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Des erreurs sont commises dans les affaires et dans nos vies personnelles de façon régulière. C'est ainsi que nous grandissons et apprenons. Mais certaines erreurs sont coûteuses. Prenez les mesures nécessaires pour éviter ces cinq erreurs de planification d'événements très courantes et - si vous faites une erreur - assurez-vous de ne pas faire la même erreur une deuxième fois.
Not Getting Early Assez
La procrastination est votre ennemi. C'est l'une des erreurs de planification d'événements les plus courantes que vous voulez éviter.
Si vous ne commencez pas le processus de planification de l'événement très tôt, vous risquez de rencontrer de nombreux problèmes. Dès qu'une date est choisie et que vous avez une portée générale de votre événement et le budget, mettez-vous au travail. Les hôtels et autres lieux font la réservation à l'avance, donc c'est le plus rapidement possible. Ne pas le faire limitera vos choix de lieu et vous serez, malheureusement, laissé avec n'importe quel lieu est disponible. Les conférenciers invités et les divertissements en direct prennent également les réservations bien avant la date réelle de l'événement. Une fois que la date de votre événement est sécurisée, faites votre recherche et lorsque vous décidez de l'artiste de votre choix, obtenez un contrat signé tout de suite.
S'organiser avec une liste de contrôle pour la planification d'événements est une autre tâche à laquelle il faut s'attaquer immédiatement. En dressant la liste de toutes les étapes du processus de planification de l'événement, en déterminant quand elles doivent être complétées et en élaborant un calendrier pour chacune d'entre elles, vous aurez un guide précieux pour vous aider à démarrer et à rester sur la bonne voie.
Commencer trop tard est l'une des erreurs de planification d'événements les plus courantes.
Ne pas vérifier les événements concurrents
Avez-vous déjà programmé votre événement uniquement pour apprendre - une fois le processus de planification commencé et la date de l'événement définie - qu'il y a un autre événement concurrent le même jour? Un seul événement attirera la foule alors ne prenez pas votre chance et croisez les doigts pour que les invités choisissent votre événement.
Évitez complètement la situation.
Faites votre diligence raisonnable et vérifiez s'il y a des conflits d'événements avant qu'il ne soit trop tard. Regardez les horaires pour les rassemblements de l'industrie (grands et petits), la proximité des vacances, les grands événements sportifs et les rassemblements locaux qui peuvent faire des ravages pour ceux qui conduisent à l'événement. Une fois que vous avez décidé d'une date pour votre événement, faites passer le mot à vos invités. Les notifications "Save the Date" et les listes "Upcoming Events" donnent aux personnes intéressées l'opportunité de marquer votre événement sur leur calendrier.
Confirmation des fournisseurs
Un contrat de fournisseur signé est un contrat juridiquement contraignant et vous donne quelque chose par écrit pour tenir le fournisseur responsable des services qu'il doit fournir. Cependant, il ne fait rien pour vous au moment de l'événement lorsque vous vous rendez compte que le fournisseur est une non-présentation. Ce contrat d'événement en main ne servira pas la nourriture à vos invités affamés ou livrera des tables et des chaises à une salle de bal vide.Confirmez avec chaque fournisseur non pas une fois, mais deux fois. Oui, deux fois . Confirmez la réception de votre contrat signé au moment où vous acceptez les conditions. Confirmez une fois de plus avant l'événement lui-même. Ce n'est pas la conversation que vous aurez sur les détails de la livraison de nourriture ou de la décoration; Ceci est un suivi spécifique pour s'assurer que votre événement est toujours sur leur calendrier.
Les fournisseurs d'événements réservent plusieurs événements et il est très facile pour vos documents de se perdre dans la mêlée ou mal classés par quelqu'un d'autre dans l'entreprise. Assurez-vous donc que cela ne se produise pas en les encerclant pour vous enregistrer et confirmer que votre événement et les détails concernant la date, l'heure et les services à fournir sont en fait sur leur calendrier. Et gardez ce contrat de fournisseur facilement disponible.
Ne pas avoir un «plan B»
Avoir un plan d'urgence est un must pour tout événement, mais spécifiquement pour les événements prévus à l'extérieur. Les conditions météorologiques sont imprévisibles et si un ouragan, un avis de vent violent ou une tempête de grêle peuvent menacer d'annuler votre événement, planifiez un plan de secours. Les dates de pluie, les lieux d'événements alternatifs et les horaires d'activités modifiés sont toutes des options si votre événement extérieur - ou une partie de celui-ci - doit être déplacé à l'intérieur.
En plus de se préparer aux incertitudes météorologiques, d'autres circonstances inhabituelles peuvent également être traitées à l'avance. Les pannes d'électricité peuvent être atténuées en ayant un générateur sur le site. Le stationnement à débordement peut être déplacé vers un autre emplacement préétabli. Les problèmes de disponibilité des chambres d'hôtel peuvent être résolus en réservant quelques chambres supplémentaires dans votre hôtel. Tenez compte des spécificités de votre événement et réfléchissez aux domaines qui sont les plus susceptibles de susciter des problèmes. En planifiant à l'avance et en développant des scénarios alternatifs, vous pouvez éviter l'une des erreurs de planification d'événements les plus coûteuses.
Pas assez d'aide
Quand il s'agit d'embaucher du personnel, plus c'est mieux. Cela vous coûtera plus d'argent mais cela peut sauver votre événement. Imaginez ceci: une sauvegarde de voitures qui attendent d'entrer dans un parking alors que les préposés au stationnement essaient frénétiquement de suivre. Une file d'invités frustrés attendant de commander une boisson alors qu'un serveur peine à répondre à la demande. Les employés de l'enregistrement des événements débordés par le grand nombre d'invités qui viennent d'arriver, laissant les voyageurs fatigués attendre trop longtemps pour l'enregistrement. Vous avez l'idée. Le fait d'avoir du personnel supplémentaire pour vous aider pendant les heures de pointe, fournir un service supplémentaire aux zones dans le besoin, résoudre les problèmes qui surviennent ou être une présence accueillante avec des questions peut faire de votre événement un événement superbe.
Lorsque vous embauchez du personnel, recherchez les membres du personnel expérimentés dans le type d'événement que vous planifiez. Embaucher uniquement des employés professionnels hautement recommandés. Éduquez-les sur ce qui concerne votre événement, les invités qui seront présents, vos attentes et qui est leur point de contact s'ils ont une question ou un problème. Le personnel de l'événement, même s'il est fourni par un fournisseur externe, représente votre entreprise de planification d'événements.Une rencontre négative avec le personnel de l'événement restera vivante dans la mémoire de l'invité et du client et peut même perturber les événements les mieux planifiés.
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