Vidéo: ELO Personnel File : maîtrisez les dossiers du personnel avec ELO 2025
Le dossier personnel de l'employé est le dossier principal de l'employé qui contient l'historique de la relation d'emploi entre la demande d'emploi et les documents d'entrevue de fin d'emploi et de cessation d'emploi. Seul le personnel des ressources humaines et le superviseur et le gestionnaire immédiat de l'employé peuvent avoir accès à l'information contenue dans le dossier personnel de l'employé et ne quittent jamais le bureau des ressources humaines.
Le dossier du personnel est généralement stocké dans un classeur verrouillé et ignifugé dans un endroit fermé à clé accessible au personnel des ressources humaines.
La confidentialité des informations sur les employés dans le fichier personnel est d'une importance primordiale.
De tous les dossiers d'employés tenus par la compagnie, le dossier personnel de l'employé est le plus souvent consulté quotidiennement par l'employeur, le superviseur ou le personnel des ressources humaines.
Considérations sur le contenu du fichier du personnel de l'employé
Les principes et questions fondamentaux à prendre en compte lors du dépôt d'un document dans un dossier personnel de l'employé sont les suivants.
- L'employeur aura-t-il besoin d'un document en particulier pour justifier des décisions s'il a été poursuivi en justice? L'employeur aurait-il besoin du document devant un tribunal?
- L'employé sait-il et comprend-il que le document sera classé dans son dossier personnel? Dans la plupart des cas, les employeurs devraient demander à l'employé de signer le document, non pas pour signifier un accord avec le contenu du document, mais pour reconnaître qu'ils sont au courant et ont lu le document.
- Aucune surprise, opinion ou note personnelle concernant l'employé ne doit être placée dans un dossier personnel de l'employé. Juste les faits, pas de pensées spéculatives, appartiennent à un dossier personnel.
Contenu d'un fichier personnel
Voici des recommandations sur la documentation qu'un employeur doit conserver dans un dossier personnel.
Emploi
- Demande d'emploi
- CV
- Reprendre la lettre de présentation
- Vérification de l'éducation
- Vérification de l'emploi
- Lettre de refus
- Description du poste
- Lettre d'offre d'emploi ou contrat de travail
- Contrat d'agence d'intérim ou d'intérim, si utilisé
- Coordonnées d'urgence
- Formulaire d'accusé de réception du manuel d'employé signé montrant la réception du manuel d'employé
- Tout accord de réinstallation et documentation
- Tout contrat, accord écrit, reçu ou reconnaissance entre l'employé et l'employeur (tel qu'un accord de non-concurrence, un contrat de travail ou un accord relatif à une voiture fournie par l'entreprise) , par exemple
- Formulaires officiels relatifs à la vie professionnelle, notamment: demandes de mutation, de promotion, de demande d'emploi interne, etc.
- Tout autre document lié à l'emploi
- Perfectionnement et amélioration du rendement des employés ement
Copies de toute évaluation de performance utilisée ou plans de développement des employés
- Autoévaluations des employés
- Comptes rendus de toute séance de conseil formelle
- Remarques sur la présence ou le retard
- Documentation du plan d'amélioration des performances
- Mesures disciplinaires rapports
- Reconnaissance des employés présentée tels que certificats, lettres de reconnaissance, etc.
- Suggestions formelles et recommandations des employés, réponses de l'organisation
- Dossiers de formation
- Demandes de formation
- Évaluations des compétences
- notifications de session ou horaires
- Évaluations des besoins signés
- Rapports de dépenses de formation
- Plaintes des clients ou des collègues
- Dossiers de licenciement
Lettre de démission des employés
- Documentation des entretiens de sortie
- Notification Cobra
- Liste de contrôle de fin d'emploi
- Comptabilisation finale de tous les aspects de l'emploi de l'employé, tels que le chèque de paie définitif, la paye de vacances, la restitution des biens de l'entreprise, etc.
- Des documents supplémentaires relatifs aux dossiers du personnel sont disponibles.
Aperçu du fichier personnel
- Politique d'accès aux fichiers du personnel
- Ce que les employeurs ne devraient pas conserver dans les dossiers du personnel
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