Le Guide complet de budgétisation des événements

L'un des principaux défis auxquels sont confrontés les planificateurs est de trouver l'équilibre entre un budget d'événement et la racine de la plupart des problèmes d'argent. Il est toujours préférable de commencer à concevoir un événement autour de la quantité de ressources financières disponibles et non vice versa. Les informations ci-dessous vous aideront à estimer les coûts et à identifier les zones où vous pouvez les couper.

Résumé des dépenses de planification d'événements

Les dépenses peuvent provenir d'un large éventail de sources lorsque vous pensez à tous les composants impliqués dans la mise en scène d'une fonction.

Les plus évidents sont les frais de restauration et de location de salles, mais la liste ne fait que croître. La chose est, négligeant même une catégorie de dépenses peut avoir un impact désastreux votre dépense par personne. Cliquez ici pour une liste complète des dépenses de l'événement.

Questions à poser à vos clients

En tant que planificateur d'événements, votre rôle est de fournir une assistance experte en matière de coordination et de gestion financière de l'événement. Gardez à l'esprit que vos clients rêvent de perfection, ce qui peut facilement nuire à leur jugement sur ce qui est fiscalement possible. Il est temps de combler le fossé entre leur budget et leurs attentes dès le début. Souvent, c'est aussi simple que de poser les bonnes questions et de rédiger un budget lors de votre première réunion. Cliquez ici pour une liste de questions à poser.

Construire un budget de base

Une fois que vous avez une vision de l'événement et une estimation du montant d'argent avec lequel vous devez travailler, il est enfin temps de structurer le budget.

Une étape importante consiste à dire à vos clients que les budgets des événements sont des «ébauches de travail» susceptibles de changer à mesure que de nouveaux détails entrent en jeu. Rappelez-vous que très peu de clients connaissent les coûts et les frais associés aux fluctuations des présences. préférable de construire dans une zone tampon de 10% pour éviter de manquer de fonds.

Cliquez ici pour plus de conseils sur l'élaboration d'un budget de base.

Frais du planificateur d'événements

Bien sûr, vous devez inclure vos frais de planification dans le budget, et cela peut être un sujet délicat pour certains. Les planificateurs d'événements ont plusieurs façons de facturer leurs services, allant des frais simples aux commissions en pourcentage. En fin de compte, il s'agit de trouver un moyen d'accord entre les deux parties. Assurez-vous que votre structure de frais est documentée dans un contrat et incluez-la comme dépense dans toutes les versions du budget. Cliquez ici pour consulter les structures de frais standard pour les planificateurs d'événements.

Réduction des coûts d'événement

Rarement vous travaillerez sur un événement dont le budget est illimité. Plus que probable, vous atteindrez un point dans le processus de planification où les décisions sur la réduction des coûts doivent être prises. C'est là qu'un planificateur d'événements expérimenté peut vraiment briller en aidant leurs clients.Le but est d'identifier quelles options ont la plus grande impression sur les invités. Par exemple, devriez-vous dépenser moins sur les centres de table afin de préserver le dessert gastronomique? Dans certains cas, un planificateur peut passer en revue les dépenses et renégocier ou réduire dans des zones où les invités ne remarqueront jamais. Cliquez ici pour six zones à cibler pour des économies de coûts.

Contrôle des dépenses audio / visuelles

Les équipements d'éclairage et de son ont un impact important sur la présentation de votre événement, mais ils ont également tendance à avoir un impact important sur le budget.

Lorsque vous prenez en compte d'autres dépenses A / V telles que les projecteurs, l'accès Internet et les services vidéo, il ne faut pas longtemps pour que cette catégorie devienne l'un des plus gros chiffres de votre budget. Cliquez ici pour savoir comment éviter des dépenses excessives pour vos besoins audiovisuels.

Trouver des options de marketing à bas prix en ligne

Le marketing est une autre dépense qui peut croître de façon exponentielle si vous n'obtenez pas de résultats immédiatement. La capture, bien sûr, est que si vous ne commercialisez pas efficacement, il n'y aura pas assez de participants pour supporter les coûts de l'événement. C'est pourquoi il est logique d'utiliser autant d'options gratuites ou à faible coût pour répandre le mot initial au sujet d'une occasion à venir. Heureusement, Internet a beaucoup d'avenues que vous pouvez envisager. Cliquez ici pour six idées à bas prix.

Planifier un grand mariage avec un petit budget

Les mariages sont un excellent exemple d'événements où les budgets peuvent être remis en question par les dépenses.

Derrière chaque mariage, il y a une famille de vraies personnes qui ont d'autres obligations financières à considérer avant de dépenser sans compter pour leur grand jour. La plupart des coordonnateurs de mariage comprennent cela, mais les meilleurs savent comment maximiser chaque dollar d'un budget de mariage. Bien que les planificateurs d'événements d'entreprise travaillent dans un environnement différent de celui des planificateurs de mariage, il y a beaucoup à apprendre sur la façon dont les professionnels du mariage gèrent leurs budgets. Consultez ces conseils pour transformer un petit budget en un grand mariage.