Dépenses en espèces Journal et gestion des liquidités

Le journal des décaissements, également connu sous le nom de journal des paiements en espèces, est un formulaire comptable utilisé pour enregistrer toutes les sorties de fonds - les achats effectués en espèces ou les décaissements. Des exemples sont les comptes créditeurs, les matériaux à payer, et les dépenses d'exploitation parmi les autres achats en espèces. Des exemples d'autres décaissements sont un dépôt dans le fonds de petite caisse.

Votre comptable ou comptable enregistrera toutes ces transactions dans le journal des décaissements avant de les afficher dans le grand livre, le grand livre des comptes fournisseurs, etc.

Ceci est généralement fait sur une base mensuelle. Dans certaines entreprises, le journal des décaissements est combiné au journal des encaissements et désigné sous le nom de livre de caisse.

Le journal des décaissements est un outil important dans la gestion des liquidités - les propriétaires d'entreprise peuvent s'en servir pour savoir combien d'argent a été déboursé et où il est passé, calculer le pourcentage des stocks et payer les autres factures. Le journal des décaissements comprend les numéros de contrôle des chèques qui ont été écrits, ce qui explique pourquoi de nombreux progiciels de comptabilité se réfèrent à la revue comme registre de chèques. Ces paquets ont soit des formulaires prédéfinis pour le journal des décaissements, soit des formulaires facilement personnalisables pour répondre à vos besoins.

Configuration des décaissements Journal

Les colonnes sont configurées comme suit pour chaque transaction:

• Date
• Numéro de chèque
• Explication
• Crédit comptant
• Autre crédit
• Compte débité
• Débiteurs débiteurs
• Autre débit.

Les colonnes du type de paiement en espèces peuvent être plus spécifiques à la nature de l'entreprise. Par exemple, certaines entreprises n'ont besoin que d'une colonne pour enregistrer le montant en espèces alors que d'autres ont besoin de colonnes supplémentaires pour les comptes créditeurs, les escomptes reçus, les achats en espèces, etc. Il doit toujours y avoir une autre colonne pour enregistrer les montants les catégories principales.

Mise à jour d'autres ledgers

Régulièrement, parfois quotidiennement, les postes du journal des décaissements sont utilisés pour mettre à jour les ledgers auxiliaires - ceux destinés à enregistrer des types spécifiques de transactions comptables. Si la plupart des paiements en espèces sont versés à des fournisseurs pour des achats à crédit, le grand livre auxiliaire mis à jour est le grand livre des comptes fournisseurs.

Les comptes du grand livre sont mis à jour tous les mois en utilisant les totaux du journal des décaissements. Si l'entreprise utilise des comptes de contrôle subsidiaires pour gérer les comptes du grand livre général, les écritures font partie du système de comptabilité en partie double.

Rabais de comptabilisation

Le journal des décaissements inclura une colonne des escomptes reçus s'il y a des paiements en espèces aux fournisseurs qui peuvent bénéficier d'une réduction, peut-être pour paiement anticipé.Ainsi, le montant de la facture est enregistré, avec la remise reçue et le paiement en espèces. Seuls les escomptes reçus sont affichés dans le grand livre.

2 Preuves d'affichage

La comptabilité et la comptabilité peuvent utiliser deux procédures à la fin d'une période comptable pour prouver que les informations sur le journal des décaissements ont été correctement transférées aux grands livres auxiliaires.

1. Le total des soldes du grand livre auxiliaire (si la plupart des paiements sont aux fournisseurs, nous faisons référence aux soldes des comptes fournisseurs dans le grand livre des comptes fournisseurs) doit être égal au solde du compte de contrôle du grand livre auxiliaire dans le grand livre général.
2. Le grand livre général doit être équilibré, c'est-à-dire que le total des débits du grand livre doit être égal au total des crédits.