Types de systèmes d'information comptable

Les systèmes d'information comptable collectent et traitent les données de transaction et communiquent les informations financières aux parties intéressées. Il existe plusieurs types de systèmes d'information comptable et, par conséquent, ils varient grandement. Un certain nombre de facteurs influencent ces systèmes tels que le type d'entreprise, la taille de l'entreprise, le volume de données, le type de besoins de gestion des données et d'autres facteurs.

Systèmes de traitement électronique de l'information (EDP)

La plupart des entreprises, à l'exception des plus petites, utilisent des systèmes informatisés, également appelés systèmes de traitement électronique de l'information (EDP).

Ces systèmes traitent chaque étape du processus comptable depuis l'enregistrement de la transaction financière jusqu'à la préparation des états financiers. Les entreprises améliorent constamment leur technologie de systèmes afin de rester compétitives et de rester en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley de 2002. Même les plus petites entreprises peuvent choisir d'utiliser des systèmes comme Quickbooks.

Principes de base des transactions commerciales et des processus métier

Pour comprendre le fonctionnement de ces systèmes d'information comptable, vous devez comprendre les termes comptables de base "transactions commerciales" et "processus métier". Plus important encore, vous devez comprendre comment les transactions et les processus commerciaux se combinent pour générer des rapports financiers. En ce qui concerne les systèmes d'information comptable, les transactions commerciales peuvent être divisées en plusieurs types de processus métier:

1. Processus, systèmes et contrôles relatifs aux revenus et aux retours

Les transactions commerciales qui relèvent de ces processus opérationnels sont des volumes importants de ventes quotidiennes, de retours et de transactions d'encaissement.

2. Processus, systèmes et contrôles des dépenses et des retours

Les transactions commerciales qui relèvent de ces processus opérationnels sont des volumes importants de dépenses, de retours et de transactions de décaissement. Les transactions de paie et d'achat d'immobilisations figurent également dans cette catégorie.

3. Processus de conversion, systèmes et contrôles

Les transactions commerciales de cette catégorie sont des transactions de matières premières et de travaux en cours.

4. Processus administratifs, systèmes et contrôles

Les transactions administratives sont des opérations d'investissement, d'emprunt et de capital.

Toutes ces transactions commerciales aboutissent à la configuration des comptes T dans les processus, systèmes et contrôles du grand livre général. À partir du grand livre général, des états financiers internes et externes sont développés. Les rapports financiers internes peuvent être un échéancier vieillissant pour les comptes clients ou un état des ventes. Les rapports financiers externes seraient le compte de résultat, le bilan et l'état des flux de trésorerie.

Types de systèmes d'information comptable

Il existe plusieurs types ou catégories de systèmes d'information comptable. Ce qu'une entreprise utilise dépend du type d'entreprise, de la taille de l'entreprise, des besoins de l'entreprise et de la sophistication de l'entreprise:

Systèmes manuels

Les systèmes manuels d'information comptable sont principalement utilisés par les très petites entreprises et les entreprises à domicile. Si un système est entièrement manuel, il nécessitera les documents suivants: documents sources, grand livre général, journal général, et journaux spéciaux ou revues secondaires dont vous pourriez avoir besoin.

Systèmes hérités

Les anciens systèmes sont souvent utilisés dans des entreprises existantes et ont été utilisés avant que les technologies de l'information ne deviennent aussi sophistiquées qu'aujourd'hui. Même si les systèmes hérités peuvent sembler démodés, ils présentent certains avantages certains pour l'entreprise. Ils contiennent des données historiques précieuses sur l'entreprise. Le personnel de l'entreprise a tendance à savoir comment utiliser le système et le comprendre. Un système hérité a généralement été adapté aux besoins spécifiques d'une entreprise individuelle. Vous ne trouverez pas ce type de personnalisation dans les progiciels génériques de comptabilité.

Malheureusement, les anciens systèmes présentent également des inconvénients importants. Souvent, ils n'ont pas de documentation. Il est généralement difficile de trouver des pièces de rechange car le matériel et les logiciels peuvent devenir obsolètes. Même le langage informatique utilisé par les anciens systèmes est généralement une langue plus ancienne.

La plupart des systèmes existants ont été construits à partir de zéro.

Remplacement des systèmes hérités

Vous pouvez remplacer complètement votre ancien système par un nouveau système mis à jour. C'est une solution assez coûteuse. Vous pouvez également mettre à jour votre système existant. Vous pouvez utiliser une procédure appelée capture d'écran, technique qui prend les données affichées sur l'écran de l'ordinateur et les traduit afin qu'une nouvelle application puisse les lire. Vous pouvez également configurer un système d'intégration d'applications d'entreprise. Ce type de système met en réseau les différentes applications de votre système existant, telles que l'inventaire, la paie et autres.

Si vous êtes une PME, à moins que vous ne soyez la plus petite variété basée sur la taille, vous voudrez que votre système d'information comptable soit à jour afin de vous maintenir compétitif au sein de votre industrie. Il y a beaucoup d'options à choisir.