7 Conseils pour une délégation efficace

De nombreux propriétaires de petites entreprises deviennent des «jacks-of-all-trades» et font un peu de tout quand il s'agit de gérer leur entreprise. Cette polyvalence peut être un atout considérable lors du démarrage d'une entreprise.

Au fur et à mesure que le temps passe, le propriétaire d'une petite entreprise qui continue de tout faire lui-même atteindra ce que j'appelle le point d'arrêt du succès. Jusqu'à ce qu'une équipe soit créée et que certaines des tâches quotidiennes et des responsabilités de gestion d'entreprise soient déléguées, l'entreprise ne peut pas croître et le propriétaire de l'entreprise sera probablement surexposé et très frustré.

Il y a beaucoup de décisions et de processus à prendre en compte au moment de constituer une équipe et un délégué, et il y a des étapes à franchir tôt dans le processus pour le rendre plus efficace. Voici les sept meilleurs conseils pour une délégation efficace pour vous mettre sur la bonne voie.

1. Analysez vos besoins en premier

Savoir ce qu'il faut déléguer et dont vous avez besoin dans votre équipe pour le faire efficacement, nécessite une image claire de tout ce que vous avez dans votre assiette. Le meilleur moyen de savoir où va votre temps, surtout s'il ne le devrait pas, est de suivre votre temps - tout votre temps, pour le travail facturable et non facturable.

Si vous gardez une trace de tout ce que vous faites pendant votre journée de travail, je parie que vous seriez surpris de voir où va votre temps et ce qui se qualifie comme votre plus grand temps draine. Cela seul peut être un outil puissant pour identifier les tâches potentielles à déléguer, et même les tâches à éliminer de votre entreprise.

2. Explorez vos options

La délégation peut prendre différentes formes et chaque option dépend de votre entreprise et de vos besoins. Le système de délégation le plus efficace est celui que vous pouvez faire confiance et qui va grandir et changer à mesure que vos besoins grandissent et changent.

Deux des options de délégation les plus courantes comprennent l'embauche d'un employé et l'externalisation auprès d'un entrepreneur indépendant, tel qu'un assistant virtuel.

Il y a de nombreuses facettes à considérer lorsqu'on décide entre un employé et un entrepreneur indépendant.

3. Tout documenter

Avant même de commencer à déléguer, vous devez commencer à suivre toutes les informations, connaissances et processus qui font fonctionner votre entreprise comme une machine bien huilée. Cela peut être un défi parce que vous ne pensez probablement pas à ces données souvent; vous faites juste ce qu'il faut faire. Mais disposer d'une documentation complète et claire est essentiel pour pouvoir déléguer efficacement.

En général, tous vos processus et systèmes doivent inclure un résumé écrit clair afin que tout futur membre de votre équipe puisse intervenir et reprendre là où vous vous étiez arrêté. Ces documents de processus et toute autre information nécessaire doivent être situés dans un emplacement central accessible à tous.

4. Élaborer un plan d'attribution prioritaire

Une fois vos processus documentés et votre système de partage partagé, vous devez réfléchir aux priorités de votre délégation et à la façon dont vous allez affecter, suivre et gérer le travail délégué.

Concentrez-vous d'abord sur vos plus grandes priorités. Vous pouvez identifier une liste d'éléments potentiels de délégation hautement prioritaires en répondant à ces deux questions simples:

1. Cela doit-il être terminé maintenant?
2. Dois-je faire cette tâche moi-même ou quelqu'un d'autre?

5. Utiliser la technologie

La technologie facilite la délégation et aide les équipes à surmonter de nombreux défis différents. Et toutes les équipes peuvent bénéficier de l'utilisation de la technologie, que ce soit pour le partage de fichiers, la planification ou même des opportunités de formation en ligne.

Si vous construisez une équipe virtuelle avec des membres dans différents endroits géographiques, la technologie peut donner l'impression que tous les membres de votre équipe sont assis dans la même pièce. Explorez la technologie dont vous disposez avant de déléguer afin de créer un système facilitant le partage d'informations et la collaboration.

6. Communiquez bien et souvent

Une bonne communication est vitale pour tout type d'équipe. Sans cela, il n'y a pas d'équipe. Quand il s'agit d'une délégation efficace, non seulement la communication doit être claire, concise et cohérente, mais vous devez également vous assurer que chaque membre de l'équipe a accès à la même information.

L'une des façons d'y parvenir consiste à planifier des réunions en face-à-face ou des téléconférences axées sur l'équipe, si les membres de votre équipe se trouvent dans des endroits différents. Ces sessions devraient être axées sur la collaboration, le partage d'informations et le renforcement des équipes. Il est également important que vous restiez accessible entre les réunions d'équipe pour répondre aux questions, fournir des conseils et aider à résoudre les problèmes si nécessaire.

7. Cultiver la confiance

La confiance est l'un des facteurs les plus importants lorsqu'il s'agit de délégation, et cela va dans les deux sens. Vous devez avoir confiance que les membres de votre équipe termineront le travail dont ils ont la responsabilité, et les membres de votre équipe doivent avoir confiance que vous leur fournissez toutes les informations dont ils ont besoin pour effectuer le travail et que vous serez disponible pour les sauvegarder nécessaire.

Vous pouvez créer une équipe basée sur la confiance en:

• Etre respectueux les uns envers les autres
• Écouter et entendre ce que les autres disent
• Mettre l'accent sur une communication cohérente
• Dire ce que vous allez faire vous dites
• Être honnête

Une délégation efficace peut être la solution pour le propriétaire de petite entreprise qui a du mal à trouver le temps de faire croître son entreprise. Et lorsque vous prenez des mesures pour vous mettre en place pour un processus de délégation efficace, vous vous donnez non seulement le temps de vous concentrer sur vos activités commerciales les plus vitales, mais vous soulagez également la pression de toujours tout faire vous-même.