Erreurs courantes dans le formulaire W-2

Erreurs fréquentes lors de la rédaction du formulaire W-2

Être prévenu est un avantage. Avant d'envoyer des formulaires W-2 aux employés et de déposer ces formulaires auprès de l'Administration de la sécurité sociale (avec le formulaire de transmission W-3), consultez ces erreurs courantes pour éviter les problèmes.

Dépôt des formulaires W-2 en retard

À compter de l'année d'imposition 2016, la date limite de production des formulaires W-2 (et des formulaires 1099) a été reportée au 31 janvier. être soumis à l'administration de la sécurité sociale au plus tard le 31 janvier 2018.

Des pénalités sont prévues pour les retards de production. En savoir plus sur les nouvelles échéances pour les formulaires W-2 et 1099

Utilisation du formulaire W-2 de la mauvaise année

Utilisez le formulaire W-2 pour l'année où le revenu était imposable et non l'année où vous produisez le formulaire. Par exemple, pour les salaires des employés en 2015, utilisez le formulaire W-2 2016; Ce formulaire sera remis aux employés et déposé auprès de la Social Security Administration en 2017.

Manque les délais de dépôt. Vous devez fournir des formulaires W-2 aux employés au plus tard à la fin de janvier, et vous devez soumettre ces formulaires à l'Administration de la sécurité sociale au plus tard à la fin de février. Les délais changent chaque année en fonction du moment où la date tombe sur le calendrier. Si la date limite est un week-end ou un jour férié, la date est reportée au jour ouvrable suivant. Voici les délais exacts pour les charges sociales de fin d'année pour l'année en cours.

N'utilise pas le formulaire W-2 approuvé

Vous ne pouvez pas télécharger le formulaire W-2, le copier et l'utiliser.

Le rouge sur A est une encre spéciale. Vous devez obtenir les formulaires approuvés, auprès d'une entreprise de fournitures de bureau, l'IRS, ou d'une société de logiciels. En savoir plus sur où vous pouvez obtenir des formulaires W-2 approuvés.

Ne pas mettre fin à la retenue de la sécurité sociale

La retenue de la sécurité sociale doit être suspendue au salaire maximum imposable de la Sécurité sociale pour chaque année.

(Ce maximum change dans la plupart des années pour refléter le coût de la vie.) Bien qu'il ne s'agisse pas spécifiquement d'une erreur W-2, il est courant et vous obligera à sur-déclarer les salaires de sécurité sociale pour un employé. Vous devez ensuite remettre l'excédent à l'employé et corriger à la fois le formulaire W-2 et le formulaire 941, le rapport trimestriel sur les salaires et les taxes pour tous les trimestres qui reflètent l'excédent. Par exemple, si l'employé a atteint le maximum pour la retenue de sécurité sociale en septembre, vous devez changer le formulaire 941 pour le troisième trimestre.

Envoi des formulaires W-2 à l'IRS

Les formulaires de sécurité sociale doivent être remis aux employés avant la fin du mois de janvier et déposés auprès de l'Administration de la sécurité sociale avant la fin du mois de février. accumule toutes les informations de tous les W-2.

Défaut d'obtenir une exemption de l'IRS pour ne pas avoir recours au service électronique

Les employeurs qui déposent 250 formulaires W-2 ou plus doivent obtenir une dispense s'ils ne souhaitent pas déposer de documents électroniques.En savoir plus sur la façon d'obtenir une dispense de déposer des formulaires W-2 par voie électronique (PDF).

Rendre ces formulaires Erreurs courantes sur le formulaire W-2

Les erreurs de forme les plus courantes sur les formulaires W-2 comprennent:

• A défaut d'inclure décimale et cents sur les montants
• A défaut d'utiliser l'encre noire (faire des entrées trop clair)
• Rendre les entrées trop grandes ou trop petites. L'IRS vous suggère d'utiliser 12 pt. Police de type Courier pour l'impression de W-2.
• Mauvais formatage du nom de l'employé. Le prénom de l'employé et l'initiale du second prénom vont dans la première case, le nom de l'employé dans la deuxième case et tout suffixe (comme "Jr.") va dans la troisième case.

L'utilisation de logiciels financiers peut vous aider à éviter la plupart de ces erreurs sur les formulaires W-2, en particulier les erreurs de formulaire, et votre logiciel peut vous avertir lorsque vous atteignez le montant maximal de la sécurité sociale. Consultez cet article sur les logiciels de comptabilité de 2012 par Rosemary Peavler, Guide de Business Finance, en mettant l'accent sur les programmes qui incluent des fonctions de paie.

Comment corriger un formulaire W-2

Vous devez fournir un formulaire W-2 à chaque employé d'ici la fin de Janvier de chaque année (pour l'année civile précédente), mais vous n'avez pas besoin de soumettre ces formes à l'administration de la sécurité sociale (SSA) jusqu'à la fin de février. Ce délai permet de corriger les erreurs.

Si vous pouvez corriger l'erreur avant de la déposer auprès de SSA, il vous suffit de faire la correction et de soumettre le formulaire corrigé.

Si vous trouvez l'erreur après avoir déposé auprès de la SSA, vous devez soumettre un W-2 corrigé avec un formulaire de transmission W-3c corrigé.

Lisez plus de détails sur la façon d'apporter des corrections à un formulaire W-2, après l'avoir soumis à l'Administration de la sécurité sociale.