3 Manières d 'éviter le fluage de la portée dans un projet de construction

Selon le chef de projet Mike Harding Roberts, "il n'y a rien de tel que le fluage de la portée, seulement la portée au galop. "Et si ce sentiment est décidément drôle, c'est douloureusement vrai, surtout dans les projets de construction.

La portée du projet est l'ensemble des tâches, objectifs, produits livrables, coûts et délais déterminés par les parties impliquées dans la planification d'un projet. En construction, il est impératif que la portée soit complète, convenue et comprise par toutes les parties concernées, ce qui signifie que le client, les entrepreneurs et même les sous-traitants doivent tous être d'accord sur qui fait quoi, qui est responsable de quoi, quand cela doit être fait, et pour combien.

Cet accord sera formalisé dans un contrat.

Il est important que le champ d'application soit bien défini - personne ne veut que l'entrepreneur ou le sous-traitant fasse moins ou plus que ce que le client veut ou est prêt à payer. S'il y a un ordre de changement, les parties concernées peuvent discuter de la modification du champ d'application et, si une modification de la portée est jugée trop importante, cela peut être considéré comme une violation du contrat.

Les plus grands obstacles à la limitation du champ d'application se résument à une mauvaise communication et à une ambiguïté. Pour contrer ces pressions, les gestionnaires de projets de construction doivent consacrer du temps à comprendre ce que le client veut du projet, donner une estimation détaillée du projet (y compris les frais de main-d'œuvre et les frais généraux) et s'assurer que tous les points importants sont convenus par écrit.

Comprendre la vision du projet

Les conversations les plus importantes qu'un gestionnaire de construction aura avec le client avant le début d'un projet.

Tom Ewer écrit,

Je ne dis pas ceci: Mon client voudrait que je leur construise un nouveau site web.

Je veux dire ceci: Mon client veut augmenter les ventes en ligne de 30% en créant un site web plus convivial.

Lorsque vous travaillez avec un client, vous devez toujours vous concentrer sur le résultat souhaité en termes d'objectifs commerciaux. (Italique mine).

La première étape pour éviter le fluage est de comprendre, au mieux de vos capacités, ce que les parties prenantes espèrent retirer du projet. Du remodelage d'une école à la construction d'un nouvel immeuble de bureaux, ne vous limitez pas à poser des questions sur les spécificités de l'emploi, mais pourquoi les parties prenantes veulent un nouveau bâtiment ou à remodeler. Comprendre le but de la construction ouvre des opportunités pour étendre le projet.

En résumé: utilisez votre expertise pour guider vos clients vers les meilleures solutions à leurs problèmes de construction.N'ayez pas peur de critiquer ce que veut votre client: la dernière chose que vous voulez, c'est de faire des promesses qu'il est impossible de tenir. Collaborez avec votre client pour définir un plan qui a de grandes chances de succès.

Créez une estimation claire

De manière générale, vos clients ne se soucient pas des rouages ​​de la façon dont votre entreprise produit le résultat final, mais ils sont affectés par vos processus. Ils peuvent vous demander - entièrement par ignorance ou innocence - de changer de direction en cours de construction, effaçant toutes les chances de rester dans la portée.

C'est pourquoi il est si important d'avoir une estimation écrite clairement définie. Il est moins important que votre client signe le document - la signature est principalement utilisée à des fins juridiques - que pour lui de comprendre ce qu'il y a dans le contrat.

Parler de l'estimation et du processus et des objectifs du projet de construction ne peut qu'améliorer votre relation avec votre client. Assurez-vous que vos attentes reflètent ce qui est dans le contrat.

L'estimation doit également inclure un aperçu détaillé des matériaux que votre entreprise de construction devra acheter et appliquer. Étant donné que l'estimation donne au client un aperçu du coût de la mise en œuvre d'un changement, il est moins probable qu'il demande des changements.

Formaliser un plan de projet de construction

Ne vous laissez pas trop de marge de manœuvre pour concevoir votre plan de projet. Que vous mistiez sur la construction allégée ou sur d'autres techniques formelles de gestion de projet comme Agile, investissez dans des logiciels de gestion de la construction pour vous aider à faciliter le processus de construction et à identifier les domaines appropriés pour la gestion des risques.

Le logiciel lui-même peut aider les gestionnaires de projets de construction à garder une trace de leur matériel, à gérer les délais et à garder leur projet dans son champ d'application.

Une partie de la création d'un plan formalisé devrait être la création d'un processus soigneusement décrit pour les ordres de changement. L'Association de la construction et du développement ajoute: «La mise en œuvre et l'application d'un processus de contrôle des changements solide limite efficacement les exigences du projet. Il ajoute également un niveau de sécurité qui aide les projets à se plier et à évoluer au fil du temps. "Ainsi, les processus formels de gestion du changement peuvent réduire considérablement le risque de dérive de la portée en dissuadant les clients de demander plus que ce qui est raisonnable.