Business Etiquette email

Selon un rapport récent d'un cabinet d'études de marché, le courrier électronique reste la forme de communication privilégiée dans le monde des affaires. En 2013, les comptes de messagerie professionnels ont totalisé 929 millions de boîtes aux lettres. Ce chiffre devrait augmenter à un taux de croissance annuel moyen d'environ 5% au cours des quatre prochaines années et atteindre plus de 1,1 milliard d'ici la fin de 2017. Le rapport indique en outre que le nombre total de comptes de courrier électronique dans le monde devrait passer de près de 3,9 milliards de comptes en 2013 à plus de 4,9 milliards de comptes d'ici la fin de 2017.

Cela représente un taux de croissance annuel moyen d'environ 6% au cours des quatre prochaines années.

L'essentiel est que le courrier électronique est devenu l'option préférée pour toutes les communications d'entreprise et cette tendance continue de croître. Les nouvelles technologies telles que les services de messagerie d'entreprise basés sur le cloud, notamment Google Apps et Microsoft Office 365, devraient augmenter rapidement au cours des quatre prochaines années.

Les e-mails peuvent être envoyés à partir de smartphones, de tablettes et d'autres appareils mobiles. Bien que ce soit une grande commodité, il a tendance à devenir laxiste avec la formalité du contenu de la communication. Les appareils mobiles ont transformé la façon dont nous communiquons en affaires car ils nous permettent de communiquer instantanément avec nos clients, partenaires et employés. Cependant, étant donné que le contenu de l'e-mail professionnel n'a aucune inflexion, il est facile pour le destinataire de l'e-mail d'interpréter de manière erronée l'intention des mots. Pour éviter ce résultat malheureux, les courriels professionnels doivent être aussi formels et précis que les lettres commerciales.

Rappelons qu'il y a plusieurs décennies, la seule façon de communiquer par écrit avec un client; le vendeur ou l'employé utilisait une lettre officielle. La lettre ouvragée exigeait tout le décorum et la propriété d'une communication écrite. S'il n'est pas posté dans une enveloppe avec les frais de port payés, il a peut-être été envoyé par fax.

Que la lettre ait été envoyée par la poste ou par télécopieur, elle représentait une communication juridiquement contraignante qui avait été «mise par écrit».

C'est également le cas de tous les emails envoyés: c'est une communication juridiquement contraignante car elle est écrite. Il ne peut y avoir de ouï-dire lorsqu'une entreprise communique par écrit. À cette fin, la communication par courriel doit toujours respecter les mêmes lignes directrices et les mêmes principes d'écriture d'une lettre professionnelle. Période.

La rédaction d'un e-mail professionnel est très différente de l'écriture d'un texte ou d'un message instantané (MI). Ces formes de communication sont conçues pour la plaisanterie rapide et informelle entre amis. Par conséquent, le langage des textes et des messages instantanés qui inclut ses propres expressions telles que LOL, ROFL, et beaucoup d'autres sont acceptables pour une conversation avec un ami mais n'ont aucune place dans un email d'affaires professionnel.

De même pour les emojis.Les emojis sont aussi un nouveau langage qui s'est développé et évolué avec la prolifération des communications de dispositifs mobiles. La même règle à propos de s'abstenir d'utiliser le langage et les abréviations de texte doit s'appliquer à l'utilisation d'emojis - cette nouvelle langue n'a pas sa place dans un e-mail professionnel. Alors qu'il peut être tentant de saupoudrer dans certains visages souriants pour accentuer le point dans un e-mail d'affaires, encore une fois, parce que les e-mails sont soumis à l'interprétation par le destinataire, résister à la tentation d'habiller le courriel avec ce jargon informel.

Chaque fois que vous envoyez un e-mail professionnel, imaginez que vous êtes assis devant une machine à écrire, avec une lettre de stock épaisse ou une feuille de papier de format légal et que vous êtes sur le point d'écrire une lettre officielle signée vous au bas de la dernière page et posté ou envoyé par fax.