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De quels documents nouveaux d'embauche ai-je besoin pour un entrepreneur indépendant?
Embaucher un entrepreneur indépendant pour travailler dans votre entreprise? La paperasse d'embauche pour les entrepreneurs indépendants est beaucoup plus simple que pour les employés, avec seulement quelques documents nécessaires, mais ce sont des documents importants. Les amener au début de la relation de travail est beaucoup plus facile que lorsque le travail ou le contrat est fait et vous ne pouvez pas trouver la personne.
Qu'est-ce qu'un entrepreneur indépendant?
Un entrepreneur indépendant peut être une ou plusieurs personnes qui sont dans une entreprise distincte de la vôtre. Cela inclut les pigistes (comme les artistes, les planificateurs ou les concepteurs de sites Web, une entreprise extérieure (nettoyage, par exemple), un professionnel comme avocat ou préparateur d'impôt - toute personne que vous payez pour des services et qui n'est pas employé.
Document # 1 - Formulaire W-9 La chose la plus importante à retenir lorsque vous embauchez des travailleurs de l'extérieur est que vous devez documenter vos paiements. payer à quelqu'un (à quelques exceptions près) 600 $ ou plus dans une année, vous devez fournir à cette personne ou compagnie un formulaire W-9, qui comprend le numéro d'identification du contribuable, le nom et l'adresse du contribuable. vous avez l'information nécessaire pour créer un formulaire 1099-MISC pour cette personne pour l'année d'imposition (semblable à un formulaire W-2 pour chaque entrepreneur indépendant). employés).
Il peut y avoir un formulaire de retenue d'impôt exigé par votre état. l'autorité fiscale pour plus d'informations.
Document 2 - Demande, curriculum vitae ou documentation des qualifications
Avant d'embaucher quelqu'un, vous devez demander et conserver une copie des documents indiquant les qualifications de cette personne pour le travail effectué.
L'éducation, les antécédents de travail, les références et les autres documents démontrant les qualifications et les antécédents sont importants.
Si la personne effectue un travail confidentiel, financier ou autre, vous devriez également vérifier les antécédents, obtenir des références et peut-être même exiger un accord de confidentialité.
Même si vous embauchez une entreprise de nettoyage, vous devriez obtenir des références et une copie des anciens clients de l'entreprise.
Document # 3 - Un contrat écrit
Pour chaque entrepreneur indépendant qui travaille pour votre entreprise, vous devriez avoir une copie d'un contrat au dossier, signée par les deux parties. Cela peut sembler exagéré de vous obliger à avoir un contrat pour chaque relation d'entrepreneur indépendant, mais il y a des accords qui doivent être mis par écrit. Le contrat vous protège tous les deux en cas de litige.
Certaines questions doivent être traitées dans ce contrat et certaines conditions doivent être incluses:
La portée des travaux, y compris quand le travail doit être fait, et les délais
- Montants et calendrier des paiements, Lorsque les paiements sont dus, que se passe-t-il si les paiements ne sont pas effectués?
- À qui appartient le travail - l'entrepreneur ou la société qui embauche?
- La partie la plus importante de ce contrat devrait être une déclaration que cette personne est un entrepreneur indépendant et non un employé.
Document # 4 - Un accord de non-concurrence
Bien que ce document ne soit requis par aucun organisme gouvernemental, il pourrait être utile de tenir compte de votre type d'entreprise et du type d'entrepreneur indépendant. tu embauches.
Il arrive souvent qu'un entrepreneur indépendant travaille pour un employeur pendant un certain temps pour acquérir des compétences et de l'expérience, puis qu'il abandonne, qu'il emprunte la rue et qu'il empiète sur une partie de l'employeur. Pour éviter cela, de nombreux employeurs d'entrepreneurs indépendants exigent un accord de non-concurrence.
Une non-concurrence limite la capacité d'un ancien employé ou entrepreneur de posséder une entreprise concurrente dans une certaine zone pendant un certain temps après avoir quitté l'employeur et de faire un travail qui est en concurrence directe avec l'ancien propriétaire.
Deux autres clauses restrictives que vous pourriez envisager lorsque vous embauchez un entrepreneur indépendant sont:
(a) une entente de non-sollicitation qui empêche la personne de solliciter vos clients ou employés, et
(b) une accord de non-divulgation, qui empêche la personne de divulguer des secrets commerciaux ou des opérations exclusives de l'ancien employeur.
Tenir des registres sur les travailleurs
En tant qu'entrepreneur, vous n'êtes pas obligé de remettre ces documents à quiconque, mais si vous êtes audité par l'IRS ou si vous devez vérifier la relation, vous devrez les produire. . Créez donc un fichier pour chaque entrepreneur indépendant que vous embauchez, avec ces documents.
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