Comment embaucher et travailler avec des traiteurs pour un événement

En tant qu'organisateur d'événements professionnels, vous pensez probablement que vous savez déjà ce qu'est la restauration, n'est-ce pas?

Pour certains planificateurs d'événements, traiteur est l'élément de la liste de contrôle de planification d'événements qui couvre la fourniture d'aliments et de boissons pour un événement. Pour les autres planificateurs d'événements, la restauration englobe la nourriture, les boissons et beaucoup plus.

Qu'est-ce que la restauration?

Jetons un coup d'œil à ce que les gens de l'industrie de la planification d'événements veulent dire quand nous parlons de la restauration.

Types de traiteurs

Tout comme les planificateurs d'événements varient en fonction des services qu'ils offrent, les traiteurs le font aussi. Quel type de traiteur convient le mieux à votre événement? Cela dépend des spécificités de l'événement que vous prévoyez. Voici une liste rapide des types de traiteurs:

• Traiteur privé : Les traiteurs privés fonctionnent comme des entreprises indépendantes. Leurs services comprennent généralement la planification de menus, la préparation de repas, la restauration, la location de vaisselle, la location d'équipement de cuisine, l'embauche de serveurs et de serveurs de boissons, la mise en place de tous les services de restauration et le nettoyage.
• Hôtel / Restaurant Traiteur : Les restaurants et les hôtels ont leur propre personnel de traiteur. Si votre événement aura lieu dans un restaurant ou un hôtel, vous travaillerez avec leurs traiteurs. Les traiteurs d'hôtels et de restaurants sont responsables de la préparation des menus, de l'aménagement des chambres, des tables, du linge de maison, de la vaisselle, de la location de matériel, des décorations, des compositions florales et du personnel.

• Traiteur à service complet: Les traiteurs à service complet sont des traiteurs privés qui fournissent tout ce dont vous avez besoin pour la nourriture et les boissons pour votre événement et plus encore. Les services individuels fournis varient d'un traiteur à un traiteur. En plus de la planification de menus, ils peuvent offrir des menus de dégustation, des aperçus de nourriture, la coordination des locations de linge et des linges, la livraison de compositions florales et de pièces maîtresses, l'aménagement du thème et de la pièce, l'éclairage et l'organisation du nettoyage. .

Sélection d'un traiteur

Si vous embauchez un traiteur privé pour votre événement, la première étape consiste à rechercher des références, puis à organiser une réunion initiale. Soyez prêt à discuter de votre événement en détail, y compris:

• Date proposée
• Heure proposée
• Lieu ou lieu possible
• Nombre d'invités
• Thème ou occasion pour l'événement
• Suggestions et idées de menu
• Exigences et idées relatives aux boissons
• Restrictions alimentaires ou allergies alimentaires
• Autres services demandés (location, personnel d'attente, etc.)

Plus vous pourrez fournir d'informations à cette réunion, mieux cela vaudra. Cela donnera au traiteur une idée globale de ce que vous avez en tête pour votre événement, ce qui se traduira par une proposition plus précise de leur part.

Mettre la restauration sur votre liste de contrôle pour la planification d'événements

"Restauration" devrait avoir sa propre section distincte sur votre liste de contrôle pour la planification d'événements.Un article générique "nourriture et boissons" ne fera pas. Au lieu de cela, répartir le traiteur en tâches plus petites, telles que:

• Traiteur traiteur
• Suivi concernant le contrat signé
• Sélectionner le menu
• Demander le menu d'échantillonnage
• Confirmer la couleur et la location
• Confirmer le nombre d'invités
• Sélectionner le menu de la barre
• Déterminer la configuration de la pièce
• Sélectionner les compositions florales et les pièces maîtresses

Même si le traiteur gère ces responsabilités, il est responsabilité de travailler en étroite collaboration avec eux pour sélectionner ces éléments et gérer la fonction globale.

Ne sous-estimez pas le rôle du service de traiteur

Le lieu, le décor, l'ambiance et même une superbe liste d'invités à votre événement seront complètement éclipsés par la mauvaise cuisine. Ne sous-estimez pas l'importance de la bonne nourriture et des boissons lors d'un événement! La mauvaise nourriture laissera, littéralement, un mauvais goût dans la bouche de vos invités.

De plus, assurez-vous que votre traiteur embauche du personnel d'encadrement qualifié et professionnel. Les serveurs ont un impact sur la façon dont la nourriture est perçue et peuvent contribuer à l'ambiance générale d'un événement.

Dépensez intelligemment

Les aliments et les boissons sont souvent des articles importants dans un budget de planification d'événements. Ne gaspillez pas un sou. Faites des choix de dépenses intelligents pour tirer le meilleur parti de chaque cent. Voici quelques conseils à garder à l'esprit:

• Faites une entrevue avec les traiteurs locaux qui commencent à travailler dans l'entreprise. Ils peuvent offrir un taux d'introduction pour l'exposition et le potentiel pour de nouvelles affaires
• Limiter l'offre de barres aux eaux gazeuses, à la bière et au vin. Les articles sur étagère supérieurs exigent des prix de premier choix
• Raccourcissez l'happy hour lors de votre événement; Moins de temps signifie moins de consommation
• Considérez un menu buffet plutôt qu'un service assis

Si vous avez trouvé un traiteur que vous aimeriez vraiment utiliser pour un événement à venir, négociez le prix. Dites-leur que vous aimeriez les embaucher, mais le coût est un problème. Ils devraient offrir des suggestions pour réduire le coût global.