Comment détecter et prévenir le vol d'employés, détournement

Les propriétaires d'entreprise doivent constamment être vigilants contre le vol, et le vol le plus courant est celui des employés et des conseillers financiers de confiance. Dans cet article, apprenez quelques signes qu'un employé détourne et quelques conseils pour protéger votre entreprise contre le vol et le détournement de fonds par les employés.

Qu'est-ce que le détournement de fonds?

Le détournement de fonds est un vol ou une malversation (de mauvaises actions) de la part d'employés ou d'autres personnes de confiance dans une entreprise.

La plupart des détournements de fonds impliquent le vol ou le détournement des fonds de l'entreprise vers l'employé.

Fraude des employés une importante fuite d'argent des entreprises

Selon un rapport publié en 2012 par l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), «les entreprises américaines perdent 7% de leurs revenus annuels contre la fraude des employés». la plupart des cas et les pertes les plus élevées.

Détecter la fraude et le détournement d'employés

ACFE affirme que la plupart des employés qui commettent des fraudes ou des détournements de fonds affichent des signes révélateurs comme vivre au-dessus de leurs moyens, avoir des difficultés financières, entretenir des relations inhabituelles avec les fournisseurs, avoir des problèmes de contrôle excessifs. Si vous êtes vigilant et vigilant, vous pourrez peut-être détecter et prévenir ces pertes commerciales. C'est une solution en deux parties:

Soyez vigilant: Cherchez ces signes avant-coureurs

Surveillez les signes avant-coureurs de fraude ou de détournement de fonds:

Un employé qui refuse de prendre des vacances (craignant que le vol ne soit détecté par remplacement)

• Un employé qui effectue continuellement des heures supplémentaires
• Un employé qui veut ramener du travail à la maison
• Des dépenses personnelles excessives (voitures neuves, voyages) d'un employé dont le revenu ne peut supporter ces extravagances. L'employé peut être en train de revendre des articles ou simplement de profiter de la «bonne vie» à vos frais
• La petite caisse disparaît trop rapidement
• Dépenses extravagantes pour le déplacement des employés
• Employés qui entretiennent des relations étroites avec les fournisseurs. Gardez un œil sur les employés qui déjeunent souvent avec des fournisseurs ou qui sont liés à des entrepreneurs indépendants qui travaillent pour votre entreprise.
• Fournitures de bureau qui disparaissent rapidement. S'il semble que vous dépensez de plus en plus sur des articles de bureau, ils peuvent rentrer à la maison avec des employés.
• Être conscient des signes peut vous aider à savoir où concentrer vos investigations.

Prévention du vol d'employés et détournement de fonds

Il ne suffit pas de connaître les signes de pertes d'employés. Vous devez être en mesure de savoir précisément si les employés font. Voici quelques contrôles internes (techniques de gestion comptable) que vous pouvez mettre en place pour savoir ce qui se passe:

Dépôt quotidien et rapprochement mensuel

• . Il est trop tentant pour certains employés de laisser de l'argent sur place, et le fait de rapprocher le relevé bancaire chaque mois vous aide à détecter les irrégularités plus tôt que prévu. Séparer les obligations financières des employés.
• Par exemple, l'employé qui effectue les vérifications ne devrait pas être l'employé qui effectue le rapprochement du relevé bancaire. Gardez la trace de la petite caisse.
• L'argent dans un tiroir-caisse peut s'avérer trop tentant pour certains employés. Exiger que toutes les transactions de petite caisse aient un bordereau de petite caisse ou un journal de bord pour les appuyer, et exiger deux signatures sur les chèques de recharge de petite caisse. MBWA (Gérer en se promenant).
• Faites savoir aux employés que vous surveillez les activités de l'entreprise. Ne pas entrer dans les casiers des employés ou des bureaux ou des objets personnels, juste être vigilant pour les changements ou les activités inhabituelles. Il est surprenant de voir comment les gens vont suivre la ligne quand ils savent que quelqu'un se soucie assez de regarder. Assurez-vous que les frais de voyage
• sont justifiés par des documents appropriés et qu'ils sont en ligne. Par exemple, vérifiez les factures d'hôtel pour vous assurer que vous ne payez pas pour des films ou des massages. Communiquez votre message sur l'honnêteté des employés

Dès le premier jour de travail, les employés doivent savoir que vous en avez besoin, pour être honnête. Un nouvel employé oubliera facilement ce que vous lui dites, mais s'il doit lire et signer un manuel de l'employé ou un manuel de politiques et de procédures, il n'a pas l'excuse de ne pas savoir ce qui est nécessaire.

Conservez le manuel de votre employé à jour et fournissez des informations sur vos attentes et sur ce qui se passera si elles ne sont pas honnêtes.

Poursuivre rapidement

Les forces de l'ordre vous diront que le plus grand facteur de dissuasion est la probabilité d'être arrêté et poursuivi. Attraper des employés en volant ou en détournant ne suffit pas; vous devez être prêt à poursuivre. Être indulgent parce qu'un employé «ne l'a fait que parce qu'elle avait besoin de l'argent» ne l'empêchera pas, elle ou d'autres, de voler son entreprise.

Consultez un avocat spécialisé en droit du travail

Avant que quelque chose ne se produise,

passez du temps avec un avocat spécialisé en droit du travail, quelqu'un qui connaît les lois sur l'emploi et les problèmes des employés. Découvrez vos droits en tant qu'employeur, comment faire face à un vol ou un détournement de fonds, comment communiquer sur cette question avec la presse et d'autres employés, et comment poursuivre un employé. Si vous soupçonnez qu'un employé vous vole ou détournement, votre premier appel devrait s'adresser à un avocat, mais il vaut mieux que vous ayez une relation avec quelqu'un et que vous connaissiez les grandes lignes du vol d'employés et des détournements de fonds.

Clause de non-responsabilité Les informations contenues dans cet article et sur ce site du guide sont fournies à titre d'information générale et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal. Chaque situation est différente. Avant de prendre une mesure contre un employé, consultez un avocat.