Structures de frais pour les entreprises de planification d'événements

Que vous commenciez une activité de planification d'événements pour des événements sociaux, des événements commerciaux ou une combinaison des deux, toute personne qui envisage sa propre entreprise devrait certainement se préoccuper d'établir un tarif équitable pour ses services. Il est important de savoir comment facturer les services.

Malheureusement, la réponse n'est pas simple. Plusieurs facteurs entrent dans la détermination de son taux, y compris la planification des événements des dépenses d'exploitation, les salaires et les bénéfices.

En réalité, les taux varient en fonction de l'endroit où vous exploitez votre entreprise, des types de projets que vous entreprenez et de ce que le marché est prêt à payer.

Cela dépend aussi de votre marché cible. C'est-à-dire que votre client ou prospect a un budget cible en tête et que vos services doivent être compétitifs dans ces paramètres.

Façons dont les planificateurs d'événements structurent leurs frais

Néanmoins, si vous voulez démarrer une entreprise à temps partiel ou même à temps plein, il y a environ cinq façons de structurer vos frais d'événement et de coter vos frais à vos clients:

• Frais de projet forfaitaire
• Pourcentage de dépenses
• Taux horaire
• Pourcentage de dépenses plus taux horaire
• Tarifs à commission

Pour les explications et exemples suivants, supposons que vous voulez gagnez en moyenne 75 $ de l'heure pour vos services.

Frais basés sur un taux forfaitaire

De nombreux clients préfèrent savoir combien coûtera un projet, tous frais compris. En tant que planificateur d'événements, pour offrir cela, vous devez déterminer un forfait et déterminer quels services seront couverts pour ce montant.

Cela met la responsabilité de gérer un budget directement sur vous, le planificateur, et nécessite d'anticiper une variété de scénarios dans lesquels les circonstances peuvent changer. Dans ce scénario, le client peut contracter directement avec le planificateur d'événements pour coordonner toute la logistique, la restauration, le lieu, les frais d'hébergement, etc.

Les frais forfaitaires sont généralement utilisés pour les événements packagés, tels que les programmes de marketing sportif. peut être calculé sur une base par personne avec de nombreuses stipulations et mises en garde.

Supposons, par exemple, que vous soyez engagé pour organiser une visite guidée historique d'une journée pour 15 invités. Votre client veut que vous demandiez un forfait pour le transport, un guide privé, un déjeuner et tous les frais d'admission aux sites; Cependant, elle vous demande également de fournir une ventilation de haut niveau de chaque dépense.

Dans ce scénario, vous devez négocier / calculer le coût de tous les services, y compris votre temps, et indiquer un total combiné pour les dépenses. Il incombera au responsable de l'événement d'identifier les dépôts requis, de payer pour tous les services et d'assumer la responsabilité de toutes les ententes de service.

Frais basés sur un pourcentage de dépenses

En moyenne, la plupart des planificateurs d'événements qualifiés devraient se sentir à l'aise de facturer entre 15 et 20% du coût total d'un événement dans le cadre de leurs frais.Selon la complexité du programme et le temps qu'il faut pour planifier et exécuter un événement, cela suffit parfois à couvrir l'ensemble du coût et la source de profit d'un planificateur.

Par exemple, supposons que vous êtes engagé pour organiser un dîner privé dans un restaurant exclusif pour 40 invités avec une moyenne de 175 $ par personne.

Estimons qu'il vous faut un total de 15 heures pour rencontrer votre client, planifier, assister et compléter tout suivi de cet événement. Si vous facturez un taux de 18% des dépenses totales, vous gagnerez juste un peu plus que votre taux horaire cible de 75 $ / heure:

175 $ x 40 invités = 7 000 $ x 18% = 1 260 $
15 heures x 75 $ / h = 1 125 $

Si le client passe directement un contrat avec vous pour tous les services, les frais de sous-total pour le client s'élèveraient à 8 260 $.

Frais selon le taux horaire

Certains clients préfèrent que le planificateur d'événements attribue un tarif horaire pour les services et estime le nombre total d'heures nécessaires pour gérer et exécuter un programme client donné. Cela peut sembler similaire au taux forfaitaire du projet, mais cela permet aux deux parties de faire preuve de plus de souplesse pour s'adapter aux changements qui pourraient être nécessaires en cours de route.

De nombreux planificateurs d'événements professionnels facturent toutes les heures pour les services. Il permet à un client de savoir combien il en coûtera pour embaucher vos services et lui permettre de calculer un budget raisonnable. Souvent, la raison en est que le client veut mieux gérer les dépenses imprévues.

N'oubliez pas de définir des paramètres précis en fonction des attentes afin que les deux parties soient d'accord sur les services qui seront fournis. En tant que planificateur d'événements, vous devez inclure une référence à la facturation de toutes les dépenses d'entreprise raisonnables pouvant être engagées.

Certains planificateurs d'événements peuvent majorer de 15 à 20% les frais d'exploitation, tels que l'expédition, la location de voitures et d'autres dépenses diverses, alors que d'autres ne le font pas; Si vous le faites, vous devez divulguer ces majorations et obtenir un accord préalable avec votre client.

En ce qui concerne les taux de planification d'événements horaires, il est également important de déterminer la fréquence à laquelle vous facturez votre temps.

Par exemple, supposons qu'un client vous embauche en octobre pour organiser un séminaire d'une journée en mars. Vos services sont contractés pour rechercher et négocier le site, les services de traiteur, A / V, et contribuer à la création de contenu pour un nombre limité d'éléments de communication (par exemple, invitations, agenda, formulaires d'évaluation, etc.).

Votre client vous embauche également pour vous fournir une gestion sur site. Vous établissez d'emblée une entente selon laquelle vous facturez les services identifiés à différents moments et soumettez des factures pour tous les services fournis à ce jour sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.

En vertu de cette entente, vous et votre client devriez tous deux élaborer un énoncé de travail détaillé qui comprend les responsabilités attendues des deux parties. Ensuite, vous pouvez estimer un budget total de tant d'heures plus des dépenses raisonnables (soyez clair sur ce que ces détails peuvent inclure).

Honoraires basés sur le pourcentage des dépenses plus les honoraires forfaitaires / taux horaire

Parfois, vous êtes embauché pour organiser un événement, et pour une raison quelconque, le client préfère un taux basé sur un pourcentage de dépenses. Cependant, cela ne suffit pas à couvrir le coût total de votre temps et de vos services. Dans ces situations, il est raisonnable de présenter vos frais à un coût combiné dans deux catégories différentes.

Par exemple, un client vous demande d'organiser des événements associés à une conférence. Votre mission consiste à organiser deux dîners privés et une sortie de golf, chacun avec 50 invités. Le coût total de ces événements combinés est d'environ 20 000 $, mais il faut environ 60 heures de votre temps, et la complexité de ce projet peut justifier une marge bénéficiaire plus élevée. En gardant cela à l'esprit, vous pouvez arriver à votre taux forfaitaire final + taux horaire avec les calculs suivants:

Pourcentage des dépenses Estimation:
20 000 $ x 18% = 3 600 $

Taux horaire: < 60 heures x 75 $ / h = 4 500 $
Déficit horaire:

900 $ Si vous arrivez à un déficit, comme dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez choisir 15 heures pour gérer la logistique de plusieurs fournisseurs externes. Votre devis peut alors refléter ce qui suit:

Sous-total Dépenses de l'événement:

23 600 $ Frais fixes:
1 125 $ (basé sur 15 heures à 75 $ / h) Dans ce scénario, Vous devrez déterminer soigneusement que vous avez estimé vos heures de manière appropriée (un compte pour couvrir les dépenses d'exploitation non standard telles que les voyages personnels). Comme prévu, peu de clients sont heureux de voir des augmentations de dépenses plus tard à moins que des raisons justifiables ne soient fournies.

Tarifs basés sur les tarifs commissionnables

Les planificateurs d'événements peuvent également percevoir des frais pour les services en sécurisant l'espace de l'événement via des sites offrant un taux de commission. Ce sont des frais généralement accordés aux agents de voyages pour la réservation de billets, de chambres d'hôtel et d'autres moyens de transport.

Par exemple, de nombreux hôtels peuvent prolonger jusqu'à 10% du taux de commission pour les chambres et autres dépenses.

Bien que certains planificateurs d'événements acceptent les taux à commission comme une source de revenu pour eux-mêmes, les clients les plus avisés peuvent remettre en question le sens de la loyauté du planificateur d'événements lorsque des taux de commissions sont en cause. Pour cette raison, de nombreux planificateurs chevronnés limiteront les choix de planification qui incluent un taux de commission ou négocieront des prix non-commissionnables pour leurs programmes et transmettront cette source d'épargne directement aux résultats de leurs clients.

De plus, certains clients savent peut-être qu'il existe des taux de commission et ne s'attendent pas à ce que leurs consultants externes facturent l'une ou l'autre des méthodes de facturation identifiées et continuent de payer un taux commissionable. En général, de nombreux planificateurs d'événements ne considèrent pas que la bonne forme consiste essentiellement à «doubler» leur source de revenus de cette façon.

Si vous acceptez les tarifs commandés, il est préférable de ne pas facturer vos frais clients pour vos services en utilisant d'autres méthodes de facturation.

Il existe des scénarios où les tarifs commissionnables ont le plus de sens, comme un petit organisme sans but lucratif ou une association qui peut engager vos services pour un événement ou une réunion, et la majeure partie des frais sont payés directement par les participants plutôt que par l'organisation. .

Un autre scénario peut se présenter si votre client achète des cadeaux de client et vous pouvez également proposer des services de distribution d'articles promotionnels. Dans ce cas, négociez simplement pour les articles promotionnels et ne facturez pas vos services sur une base horaire à moins que votre client ne soit au courant de tous les frais initiaux.