y aura toujours une chance pour que les détails passent à travers les mailles du filet. Prévenir les oublis peut être évité en établissant un organigramme d'information dès le début. Suivez les directives ci-dessous pour garder tous les côtés travaillant dans la même direction.
Soyez le chef
La plupart des événements sont le fruit d'un effort conjoint de plusieurs ministères différents, mais au bout du compte, il doit y avoir un chef pour superviser toute la production. Chaque membre de l'équipe devrait se concentrer sur sa spécialité et comprendre l'importance de ses limites. Identifiez-vous en tant que planificateur principal dès le début du projet. Expliquez à vos collègues l'importance de la circulation de l'information et illustrez ce qui se passe lorsque les protocoles sont ignorés. Puisque personne ne veut être responsable de la création d'un problème, expliquez les règles du dialogue interne dès le premier jour.
Comités d'organisation
L'objectif ici est de jumeler des travailleurs dont les responsabilités vont se croiser d'une manière ou d'une autre. Par exemple, le département marketing devrait être sur le même comité que l'équipe audiovisuelle pour s'assurer que tous les graphiques et les logos sont affichés correctement. Créer des équipes qui ont naturellement besoin de travailler ensemble permettra d'éliminer beaucoup des e-mails redondants qui ont tendance à se perdre dans la lecture aléatoire.
Choisissez un contact de chaque comité pour vous rendre compte des développements récents.
Délais
L'affichage des délais bien à l'avance réduira les niveaux de stress pour toutes les personnes impliquées. Vous pouvez renforcer la valeur de vos échéances en créant un organigramme qui illustre comment le travail de chaque comité sera utilisé pour tout rassembler.
Les employés réagissent généralement mieux lorsqu'ils savent qu'un autre ministère attend leur réponse. Le partage de cette information maintient le processus transparent et met l'accent sur la responsabilité sans utiliser d'action négative.
Informer les cadres
L'une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre est de travailler dans les coulisses jusqu'à ce que vous soyez prêt à présenter des idées à vos dirigeants. Rarement, si jamais, allez-vous entrer dans leur bureau et partir sans avoir à changer certains aspects de votre événement. Épargnez-vous cette frustration en les rencontrant de façon proactive à intervalles réguliers pendant le processus de planification. Il est beaucoup plus facile de faire des changements au milieu de votre projet que de revenir à la fin.
Contactez vos fournisseurs
Une autre erreur apparemment innocente qui peut survenir est la communication secondaire avec les fournisseurs.Cela arrive lorsqu'un collègue prend l'initiative de contacter un fournisseur directement pour partager des détails de planification dont vous n'êtes pas au courant. Le résultat de ces conversations secondaires peut avoir un impact important sur la manière dont l'événement se déroule. La seule façon d'éviter cela est de restreindre votre fournisseur de prendre les commandes des autres employés. Vous pourriez penser que cela semble dur au début, mais vous dormirez beaucoup plus facilement en sachant que toutes les informations circulent à travers vous.
Mises à jour proactives
En tant que responsable de la planification d'un événement, vous devez partager autant d'informations que vous le recevez. Conservez un document de planification principal qui décrit les détails de l'événement et envoyez des mises à jour hebdomadaires à tous les membres de votre comité. Gardez vos communications courtes et au point. Vous voulez que tout le monde lise les notes dans vos mises à jour hebdomadaires par courriel, mais si vous vous promenez sans cesse, alors vous perdrez rapidement leur attention.
La gestion du flux d'informations de vos événements nécessite les mêmes procédures que les communications interministérielles. Tenez chacun au courant de ses responsabilités et partagez des mises à jour importantes avec toutes les parties impliquées. La différence essentielle est que vous êtes le PDG du projet. Votre rôle est de gérer tous les détails qui se présentent et de les traduire en une vision partagée qui répond aux besoins de chaque service.
Le fondement du succès est de s'assurer que toutes les informations circulent dans la même direction.
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