Les erreurs fréquentes des avocats lors de l'envoi des e-mails

Les avocats, comme tout le monde, commettent des erreurs dans l'utilisation du courrier électronique. Certaines erreurs d'email deviennent des histoires d'horreur, alors que d'autres sont juste embarrassantes. Ce qui suit sont neuf erreurs courantes que les avocats font lors de l'écriture et l'envoi de courriels.

Envoyé depuis le bureau de (Insérer le nom)

De temps en temps, je reçois un courriel d'un avocat qui envoie un courriel au nom de son bureau. Voici quelques problèmes avec cette approche à l'email.

Premièrement, l'index d'affichage de la boîte de réception de la plupart des systèmes de messagerie n'affichera pas un nom aussi long. La plupart des gens ne verront qu'une partie de «du bureau de» et peut-être quelques lettres du prénom de la personne. Plus important encore, cela semble stupide et un peu prétentieux. Un bureau n'envoie pas d'e-mails. Si un avocat va envoyer un courriel, il devrait être en son nom.

Fancy Effects

Certains avocats aiment faire preuve de créativité avec l'apparition de leurs emails. L'autre jour, j'ai vu le bloc-signature d'un avocat et, pendant un moment, j'ai cru que j'avais des problèmes de vision. Il s'avère que les lettres floues étaient intentionnelles. Les effets spéciaux peuvent sembler amusants, mais tout ce qui rend les mots difficiles à lire est une mauvaise idée. Surtout si ce qui est difficile à lire est le nom et l'adresse e-mail de l'avocat.

Pire encore que les effets spéciaux sur les lettres, c'est lorsque les avocats encombrent leurs e-mails avec des illustrations ou des graphismes fantaisistes. Cela rend le message plus lent à télécharger, plus lent à ouvrir, et plus d'un tracas à lire.

Le but d'un courriel est de communiquer de l'information, pas une compétence artistique. Rester simple.

Pas de bloc de signature

Il n'est pas si difficile de configurer un bloc de signature automatique dans la plupart des systèmes de messagerie. Cela n'a pas à être compliqué et les opinions varient quant à la quantité d'informations à inclure dans un bloc de signature. Certains avocats transforment leurs courriels en mini-messages publicitaires diffusés dans tous les courriels, tandis que d'autres adoptent une approche très minimaliste avec seulement leur nom, leur adresse électronique ou leur numéro de téléphone.

La plupart mettent une sorte d'avis de confidentialité ou de déni de responsabilité au bas du pied de page. Tous ces éléments sont des utilisations acceptables d'un bloc de signature électronique. Ce qui n'est pas acceptable, c'est d'envoyer des courriels qui n'identifient pas l'expéditeur. Le destinataire d'un e-mail ne devrait pas avoir à deviner qui a envoyé l'e-mail. Les avocats doivent clairement s'identifier dans toutes les communications qu'ils envoient, et si l'avocat est intelligent, le courriel contiendra également un avis de confidentialité.

Rédiger des courriels en colère

L'un des avantages de l'ancien système d'envoi de lettres aux gens était qu'il y avait une période de «refroidissement» entre le moment où une lettre serait écrite et le moment où elle serait effectivement expirée. au destinataire.Si l'avocat a lui-même tapé la lettre, il pourrait encore s'asseoir sur une table pendant plusieurs heures avant de se rendre au bureau de poste. Si elle était dictée, au moment où la secrétaire a fini de taper le texte, l'avocat a pu se remettre de ce qui l'avait rendu si énervé en premier lieu.

Cette protection n'existe pas dans le courrier électronique. Avec un email, l'avocat peut déclencher une missive en colère en quelques secondes de ce qui a déclenché la colère. 99. 99% du temps ce sera une mauvaise idée. Personne ne pense plus clair lorsqu'il est conduit par la colère. Allez faire autre chose, et revenez au problème incriminé plus tard quand une partie de la colère s'est dissipée.

Cela pourrait faire la différence entre garder ou perdre des clients, des amis et de l'argent.

Ne pas répondre en temps opportun

Certains avocats estiment que l'ancienne «règle des 5 jours» pour répondre à la correspondance commerciale s'applique également au courrier électronique. Ce n'est pas le cas. Peu importe comment cela peut être gênant, la réalité est que les gens s'attendent à des réponses plus rapides à un e-mail qu'à une lettre envoyée par la poste. Si un client ou un autre avocat envoie un e-mail, essayez de répondre dans les 24 heures si possible. S'il s'agit d'une question compliquée qui ne peut pas être traitée correctement, envoyez au moins un accusé de réception et faites savoir à la personne à quel moment s'attendre à recevoir une réponse. La plupart des clients apprécieront un message amical selon lequel l'e-mail a été reçu et sera répondu dans un proche avenir. Face au silence, le client doit spéculer sur la question de savoir si l'avocat a même reçu le courriel, si une réponse est en cours ou si les préoccupations du client sont simplement ignorées.

Destinataire incorrect dans le champ À

L'un des avantages de la fonction de saisie automatique sur les systèmes de messagerie électronique est de permettre aux avocats de trouver plus rapidement les adresses e-mail de leurs clients ou de leurs collègues. L'un des risques de la fonction d'auto-complétion est qu'un avocat qui ne fait pas attention pourrait envoyer l'email à la mauvaise personne. Dans certains cas, cela pourrait n'être qu'un embarras mineur, mais dans certains cas, cela pourrait constituer une négligence professionnelle. N'envoyez pas par hasard des communications confidentielles avec un client à un avocat adverse ou même à un autre client.

Utilisation de l'option "Répondre à tous".

Le conseil adverse vous envoie un courriel avec une proposition ou affirme sa position sur une question. Vous transmettez l'email aux autres avocats de votre entreprise impliqués dans l'affaire pour en discuter. Bientôt, le bouton «répondre à tous» est utilisé de manière libérale, sans que personne ne s'aperçoive que l'avocat adverse est copié dans la discussion interne de votre entreprise. Ça arrive. Si vous souhaitez transférer un e-mail pour discussion, supprimez les informations de l'expéditeur avant de le transférer. Et, chaque fois que vous utilisez cette option Répondre à tous, vérifiez chaque adresse e-mail dans la liste des destinataires avant de cliquer sur envoyer.

8. Sloppy lignes sujettes. Rappelez-vous que tout ce qui a été envoyé à un autre avocat dans un courriel pourrait être transmis à quelqu'un d'autre. Réfléchissez à deux fois avant d'utiliser des lignes d'objet telles que «mon client imbécile» ou «ordre stupide du juge»."On ne sait jamais où une copie de ce courriel peut atterrir.En outre, ne laissez pas les lignes d'objet vides, car cela peut causer un autre avocat de ne pas remarquer qu'il y a un e-mail sur votre cas. "Smith proposition d'accord" ou tout autre titre pertinent pour le contenu de l'email fonctionne mieux.

Et bien que "client idiot" soit la description la plus précise du contenu de l'email, c'est un mauvais choix pour la ligne d'objet

9. Surveillez votre ton - et ne faites pas de mal à quelqu'un d'autre. Lorsque les gens se parlent face à face, les signaux faciaux et les sons vocaux rendent généralement l'intention de la personne claire. La voix est généralement suffisante pour savoir quand quelqu'un est sarcastique, plaisant ou sérieux, mais dans le courrier électronique, il est dangereusement facile de mal interpréter l'intention d'une personne. un e-mail Et avec des avocats si habitués à se disputer avec ea Ch autre déjà, il est facile pour un avocat d'être rapide à supposer que l'autre personne est hostile ou impoli.

Comme indiqué dans la section "Écrire un email en colère", prenez quelques minutes pour vous rafraîchir avant d'envoyer une réponse à l'email de ce type.

Au bout d'une heure, vous vous rendrez peut-être compte que vous l'avez complètement mal interprété en premier lieu. N'avez pas de réponse déclenchée par les cheveux à des déclarations faites dans des courriels, et ne déclenchez pas une réponse avant de considérer s'il est possible que l'expéditeur ait eu une intention différente de celle initialement apparue. S'il semble qu'une déclaration peut être lue de plus d'une façon, et que l'une de ces méthodes ne soit pas offensante, essayez de donner à l'expéditeur le bénéfice du doute avant de lui couper la tête avec une missive mortelle.

Y a-t-il d'autres erreurs d'email d'avocat qui auraient dû figurer dans la liste des 10 meilleurs? Parlez-nous-en sur le forum.