7 éLéments de votre proposition d'activité de planification d'événement

Les planificateurs d'événements professionnels portent de nombreux chapeaux et assument diverses responsabilités, selon les circonstances individuelles d'un événement. Cette profession nécessite un ensemble de compétences uniques - vous devrez peut-être être un assistant multitâche d'une minute et le prochain sera un expert en résolution de problèmes qui peut résoudre une situation avec facilité et efficacité.

De plus, les planificateurs d'événements ont besoin de certaines compétences en affaires pour gérer efficacement une entreprise de planification d'événements.

L'un d'entre eux est de savoir comment préparer une proposition d'entreprise de planification d'événements, une étape importante dans la commercialisation de vos services et la sécurisation des affaires d'un client.

Pourquoi ai-je besoin d'une proposition d'activité de planification d'événements?

Voici un scénario familier pour un planificateur d'événements: vous avez une réunion d'affaires avec un client potentiel pour discuter d'un événement à venir.

Ça s'est bien passé. Vous avez détaillé votre expérience, les services de planification d'événements que vous fournissez et expliqué comment vous correspondez bien à ce que le client recherche. Tu as serré la main, je les ai remerciés pour leur temps et puis … quoi? Votre prochaine étape consiste à faire un suivi et à envoyer au client une proposition détaillée de planification d'événements.

Qu'est-ce qu'une proposition d'entreprise de planification d'événements?

Une proposition d'activité de planification d'événement est un document complet qui décrit les services que vous fournirez pour un événement. C'est la brochure de votre entreprise, votre campagne de marketing, et votre argumentaire de vente tout en un.

Cette proposition d'entreprise d'événement devrait vous présenter en tant que professionnel expérimenté et qualifié qui est uniquement qualifié pour exécuter cet événement. Il devrait vous distinguer des autres planificateurs d'événements et vous établir en tant que personne à qui le client peut faire confiance.

Une proposition d'entreprise de planification d'événement doit être bien rédigée, contenir des détails concernant les services inclus dans la proposition (et ceux qui ne le sont pas), et illustrer la façon dont vous réaliserez l'événement, en fournissant les détails afin que le client puisse facilement imaginer ce que vous proposez.

Donnez-lui le contact personnel

Bien sûr, il est plus facile de télécharger un modèle pour "proposition d'affaires" et il vous suffit d'entrer les informations manquantes et de les envoyer avec votre carte de visite. Mais est-ce vraiment la façon dont vous voulez représenter votre entreprise ou vos services?

Si vous ne prenez pas le temps de préparer une proposition d'entreprise réfléchie et réfléchie pour un éventuel client, que pensez-vous de l'effort que vous déploierez pour un client qui vous a déjà fait un dépôt?

Votre relation d'affaires commence avec la première communication que vous avez avec un client et les premières impressions comptent. Alors, prenez votre temps et faites-le bien.Créez une proposition d'entreprise de planification d'événements professionnelle et personnalisée pour l'événement de votre client - un reflet des services de planification d'événements professionnels, attentionnés et uniques que vous fournissez.

7 choses à inclure dans une proposition commerciale de planification d'événements

1. Présentation de l'entreprise

Présentez brièvement votre activité de planification d'événements. Discutez de vos antécédents, de vos certifications professionnelles et de la durée de vos études, de votre expérience pertinente et de votre créneau particulier si vous en avez un.

2. Description de l'événement

Indiquez la portée globale de l'événement, y compris les détails qui ont été discutés lors de la réunion initiale du client, tels que le but de l'événement, les dates possibles, les lieux à prendre en compte, le nombre d'invités, etc. . Services de planification d'événements à fournir

Soyez très précis dans cette section, en énumérant tous les services que vous fournirez pour cet événement. La liste des éléments avec des puces ou des sous-titres est très efficace, car c'est un moyen facile pour le client de voir la gamme de services inclus. Dressez la liste des fournisseurs que vous utiliserez et des services facultatifs moyennant des frais supplémentaires. Il est important d'être très détaillé dans cette section afin que le client comprenne clairement ce qui est inclus et ce qui est additionnel.

4. Exemples de votre travail

Si vous avez planifié un événement semblable à celui que vous proposez à ce client, alors vous avez l'occasion de montrer ces compétences. Inclure des photos, des croquis, des coupures de presse, ou tout autre visuel qui aidera à peindre une image dans l'esprit du client de ce que vous pouvez faire. C'est un excellent moyen de commercialiser votre entreprise de planification d'événements.

5. Coûts proposés

Exprimer soigneusement tous les coûts associés à la planification et à l'exécution de cet événement.

Le formatage de cette section sous la forme d'une série d'étapes guidera votre client à travers toutes les phases de l'événement, en l'aidant à visualiser chaque aspect au fur et à mesure qu'il se déroule.

Soyez précis dans une catégorie générale de coûts. Par exemple, si vous avez un élément de ligne pour la restauration, ventiler les coûts individuels pour les aliments en indiquant le montant par personne, le nombre de serveurs requis et le taux horaire, les frais de location de table, linge de maison et ainsi de suite.

Au lieu de préparer une proposition avec un grand prix en bas, rédigez une proposition détaillée afin que votre client puisse comprendre les coûts individuels.

Ceci est utile pour deux raisons:

il contrecarre l'inévitable "choc de l'autocollant" quand tous les articles sont comptés et qu'il y a un gros prix en bas; et

1. cela donne à votre client la possibilité de décider si le coût de l'heure de l'apéro supplémentaire en vaut la peine.
2. 6. Prochaines étapes

Au bas de la proposition commerciale de votre événement, incluez tous les détails concernant le calendrier ou les prochaines étapes.

Si l'événement a une date ferme, assurez-vous d'indiquer qu'un contrat signé doit être reçu avant une certaine date afin que vous puissiez planifier et exécuter l'événement.

Spécifiez le dépôt requis et la date à laquelle il doit être reçu.

7. Coordonnées

Assurez-vous d'inclure les coordonnées de votre entreprise au bas de la proposition commerciale de l'événement.Inscrivez votre site Web, votre adresse de courriel, vos numéros de téléphone, vos numéros de télécopieur et votre adresse postale. Joindre une carte de visite à votre proposition ainsi pour faciliter la référence.

Gardez les lignes de communication ouvertes

Après avoir envoyé au client votre proposition d'activité de planification d'événements, contactez-le pour lui faire savoir que la proposition est en cours. Dites-leur que vous suivrez dans quelques jours pour voir s'ils ont des questions. Gardez les lignes de communication ouvertes. Soyez réactif et fournissez une attention personnelle. C'est un indicateur de la façon dont vous faites des affaires et fermez l'affaire.