Comment enregistrer une entreprise en Ontario

L'Ontario est un bon endroit pour lancer une entreprise. D'une part, l'Ontario est le marché le plus riche du Canada avec une population de 12,5 millions d'habitants et le revenu personnel le plus élevé du pays. D'autre part, la province facilite la recherche et l'accès aux informations dont vous avez besoin pour l'enregistrement des entreprises.

La première partie de cet article vous guidera à travers les étapes de l'enregistrement d'une entreprise à propriétaire unique, d'une société de personnes ou d'un partenariat à responsabilité limitée en Ontario.

(À l'heure actuelle, seuls les comptables agréés et les cabinets d'avocats peuvent former une société à responsabilité limitée.) La dernière partie de cet article porte sur le processus d'inscription des sociétés en Ontario.

Étape 1. Choisissez un nom pour votre entreprise.

Vous pouvez exploiter une entreprise individuelle en utilisant votre propre nom, sans aucun ajout. Si vous choisissez de le faire, vous n'avez pas besoin d'enregistrer le nom de votre entreprise. Toutefois, si vous l'appelez autre chose, le nom de votre entreprise doit être enregistré auprès de la Direction des compagnies du ministère des Services aux consommateurs et aux entreprises. Donc, si je crée mon entreprise en tant qu'entreprise individuelle et que je fais affaire sous le nom de «Susan Ward», je n'ai pas besoin de l'enregistrer. Si je veux utiliser le nom "Susan Ward & Sons" ou "Ward's Word Emporium", alors je dois passer par la procédure d'enregistrement des entreprises.

En vertu de la Loi sur les noms commerciaux de l'Ontario, des amendes allant jusqu'à 2 000 $ peuvent être imposées à des particuliers et jusqu'à 25 000 $ à des sociétés pour défaut d'enregistrement ou d'enregistrement de renseignements faux ou trompeurs.

Donc, même si l'enregistrement du nom de votre entreprise ne donne pas une utilisation exclusive du nom, vous pouvez voir que cela vaut la peine de l'enregistrer. En plus d'être sûr que vous choisissez un nom d'entreprise pour votre entreprise individuelle qui sonne bien et qui attire la horde proverbiale de clients ou de clients, vous devez également choisir un nom d'entreprise qui est acceptable à la Direction des entreprises.

Certains mots ou expressions sont interdits.

Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser des mots qui impliquent une incorporation, tels que Limited ou Inc., ou des mots qui impliquent que l'entreprise est associée à une branche du gouvernement. L'enregistrement de votre nom d'entreprise en Ontario fournit tous les détails sur les mots ou les expressions qui ne peuvent pas faire partie du nom de votre entreprise individuelle.

Étape 2. Effectuez une recherche ou recherchez le nom de votre entreprise (et / ou des noms similaires) pour voir si une autre entreprise utilise le nom que vous avez choisi.

L'enregistrement du nom commercial n'est pas une garantie d'exclusivité. (La protection du nom commercial est fournie par une marque, et non par l'enregistrement du nom.) La Loi sur les noms commerciaux n'interdit pas l'enregistrement de noms identiques, vous pouvez donc enregistrer un nom commercial déjà utilisé par une autre société.Si vous le faites, ou si vous enregistrez un nom qui est similaire au point de prêter à confusion, une action en justice pourrait en résulter, c'est donc une bonne idée d'effectuer une recherche de nom pour voir si quelqu'un d'autre utilise le nom commercial souhaité. Il existe plusieurs options de recherche différentes que vous souhaitez poursuivre. Chaque recherche de nom vous coûtera entre 8 $ et 12 $, selon le lieu et la façon dont vous effectuez la recherche.

La recherche dans le registre public des noms commerciaux à la Direction des compagnies (située au 375, avenue University, à Toronto) vous dira si quelqu'un utilise déjà le nom commercial que vous avez choisi et où se trouve cette entreprise, même s'il ne pas afficher les variantes de noms d'entreprises ou de sociétés.

Vous pouvez également parcourir l'Index corporatif électronique pendant que vous êtes à la Direction des compagnies, ou demander une recherche d'entreprise.

Vous pouvez également obtenir un rapport NUANS. NUANS (Nouvelle recherche de nom automatisée améliorée) est un registre national des noms de sociétés et de sociétés. Une recherche NUANS affichera les sociétés, les noms commerciaux et les marques qui sont similaires au nom que vous avez recherché. Pour effectuer une recherche dans NUANS, vous devez communiquer avec un fournisseur de services privé (indiqué dans les pages jaunes sous la rubrique «Chercheurs de documents»), car la Direction des compagnies ne les fournit pas.

Maintenant que vous avez sélectionné le nom de votre entreprise et effectué une recherche de nom (si nécessaire), vous êtes prêt à suivre la procédure d'enregistrement d'entreprise pour enregistrer votre entreprise individuelle ou votre partenariat. Poursuivre avec les étapes d'enregistrement d'entreprise, puis:

Étape 3. Enregistrez le nom de votre entreprise.

Vous aurez besoin du nom et de l'adresse de l'entreprise, d'une description de l'activité commerciale qui sera effectuée, de votre nom et de votre adresse personnelle. (Vous devez avoir une adresse où les documents légaux peuvent être servis, une case postale n'est pas acceptable.) Si vous enregistrez le nom d'un partenariat avec dix partenaires ou moins, vous devez inclure les noms et adresses de tous les partenaires .

En Ontario, il est facile d'enregistrer le nom de votre entreprise, car vous avez tellement d'options d'accès différentes. Par exemple, vous pouvez enregistrer le nom de votre entreprise par l'entremise du bureau public de la Direction des compagnies en personne ou par la poste. (Les formulaires sont disponibles auprès de la succursale ou dans les bureaux d'enregistrement immobilier de la province.) Les frais d'enregistrement d'une raison sociale par la poste ou en personne à la Direction des compagnies sont de 80 $. Si vous vous inscrivez en personne, vous recevrez votre Master Business License (preuve d'enregistrement de nom commercial) immédiatement; Si vous vous inscrivez par courrier, vous le recevrez dans 6 à 8 semaines.

Vous pouvez également enregistrer le nom de votre entreprise auprès de l'un des fournisseurs de services sous contrat avec le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs. Pour obtenir des renseignements sur les fournisseurs de services, visitez le site Web de ServiceOntario.

Ou faites l'enregistrement de votre entreprise en ligne par ServiceOntario.

Que vous enregistriez le nom de votre entreprise sur un poste de travail de ServiceOntario ou sur le site Web, les frais sont les mêmes; 60 $ Si vous inscrivez le nom de votre entreprise à la Direction des compagnies et des sûretés mobilières en personne ou par la poste, les frais d'inscription sont de 80 $.

Il y a aussi une différence dans le temps nécessaire pour terminer la procédure et obtenir votre Master Business License. Si vous vous inscrivez à ServiceOntario, vous pourriez recevoir votre licence d'entreprise principale par courriel dans les deux jours suivants; Si vous remplissez votre formulaire d'inscription à la succursale ou à un poste de travail spécialisé, vous obtiendrez votre permis d'entreprise principal sur place. D'un autre côté, si vous postez votre inscription commerciale, vous recevrez votre Master Business License par la poste dans six à huit semaines.

Un autre avantage de l'enregistrement de votre entreprise sur le site Web de ServiceOntario (ou de ses postes d'auto-assistance dans toute la province) est que vous pouvez également remplir d'autres formulaires commerciaux par voie électronique, comme les ventes au détail. Permis de vendeur fiscal, impôt-santé des employeurs et Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail.

Vous pouvez également enregistrer le nom de votre entreprise par l'entremise du service Enregistrement des entreprises en ligne (AFR) de l'Agence du revenu du Canada. L'avantage est que vous pouvez également vous inscrire à d'autres comptes de l'ARC dont vous pourriez avoir besoin, comme l'inscription à la TPS / TVH ou les retenues sur la paie.

Étape 4. Inscrivez-vous pour toute autre licence, inscription ou certification dont vous avez besoin pour exploiter légalement votre entreprise.

Vous pouvez également avoir besoin d'une licence professionnelle, selon le type d'entreprise que vous utilisez. Et vous devez gérer votre entreprise conformément aux lois provinciales et fédérales, ce qui signifie que vous devrez peut-être vous inscrire à l'assurance contre les accidents du travail ou percevoir la TPS / TVH. Mes étapes pour démarrer une entreprise est un bon point de départ pour déterminer quels règlements s'appliqueront à vous. Ensuite, laissez le service PerLE du gouvernement vous montrer exactement les licences et les permis dont vous avez besoin.

Étape 5. Mettez à niveau / renouvelez l'enregistrement de votre nom commercial, au besoin.

Un enregistrement de nom commercial doit être renouvelé tous les cinq ans. La Direction des compagnies n'envoie pas d'avis de rappel; le réenregistrement est votre responsabilité. Si le nom de votre entreprise ou la propriété de votre entreprise change à tout moment, vous devez réenregistrer le nom de votre entreprise (et payer à nouveau les frais d'inscription).

Inscription d'une société en Ontario

L'enregistrement d'une société en Ontario est également très facile. (N'oubliez pas que l'incorporation provinciale crée une société qui est une entité légale en Ontario seulement et que le nom de votre société est protégé en Ontario seulement, contrairement à la constitution fédérale, qui crée une entité juridique partout au Canada avec le droit d'opérer n'importe où au Canada. qui est protégé à l'échelle nationale.) Voici les étapes de l'incorporation en Ontario:

1. Choisissez un nom pour votre société.

Comme dans le cas d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes, certaines restrictions s'appliquent aux noms que vous pouvez utiliser. Vous ne pouvez, par exemple, utiliser des termes qui impliquent que l'entreprise est liée à la Couronne, au gouvernement du Canada, à une province ou à un territoire, à une municipalité ou à un organisme de la Couronne, du gouvernement ou de la municipalité sans le consentement écrit de l'autorité compétente.

2. Mener une recherche de nom (sauf si vous allez exploiter une entreprise à numéro).

Cette recherche, effectuée par un chercheur de documents, confirme que personne d'autre n'a une entreprise ou une marque déposée portant le même nom ou similaire au nom que vous avez choisi pour votre société. Vous devez fournir un rapport NUANS (Nouvelle recherche automatique de nom améliorée) avec votre demande d'incorporation.

3. Remplissez les statuts constitutifs (Formulaire 1 en vertu de la Loi sur les sociétés par actions) .

Si vous souhaitez classer à l'ancienne, en utilisant des formulaires papier, vous pouvez acheter des formulaires de constitution d'entreprise auprès d'avocats, de papeteries légales ou de sociétés de recherche de noms. Si vous choisissez de suivre le processus de constitution par voie électronique, vous pouvez utiliser Cyberbahn Inc. ou OnCorp Direct Inc. pour remplir les statuts en ligne.

4. Créer une lettre de motivation

Cette lettre d'accompagnement identifie le nom, l'adresse de retour et le numéro de téléphone d'un contact pour la société. Si vous vous enregistrez par voie électronique via Cyberbahn ou OnCorp, vous remplirez également la lettre d'accompagnement en ligne.

5. Déposer votre demande d'incorporation.

Votre demande doit inclure les statuts constitutifs remplis, la lettre d'accompagnement et une recherche de nom NUANS en cours indiquant le nom recherché, le numéro de référence de réservation NUANS et la date NUANS, ainsi que les frais appropriés.

Si vous déposez vos documents en personne ou par la poste à la Direction des compagnies ou à un bureau d'enregistrement immobilier, les frais d'inscription sont de 360 ​​$. Si vous déposez par voie électronique, vous devrez payer les frais statutaires de 300 $, plus les frais facturés par le fournisseur de services principal.

Besoin de plus d'informations? La constitution d'entreprises en Ontario est assurée par la Direction des compagnies et des sûretés mobilières du ministère des Services gouvernementaux. Vous pouvez communiquer avec le ministère à Toronto au (416) 314-9151 ou sans frais au 1-800-565-1921. Leur adresse postale est:
Direction des compagnies et des sûretés mobilières
Ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs
393 University Ave. , Bureau 200
Toronto (Ontario) M5G 2M2

Si vous vous demandez si vous devriez ou non intégrer votre petite entreprise, vous pourriez lire mon article Devriez-vous constituer votre petite entreprise? qui décrit les avantages et les inconvénients de l'incorporation. Et si vous cherchez plus d'informations sur les différents aspects du processus d'incorporation ou si vous vous demandez si la constitution en société est la meilleure pour votre entreprise, visitez ma bibliothèque d'information sur l'incorporation, où vous trouverez d'autres articles sur et en cours d'exécution, ce qui explique ce qu'il faut faire une fois que vous obtenez votre certificat de constitution.