5 éTapes pour choisir le logiciel de comptabilité

Vous pouvez utiliser cette liste de sélection de logiciels de comptabilité pour vous aider à trouver le bon logiciel de comptabilité avant de l'acheter. Peu de petites entreprises consacrent beaucoup de temps et de ressources à poser les bonnes questions avant de choisir le logiciel de comptabilité pour s'assurer que le meilleur choix est fait pour leur entreprise. Au lieu de cela, le choix du logiciel de comptabilité est habituellement précipité, étant donné peu, voire aucun, pensé à savoir s'il existe de meilleures alternatives.

Si vous choisissez un logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise, ou si vous envisagez de mettre à niveau ou de changer des logiciels, vous pouvez utiliser cette liste de contrôle de sélection de logiciels comptables pour suivre quelques étapes décrites ci-dessous. vous aider à trouver le bon logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise.

Étape 1

Vous devriez solliciter les commentaires de tous vos employés qui utiliseront le logiciel de comptabilité de manière significative afin qu'ils puissent vous aider à déterminer si le logiciel répondra à leurs besoins. Besoins. Si votre petite entreprise est assez grande, avec différents départements ou divisions, vous pouvez former un comité de technologie qui a au moins un représentant de chaque département significatif ou division d'évaluer les logiciels que vous envisagez d'acheter.

Étape 2

Vous devriez demander à chaque employé ou représentant du comité de technologie de préparer une analyse des besoins et un organigramme de leurs processus importants.

L'analyse des besoins devrait être une liste des exigences dont chaque employé ou service a besoin pour accomplir ses tâches quotidiennes. L'analyse des besoins décrira les exigences que vous avez pour votre logiciel de comptabilité, que vous pouvez fournir à votre fournisseur pour vous aider à déterminer si le logiciel répond à vos exigences.

Les organigrammes vous donnent un aperçu des processus internes utilisés par vos employés pour exécuter leurs tâches. Les organigrammes vous seront utiles pour au moins quelques raisons: (1) vous constaterez que certaines étapes peuvent être éliminées pour rationaliser vos opérations et faire économiser du temps et de l'argent à votre entreprise; (2) vous serez en mesure de voir quelles étapes sont actuellement effectuées manuellement pour voir si le logiciel de comptabilité que vous envisagez d'acheter aidera à automatiser ces tâches; et (3) vous pouvez utiliser ces organigrammes pour créer ou mettre à jour les manuels de procédures et de politiques de votre entreprise ou les procédures de bureau de l'employé pour le moment.

Étape 3

Vous devez établir un budget pour votre logiciel de comptabilité. Je recommande d'établir un budget comme une gamme de prix que vous envisagez d'acheter parce que vous pouvez trouver qu'une application logicielle de comptabilité plus coûteuse automatisera plus de tâches de sorte que ses coûts accrus peuvent être justifiés.

Étape 4

Vous pouvez demander à vos employés ou à votre comité de technologie d'identifier les logiciels de comptabilité qui répondent à vos besoins afin que vous puissiez examiner de plus près ces programmes. Vous voudrez peut-être envisager de consulter des professionnels indépendants, tels que des consultants en technologie et des experts-comptables, afin de connaître leur opinion sur les programmes possibles qui pourraient répondre à vos besoins.

Le comptable aura une connaissance et une expérience de ce que d'autres petites entreprises utilisent et peut avoir de l'expérience en utilisant différents logiciels de comptabilité en tant qu'utilisateur final. Le consultant en technologie peut vous donner une idée des problèmes technologiques majeurs que vous pourriez rencontrer lors de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel de comptabilité basé sur les spécifications, comme la compatibilité avec d'autres programmes externes pour votre entreprise ou le nouveau matériel. Vous devrez peut-être vous assurer que le programme fonctionne correctement et qu'il peut être pris en compte dans votre processus décisionnel.

Étape 5

Vous devriez faire la démonstration de tout logiciel de comptabilité figurant sur votre liste d'achat pour vous assurer qu'il répondra à vos besoins. Vous pouvez également demander un essai gratuit du programme si vous contactez le vendeur. Vous pouvez faire en sorte que vos employés exécutent leurs tâches quotidiennes sur la version d'essai afin que vous puissiez avoir une meilleure idée de la façon dont le logiciel se compare à ses concurrents.

Vous pouvez suivre ces étapes pour vous guider vers le bon choix de logiciels de comptabilité pour votre petite entreprise.