Créer un message vocal professionnel d'absence du bureau

C'est l'été! Temps de passer du temps de qualité avec la famille et les amis et de partir en vacances. Cela signifie que les messages vocaux et les courriels doivent être modifiés pour refléter le statut d'absence du bureau. Il est essentiel de créer un message vocal professionnel et une réponse automatique à l'absence du bureau afin d'avertir les clients et les collègues que nous prenons une pause dans l'entreprise.

Plus important encore, il est nécessaire de fournir des informations sur la façon de contacter quelqu'un dans l'entreprise pendant son absence.

Il serait très frustrant pour un client d'être détourné et de ne pas savoir comment vous contacter. Peu importe si votre position est dans les ventes, le service ou même le développement de produits. Tous les appels des clients sont importants et doivent être traités de manière professionnelle.

Le contenu de l'e-mail alertant les clients et les collègues essayant de communiquer avec vous par e-mail doit être cohérent avec le contenu du message vocal qui accueillera les appelants. Si vous utilisez Outlook 2010 et que vous êtes connecté via un serveur Microsoft Exchange, cliquez d'abord sur l'onglet Fichier, puis sur l'icône Réponses automatiques.

Cela commencera alors le processus de création d'un e-mail temporaire envoyé à tous ceux qui ont envoyé un e-mail lorsque vous n'êtes pas au bureau. La réponse automatique est envoyée car vous avez activé ce message temporaire. Une liste pas à pas d'instructions pour créer cet email peut être consultée ici: E-mail d'absence pour Outlook Exchange

Si vous n'êtes pas connecté via un serveur Microsoft Exchange, le processus est légèrement différent car il n'y a pas de "réponses automatiques" icône sur ces types de comptes de messagerie. Un guide étape par étape pour créer ce même type d'e-mail pour les utilisateurs non-Exchange peut être consulté ici: Out of Office pour tous les autres

L'étape suivante consiste à créer le contenu de l'e-mail qui sera envoyé à tous ceux qui vous envoient des e-mails lorsque vous n'êtes pas au bureau. Cet e-mail doit indiquer combien de temps vous serez absent du bureau, comment vous pouvez être contacté pendant votre absence (si nécessaire) et qui dans l'entreprise contactera à votre place si vous ne souhaitez pas être contacté pendant votre absence. Bureau.

Exemple:

Bonjour,

Merci pour votre email. Je suis actuellement absent du bureau et je reviendrai le lundi 1er décembre. J'aurai un accès limité aux courriels durant cette période, d'où ma réponse peut-être légèrement retardée. Si vous avez besoin d'une aide immédiate, veuillez envoyer un courriel à mon assistante, Barbara Colson. Son adresse électronique est bcolson @ xyz. com.

Joyeuses fêtes!

Shahira

Microsoft propose des modèles et d'autres exemples qui peuvent être trouvés ici: Modèles et exemples d'absence du bureau.N'oubliez pas de désactiver ce message temporaire lorsque vous revenez au bureau, sinon, toute personne qui vous envoie un e-mail après votre retour au bureau continuera à recevoir ce même message.

Maintenant que vous avez créé l'e-mail sortant, la création d'un message vocal sortant similaire et cohérent qui accueille tous vos appelants est facile. Utilisez les mêmes mots de l'email, référence qui devrait être contacté en votre absence et indiquez quand vous serez de retour.

Pour le message vocal, il est nécessaire de fournir le numéro de téléphone de la personne au lieu de son adresse électronique.

Exemple:

Bonjour,

Vous avez atteint le bureau de Shahira Raineri. S'il vous plaît écoutez tout ce message. Je serai absent du bureau jusqu'au lundi 5 janvier. Si vous avez besoin d'aide immédiate, veuillez appeler mon assistante, Barb Colson. Son numéro de téléphone est le 212-555-xxxx.

J'ai hâte de parler avec vous quand je reviendrai. Merci.