Vidéo: Comment écrire des emails efficaces au boulot ? 2025
De nombreux propriétaires de petites entreprises utilisent le courrier électronique comme mode de communication principal. Ce n'est pas surprenant. Le courrier électronique est rapide, facile et fournit une trace écrite. Mais cela ne signifie pas que vos messages électroniques, surtout en matière de communication d'entreprise, devraient être assouplis. En fait, une mauvaise communication par e-mail peut vous coûter des clients tout en blessant votre marque et votre réputation.
L'envoi d'e-mails professionnels professionnels se résume à créer des habitudes axées sur une communication claire, succincte et appropriée.
1. Utiliser une adresse e-mail professionnelle
Lorsque vous êtes propriétaire d'une entreprise et que vous exploitez une entreprise au nom de votre entreprise, assurez-vous d'utiliser une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, cela signifie que vous avez une adresse commerciale (par exemple, [email protected]) que vous utilisez pour toutes les communications d'entreprise.
Si ce n'est pas possible, vous pouvez créer une adresse e-mail gratuite qui inclut le nom de votre entreprise (par exemple, [email protected]). L'utilisation d'une adresse e-mail personnelle sans rapport avec votre activité peut, au pire, nuire à votre professionnalisme et, dans de nombreux cas, vous ne pouvez pas être pris au sérieux.
2. Gardez les messages courts et doux
Il n'y a rien de mal à expliquer les choses dans les moindres détails; cela peut apporter de la clarté et réduire les malentendus. Mais quand un e-mail commence à ressembler à un roman, vous pouvez rapidement perdre l'attention du destinataire et confondre le problème avec des informations non pertinentes. Pour éviter cela, tenez-vous en à un sujet par courriel, et lorsque vous avez besoin d'inclure plus d'informations, utilisez des sous-titres en gras afin que les détails les plus importants soient clairs.
3. Utiliser des lignes de sujet descriptives
Avez-vous déjà ouvert un e-mail basé sur le sujet, et vous êtes-vous retrouvé complètement confus et un peu contrarié quand il s'agissait de quelque chose d'entièrement différent? Puisque vous conservez déjà chaque courriel que vous écrivez limité à un sujet par le conseil ci-dessus, vous devez également vous assurer que votre ligne d'objet reflète ce sujet et rien d'autre.
Cela n'aidera pas seulement le destinataire, mais il vous aidera aussi à gérer plus facilement votre propre boîte de réception.
4. Tone It Down
Il est facile de laisser passer les choses lorsque vous envoyez un e-mail, car vous avez peut-être l'impression d'être protégé par l'écran de votre ordinateur, mais certaines conversations peuvent facilement être mal comprises. En fait, sans communication verbale pour tempérer le message que vous envoyez, tout courriel peut être pris dans le mauvais sens. Si vous envoyez un message qui peut être discutable, relisez-le avant de l'envoyer et si vous n'êtes toujours pas sûr, il est probablement préférable de décrocher le téléphone.
5. Rendre votre signature électronique utile
Les citations, promotions et bulletins d'inscription dans une signature électronique peuvent être efficaces dans certaines situations, mais ces éléments ne doivent jamais l'emporter sur votre signature électronique pour ce qu'elle est censée être - fournir vos coordonnées.Votre e-mail ou votre réponse initiale doit inclure une signature électronique avec votre nom complet, votre société et votre URL au minimum. Un numéro de téléphone, un titre et une nouvelle adresse e-mail ne font pas mal non plus.
6. Vérifiez votre orthographe et relisez
La vérification orthographique est facile. Faites-en un paramètre par défaut dans votre client de messagerie pour vérifier tous les messages avant de les envoyer.
Le courrier électronique est plus informel et il y a un peu plus de clémence en ce qui concerne les fautes d'orthographe et de grammaire, mais cela semble horrible d'envoyer un message criblé d'erreurs. La dernière chose que vous voulez faire est de faire une mauvaise impression parce que vous vous êtes précipité pour envoyer un email et avez sauté vérifier votre orthographe et grammaire.
L'email est une méthode de communication importante dans les affaires, même si ce n'est pas votre première préférence. En suivant ces bonnes pratiques, les e-mails professionnels vous aideront à garder votre communication par e-mail professionnelle et productive, et vous pouvez être sûr que l'impression que vous faites est bonne.
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