ÉTiquette professionnelle d'un message vocal professionnel

Si votre entreprise utilise les boîtes vocales ministérielles pour les appels entrants, vous souhaiterez enregistrer un message vocal d'accueil professionnel dans le service de sondage. Ce type de message d'accueil de messagerie vocale est légèrement différent du message d'accueil de messagerie vocale personnel associé à la boîte vocale d'un individu. Par exemple, si votre système téléphonique permet de regrouper un groupe d'extensions téléphoniques pour desservir tous les appels de comptabilité générale, toutes les extensions du service de comptabilité peuvent être regroupées sous l'extension générale du service de comptabilité.

Lorsque le standard automatique transfère un appel à ce poste, le prochain poste disponible recevra l'appel. Si toutes les extensions du service Comptabilité sont occupées ou indisponibles, l'appel est transféré dans la boîte vocale du service.

Options d'accueil de la messagerie vocale

Selon le système téléphonique que vous avez dans votre entreprise, il peut y avoir différentes options pour le type de message d'accueil que vous êtes autorisé à composer. Ceux-ci incluent:

• Message d'accueil de la messagerie vocale générale
  Le message d'accueil de la messagerie vocale générale est utilisé comme message d'accueil de la messagerie vocale par défaut si aucun autre type de message d'accueil n'est défini.
• Message d'accueil de la messagerie vocale interne
  Ceci est utilisé pour saluer les personnes qui appellent votre service au sein de votre propre entreprise (c'est-à-dire depuis un autre poste). Généralement, cela ne s'applique qu'aux très grandes entreprises.
• Message d'accueil de la messagerie vocale externe
  Ce message d'accueil sera lu pour les personnes qui appellent de l'extérieur de votre entreprise. Le standard automatique de votre système téléphonique peut lire un message d'accueil général de l'entreprise que tous les appelants externes entendront. Si le nom de votre entreprise est mentionné dans cette salutation, vous n'avez pas besoin de le répéter dans votre message d'accueil.

• Message d'accueil de messagerie vocale temporaire ou «hors bureau»
  Le message d'accueil de la messagerie vocale temporaire ou d'absence est défini lorsque l'ensemble du service n'est pas disponible pendant une période donnée. Par exemple, le département est uniquement composé de 8h00 à 17h00 ou il y a une réunion obligatoire du département qui empêche toute personne de répondre au téléphone. La plupart des systèmes de messagerie vocale vous permettent de définir une date et une heure d'expiration afin que vous n'ayez pas à vous rappeler de l'éteindre lorsque votre service reviendra à ses activités normales.
• Au téléphone (occupé) Message d'accueil de la messagerie
  Ce message d'accueil est utilisé pour informer les appelants que le service est disponible mais que personne ne peut prendre leur appel immédiatement car tous les postes du département sont occupés par d'autres appelants.

Éléments du bon service Messagerie vocale Message d'accueil

• Nom du service
• Indication que vous ne pouvez pas prendre leur appel dès maintenant
• Invitation à laisser un message
• Appel anticipé
• Options supplémentaires sont disponibles (e.g. "Appuyez sur la touche dièse pour revenir à …")
• Adresse du site Web si elle peut fournir des informations utiles
• Pas plus de 20 - 25 secondes (règle générale)
• Ne commencez pas par " Votre appel est très important pour nous … "salutation. Cette expression est surexploitée et est généralement un «désactiver» pour les appelants.
• Évitez de donner trop d'informations et de faire une salutation trop longue.

Échantillon Bon service Voicemail Salutations

• Vous êtes arrivé au service de la comptabilité. Tous nos représentants sont occupés à servir les autres appelants. Plutôt que de perdre votre précieux temps en attente, nous aimerions retourner votre appel dans les deux heures ouvrables. Si vous souhaitez revenir au menu précédent, appuyez sur étoile maintenant. Sinon, laissez-nous un message détaillé avec votre nom et votre numéro. Après avoir enregistré votre message, vous pouvez appuyer sur la touche dièse pour plus d'options. Merci de votre appel.

• Vous avez contacté le service des ventes d'Operations Tech, Inc. Tous nos représentants des ventes sont occupés à servir d'autres clients, mais nous aimerions vous rappeler dès que possible. Pour obtenir des informations sur les prix actuels ou pour vérifier l'état de votre commande, veuillez nous rendre visite sur le Web. Sinon, s'il vous plaît laissez-nous un message avec votre nom et numéro après la tonalité. Si vous souhaitez revenir au menu précédent, appuyez sur la touche étoile maintenant.
• Vous avez contacté le service de comptabilité d'Operations Tech, Inc. Le service est actuellement fermé. Nos heures normales d'ouverture sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Nous sommes fermés les samedis et dimanches. Vous pouvez appuyer sur la touche étoile à tout moment pour revenir au menu précédent. Sinon, s'il vous plaît laissez-nous un message avec votre nom et numéro et nous vous rappellerons lorsque le bureau rouvrira. Vous pouvez raccrocher après avoir laissé votre message ou appuyer sur la touche dièse pour des options supplémentaires. Merci de votre appel.

Messages d'accueil de la messagerie vocale

• Vous avez atteint le département des ventes. Laissez-nous un message.
• Bonjour. Vous avez rejoint le service comptabilité de XYZ. com. Tous les comptables assistent actuellement à une réunion de service obligatoire et personne n'est disponible pour prendre votre appel. Votre appel est très important pour nous et nous aimerions retourner votre appel dès notre retour. Cependant, c'est la fin de l'année et notre carnet d'appel est très long. Si vous appelez pour effectuer un paiement sur un compte en retard, assurez-vous de nous le signaler dans votre message afin que nous puissions vous rappeler immédiatement. Sinon, attendez la tonalité et laissez-nous un message confidentiel détaillé.
• Le département est fermé. S'il vous plaît laissez un message après la tonalité.