Common Lawyer Trust Account (IOLTA) Erreurs

La mauvaise gestion d'un compte en fiducie peut avoir de terribles conséquences sur la carrière d'un avocat, parfois même jusqu'à sa radiation. Pourtant, les écoles de droit font un travail abyssal de la formation des étudiants en droit sur la façon de gérer un compte en fiducie IOLTA. En dehors de discuter un jour du sujet à un niveau théorique dans un cours d'éthique en droit, la plupart des avocats reçoivent peu ou pas de formation sur la façon de gérer un compte en fiducie avant d'en ouvrir un.

Bien qu'il existe de nombreuses façons de gérer les comptes en fiducie, les avocats commettent trois erreurs courantes dans la gestion de leurs comptes IOLTA.

1. "Emprunter" de l'argent du compte en fidéicommis.

Il n'y a aucun moyen légitime d'emprunter à un compte en fiducie. Parfois, les avocats utilisent des fonds de compte de fiducie avant d'avoir le droit de le faire, tandis que dans d'autres situations, ils utilisent des fonds qu'ils n'acquerraient jamais le droit d'utiliser. L'une ou l'autre approche ouvre la porte à l'avocat pour avoir de sérieux ennuis.

Il y a trois façons d'emprunter irrégulièrement à partir du compte en fiducie:

(a) L'avocat prend l'argent du compte en fidéicommis avant de l'avoir gagné. Cela arrive souvent lorsqu'un avocat a des problèmes de trésorerie. Dans cette situation, l'avocat a reçu une provision qu'il a (espérons-le) placée dans le compte en fidéicommis, et l'avocat aura le droit de se payer cet argent à mesure que le travail sera terminé.

Cependant, l'avocat n'aura pas terminé le travail avant que des dépenses imminentes ne soient payées - la paie, le loyer de bureau, les frais avancés dans une affaire de frais accessoires, etc. Donc, l'avocat va de l'avant et prend plus de confiance que lui ou elle a effectivement le droit de prendre du compte en fiducie à ce moment-là dans le cas.

(b) L'avocat emprunte de l'argent des fonds de la clientèle dans l'intention de le remettre . Lorsque les problèmes de liquidités dégénèrent en problèmes financiers plus graves et que l'avocat dispose de milliers de dollars en fonds de clients dans un compte en fiducie, certains peuvent succomber à la tentation d'emprunter de l'argent du compte en fiducie pour rester à flot. L'avocat peut rationaliser en pensant que s'il ne peut pas payer les factures de bureau alors il ne peut pas rester en affaires, et s'il ne peut pas rester en affaires, il ne peut pas prendre soin de ses clients. Donc, il prend un peu d'argent du compte en fiducie juste pour le retenir jusqu'à ce que son flux de trésorerie s'améliore. L'avocat peut avoir l'intention de remplacer les fonds dès que possible, mais ce genre de situation fait généralement boule de neige et se termine très mal pour l'avocat - ainsi que le client.

(c) Vol de compte en fiducie. Cette situation ne peut vraiment pas être appelée «emprunt» et ne fait pas référence aux escroqueries perpétrées sur des cabinets d'avocats. Dans la situation interne de vol de compte en fiducie, soit l'avocat ou une personne ayant accès au compte en fiducie a atteint le point de la cupidité ou le désespoir qu'ils décident simplement de prendre de l'argent qui n'est pas le leur.Les avocats ayant des problèmes de toxicomanie ou de dépendance au jeu peuvent être particulièrement vulnérables à cette erreur, mais d'autres fois, cela arrive pour des raisons qui ne semblent pas claires.

Si elle est commise par un avocat, cette erreur de compte en fiducie est la plus susceptible de mettre fin à une carrière juridique. Mais même si elle est commise par un parajuriste ou un comptable, l'avocat est toujours le seul à payer pour rembourser les fonds.

2. Commingling avocats fonds avec l'argent du client.

Une deuxième erreur majeure dans la gestion des comptes fiduciaires avocat consiste à mélanger les fonds de l'avocat avec l'argent du client. Cela découle souvent d'un manque de compréhension de la façon dont un compte en fiducie est censé fonctionner.

Laura A. Calloway, consultante en gestion de cabinets d'avocats au Barreau de l'État d'Alabama, a déclaré: «Beaucoup d'avocats ne comprennent pas ce qui se passe et ce qui ne va pas dans le compte en fiducie. Les autres prennent des «retenues» sans comprendre que, au moins dans certaines juridictions telles que l'Alabama, il n'existe pas de provision non remboursable. Ne mettez pas un dépôt contre un travail futur dans la confiance comme ils le devraient, surtout s'ils en ont besoin maintenant pour garder les lumières allumées. "

Voici quelques-uns des moyens communs que les avocats mélangent avec leurs clients:

(a) Un chèque à deux fins

. Un avocat dit au client que les frais juridiques seront de 1 000 $ et les frais de dépôt seront de 200 $, de sorte que le client écrit un chèque de 1 200 $. Certains avocats vont mettre le chèque entier dans le compte De toute façon, l'argent va à l'avocat. Cependant, les règles d'association du barreau exigent que le chèque soit versé dans le compte en fiducie, même si l'avocat a droit aux honoraires d'avocat immédiatement parce que la partie des frais de dépôt de ce chèque doit être détenue en fiducie. (b) Fonds personnels conservés en fiducie avec les fonds des clients

. Certaines associations interdisent aux avocats d'avoir des fonds personnels dans un compte en fidéicommis, tandis que d'autres permettent aux avocats de garder un petit montant dans le compte pour couvrir les dépenses liées à l'exploitation du compte (bien que la pratique recommandée le compte d'entreprise). Mais aucun avocat n'est autorisé à utiliser un compte en fiducie comme compte d'exploitation, un compte d'épargne ou un endroit où cacher des actifs. Parfois, les avocats ne parviennent tout simplement pas à comprendre qu'ils ne peuvent pas payer les factures, telles que les frais généraux de leur bureau, directement sur le compte en fiducie, même lorsque les chèques sont déjà retirés. D'autres fois, les avocats utilisent intentionnellement le compte en fiducie comme un moyen de cacher des actifs. Par exemple, Calloway dit qu'elle a vu des avocats mettre des fonds personnels dans le compte en fiducie pour éviter une taxe IRS pour les arriérés d'impôts. C'est une violation évidente de l'éthique.

(c) Ne pas supprimer les frais ou remboursements gagnés du compte en fiducie

. Calloway dit qu'elle a vu des avocats qui ont utilisé leur compte en fiducie comme un compte d'épargne pluvieux.Plutôt que de supprimer tous les frais après qu'ils ont été gagnés, l'avocat tarde à retirer l'argent de la fiducie pour réduire le risque de le dépenser. Calloway dit que c'est à la fois une mauvaise pratique commerciale et une violation de l'éthique. Alors que le fonds d'État IOLTA peut bénéficier des revenus d'intérêts supplémentaires, l'avocat devrait effectivement transférer cet argent dans le compte d'exploitation de l'entreprise ou dans une sorte de fonds d'épargne. 3. Ne pas suivre correctement les fonds des clients.

La troisième grande façon dont les avocats bousillent leurs comptes en fidéicommis est de ne pas tenir des registres détaillés des transactions du compte en fidéicommis de chaque client. Il y a plusieurs façons que les avocats font cette erreur.

(a) Ne pas mettre le nom du client sur les vérifications de compte en fiducie.

Bien que la plupart des avocats conservent des copies de leurs chèques de compte en fiducie, ils ne se souviennent pas tous qu'ils doivent indiquer le nom ou le numéro de dossier du client sur chaque chèque émis. Bien qu'il soit facile de se rappeler pourquoi un chèque a été écrit il y a un mois, il peut être difficile de se rappeler pourquoi il a été écrit dans un an. Les avocats qui pensent qu'ils n'auraient jamais de problème pour savoir ce qu'il y a dans leurs comptes en fiducie devraient tenir compte de l'impact des catastrophes ou des catastrophes naturelles. Bien que cela n'arrive pas souvent, parfois les cabinets d'avocats et tous leurs dossiers sont détruits. Un incendie peut rapidement brûler ces fichiers papier et détruire le disque dur de l'ordinateur. Un ouragan ou une tornade peuvent disperser des enregistrements de facturation pour des miles. Ces choses arrivent aux avocats. Si un avocat doit reconstituer les dossiers du compte en fidéicommis d'une entreprise en utilisant des relevés bancaires et des copies d'anciens chèques commandés à la banque, la tâche sera pratiquement impossible à moins que ces vérifications indiquent l'argent utilisé dans la transaction.

(b) Ne pas tenir un registre individuel pour chaque client.

Parfois, les avocats pensent qu'ils peuvent suivre le solde de chaque client dans leurs têtes. À un moment donné, ils ne peuvent pas. Et même s'ils le peuvent, qu'advient-il de ces comptes clients si quelque chose arrive à l'avocat?

Calloway a décrit une situation qu'elle a rencontrée où un avocat tenait deux comptes en fiducie. Il utiliserait un compte en fiducie pendant un mois et passerait à l'autre compte en fiducie le mois suivant. Sa conviction était qu'en laissant chaque compte atteindre un solde nul au cours du mois où il a été utilisé, il n'aurait pas à conserver des livres de fiducie individuels sur l'argent qui restait dans le compte. Il s'est trompé. Les règles d'éthique exigent de tenir un bilan sur chaque client afin que les fonds spécifiques du client puissent être identifiés.

Afin d'être en conformité avec les exigences de l'association du barreau, les avocats doivent tenir des registres indiquant combien d'argent chaque client a en fiducie à un moment donné. Les dépôts et les débours doivent être clairement suivis d'une manière qui facilite la détermination du solde du compte en fiducie de chaque client. Sinon, il serait assez facile pour l'argent d'un client d'être dépensé dans le dossier d'un autre client.

(c) Ne pas équilibrer les soldes des clients individuels par rapport au compte global.

Les avocats ne doivent pas seulement s'assurer que leur compte fiduciaire global est équilibré à la fin du mois, ils ne doivent pas non plus s'assurer que chaque compte client individuel est équilibré. Comparez les deux ensemble et balancez-les les uns par rapport aux autres. La comparaison des soldes globaux révèle parfois une erreur comptable sur un compte individuel, où un chèque ou un dépôt a été négligé. Cette étape simple permet parfois d'identifier les erreurs qui auraient pu entraîner une vérification de compte en fidéicommis. Obtenir de l'aide

Certains avocats se rendent compte que leurs comptes en fidéicommis sont foirés, mais ils ne savent pas comment résoudre le problème. Une solution consiste à contacter un conseiller en gestion de la pratique du droit. De nombreuses associations d'avocats offrent maintenant des conseils gratuits en matière de gestion des pratiques juridiques aux membres de leur barreau, et un certain nombre de conseillers en gestion de cabinets juridiques privés offrent également leurs services contre rémunération.

Certains avocats peuvent avoir peur de discuter de leur situation de compte en fiducie avec un avocat, en particulier avec un avocat travaillant pour l'association du barreau de l'État, en raison des exigences de déclaration obligatoire pour les violations de l'éthique. Cependant, dans de nombreux États, les règles de déontologie excluent spécifiquement leurs conseillers en gestion de la pratique du droit de signaler ces problèmes à leur comité d'éthique. Nerino J. Petro, Conseiller en gestion de cabinet au Barreau du Wisconsin, note que même si les règles varient d'un État à l'autre, certains États comme le Wisconsin ont mis en place des règles accordant la confidentialité aux avocats qui demandent de l'aide. programme d'aide à la gestion des cabinets d'avocats (LOMAP).

Gérer correctement un compte en fiducie peut être un problème, mais la perte d'une licence légale en raison d'une mauvaise tenue des dossiers serait encore pire. Les avocats qui éprouvent de la difficulté à gérer leurs comptes en fiducie doivent rapidement régler le problème en obtenant de l'aide d'un comptable qualifié ou d'un consultant en gestion de cabinets d'avocats.