Déductions fiscales pour les coûts liés aux employés

Quels coûts de personnel puis-je déduire de mes taxes d'entreprise?

En plus des avantages sociaux, il existe d'autres coûts liés à vos employés que vous pouvez déduire de votre déclaration de revenus. Dans tous les cas, ces dépenses doivent être raisonnables et nécessaires pour faire des affaires. Voici quelques dépenses typiques liées aux employés que vous pourriez avoir manqué en tant que déductions d'impôt sur les entreprises:

Uniformes des employés

Votre entreprise peut déduire les coûts des uniformes pour vous-même et pour les employés, s'il s'agit de coûts raisonnables et nécessaires pour faire des affaires. Par exemple, si vous exploitez un restaurant, il est raisonnable que les employés portent un uniforme lorsqu'ils sont de service. D'autres exemples d'uniformes et de vêtements déductibles sont les casques de sécurité, les tenues de théâtre et autres équipements de sécurité.

Vous ne pouvez pas déduire les frais pour les «vêtements de ville» que vous ou vos employés portez au travail. Par exemple, les costumes et les vêtements d'affaires sont considérés comme des vêtements de ville pour hommes et femmes. La «règle d'or» est que si vous pouvez le porter n'importe où et partout, ce n'est pas nécessaire comme une dépense d'entreprise et n'est donc pas déductible.

Pour des raisons d'ordre fiscal et de propreté générale, vous devriez demander aux employés de ne pas porter d'uniforme pour travailler et de changer d'uniforme avant de quitter le travail. Les frais de nettoyage et de réparation des uniformes sont également des dépenses d'entreprise déductibles.

Outils et équipement

Les outils que les employés sont tenus d'utiliser pour le travail sont déductibles, ainsi que l'équipement requis. Par exemple, si vous avez besoin d'outils ou d'équipements spécifiques, par exemple dans un cabinet dentaire, votre entreprise peut déduire le coût de ces outils. Les employés ne devraient pas être en mesure de ramener des outils ou du matériel à la maison, pour un usage personnel.

Certains équipements pouvant être utilisés pour des raisons professionnelles et personnelles sont étiquetés comme des biens répertoriés par l'IRS. Les ordinateurs portables et les voitures de société entrent dans cette catégorie. Ce type particulier de propriété peut être utilisé pour des raisons professionnelles ou personnelles, de sorte que son utilisation pour les entreprises doit être soigneusement documentée, et votre entreprise doit être en mesure de montrer que la propriété est utilisée plus de 50% du temps à des fins commerciales.

Abonnements aux publications professionnelles, commerciales et professionnelles

Les entreprises ont besoin d'employés bien informés, au fait des dernières tendances et de la technologie dans leur domaine. Le coût des revues professionnelles, des publications spécialisées, des magazines et des livres d'affaires se situe dans les limites des dépenses d'entreprise «raisonnables et nécessaires», mais veillez à n'inclure que les publications commerciales ou professionnelles.

Tenir des registres pour les retenues sur les dépenses des employés

La responsabilité fiscale la plus importante des propriétaires d'entreprise, en plus de payer des impôts, est de garder de bons dossiers.Vous devriez créer un manuel de politique et de procédure qui précise ce que votre entreprise fournit aux employés et des restrictions telles que l'utilisation d'équipement ou d'uniformes fournis par l'entreprise (comme ne porter que des uniformes de travail au travail).

En outre, bien sûr, vous devrez conserver les reçus pour les coûts de ces dépenses de personnel.

Puis-je exiger que les employés paient ces coûts?

Certaines entreprises exigent que les employés paient le coût de telles dépenses telles que les bris, les pénuries, les uniformes et certains outils. Le ministère américain du Travail dit que les employeurs peuvent exiger des employés de payer ces coûts, les coûts ne peuvent pas réduire le salaire de l'employé en dessous du niveau actuel du salaire minimum, ni le coût réduit dans la compensation des heures supplémentaires.

Avant de décider d'exiger des employés qu'ils paient ces frais, vérifiez auprès de votre département du travail; ils peuvent imposer des restrictions différentes (plus élevées) pour obliger les employés à payer ces coûts.

Où présenter ces dépenses?

• Pour les entreprises individuelles et les sociétés unipersonnelles, indiquez ces dépenses dans la section «Dépenses» de l'annexe C.
• Pour les sociétés de personnes et les sociétés à personnes multiples, indiquez ces dépenses dans Section «Déductions» du formulaire 1065.
• Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section «Déductions» du formulaire 1120 ou 1120-s pour les sociétés S.

Avertissement
Cet article présente des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Consultez votre préparateur d'impôt avant d'essayer de déduire les dépenses d'entreprise.