Comment faire des écritures de journal pour les transactions commerciales

Une écriture au journal est l'enregistrement d'une transaction financière entrée dans un journal. Le journal détaille toutes les transactions financières de l'entreprise et il prend note des comptes concernés par ces transactions. Toutes les écritures de journal sont effectuées en utilisant la méthode de comptabilité en partie double ou en mode de saisie unique.

Les entrées de journal sont généralement saisies dans l'ordre chronologique et les débits sont saisis avant les crédits - les débits sont entrés dans une colonne à gauche et les crédits sont saisis à droite.

Les écritures de journal sont affectées à des comptes spécifiques à l'aide d'un tableau de comptes, et l'écriture au journal est ensuite enregistrée dans un grand livre. Le registre tient compte de plusieurs comptes.

Objectif des entrées de journal

Les entrées de journal fournissent des informations de base pour tous les autres rapports financiers d'une entreprise. Ils sont utilisés par les auditeurs pour analyser l'impact des transactions financières sur une entreprise.

Chaque entrée doit inclure la date de la transaction, les parties impliquées, un débit d'au moins un compte, un crédit sur au moins un autre compte, un numéro de reçu ou de chèque, et un mémo décrivant d'autres détails impliqués dans la transaction - tout ce que vous pourriez ne pas être susceptible de se souvenir des mois ou des années plus tard.

Si vous achetez et utilisez un logiciel de comptabilité, il prendra très probablement soin de tous ces détails pour vous. Mais vous devriez être en mesure de gérer vos entrées de journal et votre grand livre avec une compréhension de base du processus si vous ne pensez pas que ce genre de dépense est nécessaire tout à fait parce que vous débutez.

Comptabilisation à une seule entrée

Comme son nom l'indique, chaque entrée de journal est créée sur une ligne distincte lorsque vous utilisez la méthode de comptabilisation unique. Vous pouvez déduire ce que vous dépensez sur un nouveau système informatique en tant que débit, puis, sur la ligne suivante et en tant qu'autre entrée, vous pouvez recevoir un revenu d'un client ou d'un client en tant que crédit.

Vous aurez deux transactions distinctes ou des entrées de journal, chacune avec sa propre ligne. C'est simple, pas très différent de la façon dont vous garderiez la trace des transactions que vous effectuez à partir de votre compte chèque.

La comptabilité à entrée unique peut être appropriée si vous exploitez votre propre petite entreprise en tant que propriétaire unique et que vos livres et transactions ne sont pas complexes. Tout le monde peut le gérer. Vous n'avez pas besoin de formation spécifique.

Comptabilité en partie double

Une écriture au journal utilisant la méthode de comptabilisation en partie double inclut une variété d'informations dans différentes colonnes sur la même ligne. Dans un système à double entrée, vous pouvez avoir un débit pour l'achat de l'ordinateur, puis un crédit ou une augmentation de vos dépenses d'équipement de bureau apparaîtra sur la même ligne, mais dans une colonne différente pour compenser le débit.Ces colonnes doivent être égales, comme - 2 000 $ comme débit et + 2 000 $ pour le crédit.

Vous devrez peut-être utiliser encore plus de colonnes selon la nature de votre entrée, mais au minimum, il devrait y en avoir deux, une pour chaque débit et crédit. La comptabilité à double entrée effectue généralement une écriture de journal non pas pour la transaction elle-même, mais pour le compte qu'elle affecte: actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses. Les débits et crédits à chacun sont tous notés sur la même ligne.

À la fin de l'année ou de toute autre période comptable que vous sélectionnez, toutes vos écritures de journal pour les débits doivent correspondre et égaler vos écritures au journal pour le total des crédits. Cela signifie que votre compte est "équilibré".