5 Façons d'améliorer la gestion de vos dépenses

Avez-vous récemment découvert des failles majeures dans votre budget pour découvrir qu'elles sont de plus en plus dues à des dépenses non comptabilisées? Les comptes de frais d'entreprise sont une caractéristique importante des entreprises, mais ils peuvent aussi être à leur détriment s'ils ne sont pas gérés de façon appropriée. Que vous gaspilliez le service de comptabilité ou les heures de gestion à courir après les rapports de dépenses ou à perdre des milliers de dollars en dépenses qui ne peuvent être justifiées, vous allez probablement souffrir tôt ou tard de gros problèmes de trésorerie.

De l'encouragement de meilleurs comportements à l'amélioration des limites, voici quelques façons d'améliorer votre gestion globale des dépenses.

1. Limiter les comptes de dépenses.

   Si vous ne parvenez pas à déterminer exactement quels sont les comptes de dépenses payants, limiter le nombre de comptes actifs est une façon d'éviter que les coûts ne deviennent incontrôlables. Utilisez un fournisseur de cartes de crédit qui prend en charge la création de fiches d'employés avec des plafonds de dépenses spécifiques, ou qui fournit des comptes de paiement avec un paiement journalier. Si un employé a besoin de dépenses au-delà du montant fixé, exiger des reçus et une justification des dépenses du compte. Vous voudrez peut-être franchir une étape supplémentaire en déterminant les affectations par poste ou par mode d'occupation pour que les processus restent structurés et compréhensibles au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

2. Fournir des incitations pour encourager le suivi des dépenses.

   Le suivi des dépenses est une autre responsabilité que vos employés ne voudront peut-être pas assumer. Ajouter plus de documents alors qu'ils sont déjà en voyage d'affaires peut être frustrant, alors incitez-les à le faire. Fournir des avantages supplémentaires ou des indemnités journalières pour la réception des reçus à temps, peut-être sous la forme d'un concours département ou à l'échelle de l'entreprise. Certains avantages à considérer pourraient inclure de petits cadeaux, la reconnaissance des employés ou des déjeuners. Sondez vos employés pour savoir quels avantages ils aimeraient recevoir, puis établissez des normes et des seuils pour l'attribution de récompenses afin que les employés sachent à quoi s'attendre.

3. Clarifier les dépenses acceptables et inacceptables.

   Ce que vous considérez comme une dépense salariale acceptable et ce que l'employé pense peut être deux choses différentes. Au lieu d'avoir des discussions avec les employés sur les dépenses inutiles, créez un manuel opérationnel définissant exactement ce que vous considérez comme des dépenses acceptables pour les coûts communs tels que les déjeuners, les dîners et les fournitures d'entreprise. Cela devrait inclure des limites maximales sur les dépenses telles que les billets d'avion, les repas ou les hôtels et les mises à niveau d'adresse et les ajouts que vos employés pourraient être tentés d'ajouter à leur compte de dépenses. Raisonnable et justifiable doit être expliqué dans les termes les plus directs et les plus clairs.

4. Synchroniser les relevés de carte d'entreprise avec un logiciel de comptabilité.

   De nombreux programmes de comptabilité tirent les transactions par carte directement de la fin de la carte de crédit, de sorte que vous ne passez pas beaucoup de temps à faire correspondre les encaissements aux transactions.Vous pouvez également demander aux employés d'utiliser un logiciel de suivi des dépenses et de rapport afin qu'ils puissent numériser et faire correspondre les reçus en temps réel. Cela vous aidera à tout coordonner et vous aidera à repérer toute violation des règles de dépenses acceptables.

5. Automatisez les restrictions de dépenses.

   Utilisez des systèmes de gestion des dépenses qui vous permettent de définir des paramètres dans les coûts, les catégories et les dépenses inacceptables. Lorsque vous gérez ces coûts automatiquement, vous réduisez le temps que vous passez à travailler sur le système. S'il y a des problèmes majeurs, le système les porte à votre attention sans avoir besoin de vos commentaires au jour le jour. Donner aux employés la possibilité de voir comment ce logiciel fonctionne afin qu'ils comprennent comment vous allez surveiller leurs dépenses. Cela devrait aider à réduire considérablement le nombre d'employés violant les règles de dépenses.

Enfin, n'oubliez pas que certains employés ne peuvent tout simplement pas "l'obtenir". Vous pouvez envisager de révoquer les privilèges de compte de dépenses des employés qui enfreignent continuellement les règles de l'entreprise et qui exigent plutôt leur mise de fonds initiale.

En ne remboursant que les dépenses acceptables, vous devriez pratiquement éliminer le risque de violation. Bien sûr, gardez à l'esprit que les employés qui doivent engager des dépenses importantes n'ont peut-être pas de ressources personnelles pour le faire - travailler pour votre entreprise ne devrait pas imposer un fardeau excessif à vos employés. En trouvant un point de rencontre harmonieux, votre entreprise, vos employés et votre gestion des dépenses devraient tous trouver un moyen plus productif.