Guide d'assurance pour les employeurs

L'assurance maladie fournie par l'employeur est un grand avantage pour vos employés, mais qu'advient-il des avantages pour la santé de l'employé lorsqu'il quitte une entreprise? Pour les employeurs de plus grande taille, il est de leur devoir de maintenir ces avantages sous une forme ou une autre pendant un certain temps après la cessation d'emploi de l'employé. Ces avantages sont prévus par la loi COBRA.

Comment COBRA m'affecte-t-elle en tant qu'employeur?

Si vous êtes une entreprise de plus grande taille (plus de 20 employés) et que vous bénéficiez d'une assurance santé payée par l'entreprise

• , vous devez offrir une couverture COBRA aux employés licenciés.
• Vous n'avez pas à payer le coût de l'assurance maladie pour les employés licenciés, mais vous devez les garder sur votre plan de santé pendant un certain temps au même taux que les employés.
• Au moment de la résiliation, vous devez donner aux employés des informations sur COBRA afin qu'ils puissent prendre une décision.

C'est votre responsabilité en un mot. Maintenant, les détails.

Qu'est-ce que COBRA?

COBRA est l'abréviation de Consolidated Omnibus Budget Réconciliation Act, une partie de la loi ERISA (Employee Retirement Income Security Act) de 1974. Parce que les avantages pour la santé des employés sont liés à la société pour laquelle ils travaillent, la loi COBRA a été promulguée pour donner aux employés des avantages de santé en cas de résiliation.

Les lois de la COBRA sont appliquées par le département du Travail des États-Unis, par le biais de la Employee Benefits Security Administration.

Cet article fournit des réponses générales aux questions courantes des employeurs sur les lois COBRA et leurs responsabilités.

Ce n'est pas un rapport détaillé, mais seulement pour vous donner un aperçu de vos responsabilités en tant qu'employeur. Chaque situation est différente, et si vous avez des questions spécifiques, consultez votre administrateur des prestations ou contactez le ministère du Travail. Si le régime d'assurance maladie de votre entreprise passe par un administrateur de régime, il aura des informations sur cette réglementation.

Est-ce que mon entreprise doit se conformer aux règlements COBRA?

En raison du coût de la poursuite des régimes de santé pour les employés, les petits employeurs ne sont pas tenus de s'y conformer. Elle ne s'applique qu'aux entreprises à but lucratif «qui comptent au moins 20 employés pendant plus de 50% de leurs jours ouvrables typiques au cours de l'année civile précédente». Les employés à temps plein et à temps partiel sont pris en compte dans ce calcul. Les employés à temps partiel sont comptés en fonction du pourcentage de leur temps à un employé à temps plein.

Par exemple, si un employé à temps partiel travaille 20 heures par semaine et que vos employés à temps plein travaillent 40 heures par semaine, la personne à temps partiel comptera pour 50% d'une personne à temps plein. Ajouter tous les employés à temps plein et à temps partiel pour voir si votre entreprise répond au minimum pour l'exigence.

Dois-je offrir des avantages COBRA uniquement à l'employé? Qu'en est-il du conjoint et des enfants?

Vous devez inclure les employés couverts, les anciens employés, les conjoints, les ex-conjoints et les enfants à charge dans la couverture COBRA que vous fournissez. La personne qui reçoit les prestations doit être «qualifiée». Le DOL dit: «Un bénéficiaire admissible est une personne qui était couverte par un régime d'assurance collective la veille de la survenance d'un événement déterminant qui l'a fait perdre la couverture.»

Bien sûr, c'est plus compliqué que cela. Le Guide de l'employeur à … COBRA Benefits a un tableau qui explique plus sur les qualifications.

Quand dois-je offrir des avantages COBRA aux employés?

Vous devez offrir une couverture COBRA au décès d'un employé (au conjoint à charge et aux enfants à charge) ou à la résiliation ou à la «réduction des heures». (Ce terme signifie probablement que l'employé passe du statut d'employé à temps plein à celui d'employé à temps partiel et perd des avantages.)

Vous pouvez également être tenu d'offrir une couverture COBRA aux enfants à charge, si votre régime d'assurance-maladie cesse de les couvrir à un certain âge.

Mais vous n'avez pas à offrir une couverture COBRA:

• à un employé qui a été licencié pour "faute grave" (définition DOL) ou
• si l'employé devient éligible à Medicare.

Quel type d'avantage dois-je offrir par le biais de cette couverture?

La couverture COBRA que vous fournissez aux employés doit être la même que celle offerte aux employés actuels de votre régime de santé.

Si la personne choisit la couverture COBRA, elle doit être maintenue sous votre assurance collective.

Comment savoir si un de mes employés a droit à la couverture COBRA?

L'Employee Benefits Security Administration définit les trois exigences de base:

• Le plan de votre entreprise doit être couvert par COBRA,
• Un événement qualificatif doit avoir eu lieu (comme le décès d'un employé ou une cessation d'emploi) et
• La personne qui reçoit la prestation doit être qualifiée , comme décrit ci-dessus.

Que faire si l'employé ne prend pas la couverture? Dois-je payer quoi que ce soit?

Certains employés peuvent bénéficier d'une autre forme de couverture santé par l'intermédiaire d'un conjoint ou de la Loi sur les soins abordables, et ces personnes peuvent décider de ne pas souscrire à la couverture COBRA fournie par votre entreprise.

Combien de temps dois-je payer pour cette couverture COBRA?

En cas de résiliation ou de réduction des heures, vous devez maintenir et payer la couverture COBRA jusqu'à 18 mois. Dans d'autres circonstances, la couverture COBRA peut être requise jusqu'à 36 mois. C'est l'une de ces discussions compliquées, il est préférable d'avoir avec une personne de prestations admissibles.

Comment et quand dois-je informer l'employé de cette couverture COBRA?

Lorsque vous parlez à un employé des heures de fin ou de réduction, c'est le moment où vous devez présenter cette information et la possibilité de vous inscrire. Le DOL appelle cela un "événement qualificatif". La même possibilité doit être accordée aux personnes à charge d'un employé décédé. C'est une bonne idée de recueillir des informations sur la couverture COBRA et ajouter cet élément à votre liste de contrôle de résiliation.

Vous devez fournir des documents de notification spécifiques à l'employé. Un bon document à fournir est le Guide de l'employé pour les prestations de santé sous COBRA (PDF).

Qui paie pour la couverture COBRA?

L'employé doit payer la couverture, mais vous devez le rendre disponible au taux d'assurance collective de votre compagnie. Il est de moins en moins fréquent que les employés choisissent la couverture COBRA, car ils ont d'autres options, comme l'un des plans du marché d'État à travers l'Affordable Care Act (Obamacare). La personne avec la couverture doit également payer toutes les franchises et faire tous les paiements de coassurance. Toute augmentation des coûts de couverture doit être payée par la personne qui reçoit la couverture.

Que faire si un employé souhaite une couverture COBRA?

Disons que vous avez présenté l'information sur la couverture COBRA à un employé licencié. Si l'employé souhaite une couverture, vous devez fournir l'information afin que la personne puisse contacter la compagnie d'assurance de votre compagnie de santé pour vous inscrire.

L'ancien employé aura une période précise pour s'inscrire à cette couverture, appelée «période électorale». Si la personne omet de s'inscrire et de payer les primes requises au cours de cette période électorale, elle peut être retirée de la couverture.

Les employés sont-ils admissibles à la couverture COBRA pendant les congés?

Un congé autorisé n'est pas un événement admissible à la couverture COBRA; les employés ne sont pas admissibles pendant les congés de la FMLA (Family Medical Leave Act).

Dois-je faire un rapport à quelqu'un?

En tant qu'employeur, vous devez aviser l'administrateur de votre régime de soins de santé d'un événement admissible, comme la cessation d'emploi d'un employé. Vous n'êtes pas obligé d'aviser le ministère du Travail.

COBRA est-il remplacé par Obamacare?

La loi COBRA est toujours en place, mais les employés licenciés ont maintenant plus d'options pour trouver leur propre couverture santé après la résiliation. Ces options comprennent maintenant la couverture en vertu de la Loi sur les soins abordables (Obamacare).