Compétences en rédaction - Communiquer avec les mots

De tous les cours que j'ai suivis au collège et aux études supérieures, les deux qui m'ont le plus aidé dans ma carrière ont été la composition anglaise et l'anglais des affaires. Dans ces classes, j'ai appris des compétences d'écriture efficaces que j'ai utilisées dans tous les emplois que j'ai jamais eu. Aucun autre travail, mais mon travail sur ce site comprenait l'écriture dans le cadre de ma description de travail. En dépit de cela, je devais écrire dans tous les emplois, et il était évident que je serais capable de le faire.

C'est le cas de la plupart des travaux, qu'il s'agisse de rédiger des notes de service internes, de correspondre avec des clients ou d'aider à concevoir des supports de vente. Ecrire de la prose et de la poésie est un talent. Rédaction efficace, cependant, est une compétence qui peut être appris.

Organisez votre écriture

Que vous composiez un mémo à votre collègue ou un rapport pour votre patron, vous devez décider quelle information vous voulez transmettre. Voici comment faire:

1. Énumérez chaque élément dont vous devez discuter dans votre note ou votre rapport.
2. Mettez-les en ordre, du plus important au moins important.
3. Écrivez un bref résumé de votre mémo entier - ce sera votre premier paragraphe.
4. Développez chaque élément répertorié à l'étape 1.
5. Si une action doit être effectuée par le destinataire, indiquez-la dans le dernier paragraphe.

Quelques conseils

Évitez les paroles. Dites à haute voix ce que vous essayez d'écrire. Écoutez comment les mots sonnent. Par exemple, la phrase «J'ai découvert que je devrais jeter un coup d'œil à nos chiffres de ventes passés afin de trouver un plan pour nous aider à réévaluer notre technique de vente» pourrait être plus simplement «Je dois prendre un regardez nos chiffres de ventes passés pour réévaluer notre technique de vente. "

Écrivez pour votre public.

Utilisez un langage simple. Vous ne voulez pas que le lecteur ait besoin d'un dictionnaire pour déchiffrer ce que vous essayez de dire. Vous ne devriez pas essayer d'impressionner votre lecteur avec votre grand vocabulaire. Les chances sont que vous frustrerez votre lecteur à la place. La plupart des gens jonglent avec plusieurs tâches en même temps et ne souhaitent recevoir que les informations nécessaires.

Vous êtes responsable de la réalisation de cet objectif. Au lieu de dire: «Sa nature grégaire l'identifie en tant que candidat superlatif pour le travail», disent «Sa gentillesse fait de lui un excellent candidat pour le poste».

Évitez le jargon que votre lecteur ne comprend pas. Si votre travail est très technique, mais que la personne à qui vous écrivez ne maîtrise pas bien ce domaine, tenez-vous en aux mots que cette personne comprendra. Par exemple, si vous êtes un concepteur de site Web, cette phrase dans un mémo à votre client, un psychologue, n'aura aucun sens: "Que voulez-vous que j'utilise comme BGCOLOR pour votre site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Toute personne compétente en conception de pages Web sait que cette question peut être traduite en "Que voulez-vous que la couleur de fond de votre site soit: Bleu clair ou Blanc?"Cependant, ne vous attendez pas à ce que votre client soit plus familier avec ce jargon technique que vous le feriez avec sa discussion d'un terme psychologique tel que la trichotillomanie.

Un cliché par jour éloigne le lecteur - ou du moins ne le fait pas faites en sorte que vous vous souveniez de ce que vous dites, vous voulez que votre écriture soit mémorable, parce que nous entendons souvent des clichés, nous devenons désensibilisés à leur égard, les mots ne sont donc pas uniquement associés à votre écriture. Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd'hui "dans un mémo adressé à un subordonné que vous essayez de motiver, dites simplement:" Arrêtez de tergiverser. Faites le travail maintenant. "

Si possible, utilisez la voix active La voix active rend votre phrase plus forte et généralement plus courte Essayez ces exemples Voix passive:" Les ventes ont augmenté grâce au réseau que j'ai créé. "Voix active : "Mon réseau a augmenté les ventes."

Ne soyez pas redondant, il n'est pas nécessaire de dire "2 p. m. dans l'après-midi "ou" la femme enceinte enceinte. "Dire" 2 p. m. "ou" 2 dans l'après-midi "ou" la femme enceinte "ou" la femme enceinte "transmettent tous ce que vous voulez dire et sont moins verbeux.

Bien sûr, faites attention à la grammaire Utilisez Strunk et White > Éléments de style

, disponible sur le Web Un bon dictionnaire devrait être à proximité, ainsi qu'un thésaurus. Un thésaurus vous permettra de garder votre écriture fraîche en vous aidant à trouver une variété de mots à utiliser. La correction d'épreuves est l'une des choses les plus importantes que vous pouvez faire. Puisque vous faites probablement la plupart de vos écrits sur un ordinateur, vous avez accès à des vérificateurs automatisés d'orthographe et de grammaire. Les vérificateurs d'orthographe informatisés peuvent ne pas avoir utilisé le mauvais contexte, par exemple la phrase «Aux employés qui ont assisté à des réunions et en apprendre davantage sur le logiciel GNU» passerait la vérification orthographique sans que des fautes d'orthographe soient détectées. si possible, si le temps le permet, mettez vos compositi de suite, et relisez-le plus tard, ou mieux encore, le lendemain.