Rédaction de lettres d'invitation formelles et de documents

Les planificateurs d'événements et de réunions sont tenus de contribuer ou de rédiger des lettres d'invitation officielles et des documents pour les réunions, les voyages d'encouragement et les autres programmes qu'ils organisent. Cela ne doit pas sembler une tâche écrasante, mais il est important de suivre certaines étapes pour suivre l'étiquette d'invitation appropriée et éviter de manquer des détails importants pour vos invités.

Voici comment:

1. Créer un thème d'événement. Avant d'écrire des lettres d'invitation et du matériel, les planificateurs doivent s'assurer qu'ils ont un thème attrayant pour le programme. Les questions suivantes aideront à amorcer le processus de remue-méninges: s'agit-il d'une conférence éducative, d'un séminaire ou d'un voyage de motivation? Où se déroule-t-il? Qu'est-ce qui est unique à propos de cette destination ou de ce lieu? Quel est l'horaire approximatif de l'événement? Quels sont les objectifs du programme? Pourquoi un participant souhaite-t-il participer? Ces questions aideront à établir un grand thème de l'événement.

2. Créer une invitation électronique. De nombreuses lettres d'invitation officielles et des documents pour les grands événements ont été déplacés vers les systèmes d'inscription en ligne en raison du volume de logistique important qui doit être capturé pendant le processus RSVP: orthographe des noms, coordonnées, besoins alimentaires, accès aux personnes handicapées, les besoins de transport, les détails du programme, les informations sur les activités et plus encore. Remarque: Les événements moins complexes peuvent utiliser une seule page Web ou une image graphique envoyée par courrier électronique pour transmettre les détails de l'événement et les contacts RSVP.

3. Créer une invitation imprimée. Selon la nature de votre programme ou de votre événement, l'étiquette d'invitation peut vous suggérer d'écrire des lettres d'invitation et des notes pour que vos invités sachent que vous appréciez vraiment leur présence. Ceci est différent des matériaux de l'événement; Au lieu de cela, considérez une simple carte d'invitation qui fournit des informations précieuses à votre invité, y compris l'hôte et son titre, le thème de l'événement, la date et / ou l'heure, et un contact RSVP.

4. Rédaction d'invitations formelles. Dans le cadre de l'invitation électronique, vous devez décrire les informations de haut niveau sur le programme et l'événement. Par exemple, s'il s'agit d'un voyage d'incentive ou d'une conférence de plusieurs jours, vous souhaiterez inclure: la destination, le lieu principal de l'hôtel, le sujet principal, les intervenants (y compris les biographies), le planning, les activités, la logistique et les détails à propos de l'inscription. Les lettres d'invitation et les documents devraient fournir aux invités une raison d'y assister et inclure toujours un appel à l'action.

5. L'étiquette d'invitation commence par l'aperçu de la destination / du lieu. Lorsque vous rédigez des lettres d'invitation et des documents officiels, il est toujours plus sûr de supposer que personne n'est allé à l'endroit où vous hébergez le programme.Cela signifie que vous devez écrire un bref aperçu de la destination et / ou de l'hôtel / de l'établissement / du lieu où le programme est organisé. Si vous planifiez un événement de plusieurs jours, conservez ces informations au plus haut niveau possible, mais assurez-vous qu'il y a suffisamment d'informations pour fournir aux visiteurs des informations uniques sur l'endroit et pourquoi ils devraient y investir leur temps.

6. L'étiquette d'invitation requiert le calendrier des événements. Si vous planifiez un événement de plusieurs jours tel qu'un programme d'encouragement, le matériel d'invitation doit inclure autant de détails que possible afin que les invités puissent planifier leur temps avec vous. Cela signifie que votre invitation doit identifier les méthodes d'arrivée et les moments où ils seront censés participer, les heures pour les réunions d'affaires et les activités (et les choix d'activités), les informations sur les repas et les informations de départ.

7. L'étiquette d'invitation requiert des descriptions d'activités. Lorsque vous rédigez des lettres d'invitation officielles et des documents, donnez un aperçu des différentes activités pour aider les clients à mieux déterminer ce qui correspond à leurs intérêts. Votre programme de golf est-il un événement d'une demi-journée ou d'une journée complète? Quelle est la "classe" des rapides de cette rivière? Quelle est l'élévation où vous organisez l'événement, et à quelle hauteur ce programme de vélo de montagne vous emmènera-t-il? Quelle est la durée d'un cours de peinture et qu'apprendront-ils?

8. L'étiquette d'invitation requiert des informations sur la logistique des réunions. Encore une fois, en supposant que vous organisez un programme de plusieurs jours, vous devez fournir des détails sur chacun des éléments suivants:

   • Réservations de vols
   • Inscription d'événements
   • Réservations de chambres
   • Transferts d'aéroport > Code vestimentaire
   • Météo
   • Procédures d'enregistrement
   • Articles non remboursables
   • Contacts du personnel d'accueil
   • Élaborer le programme final de l'événement.

9. Cela sera différent du matériel d'invitation initial, mais il devrait être fourni aux invités à leur arrivée ou juste avant d'assister à un événement. Il devrait inclure une vue d'ensemble heure par heure (c'est bien de combiner les heures) de ce qui est prévu quand et où. Si vous avez programmé plusieurs pistes éducatives simultanément, il est utile de définir ces pistes dans des groupes afin que les participants sachent quels sujets sont planifiés quand et où. Créez la lettre de bienvenue à l'événement.

10. Beaucoup de planificateurs ont du mal avec les informations qu'ils devraient ou ne devraient pas inclure dans les lettres de bienvenue. Le meilleur conseil est de garder le message de bienvenue simple et de faire savoir aux invités qu'ils sont les bienvenus et appréciés. L'étiquette d'invitation suggère que la lettre soit signée par l'hôte officiel de l'événement. L'avis de départ est l'un des éléments d'invitation aux événements les plus négligés. Dans le cadre de la lettre de bienvenue et de tout cadeau d'arrivée, il est important de joindre des détails sur la façon dont les invités partiront.

    Créer des cartes de menu.

11. Que vous prépariez un petit-déjeuner, un déjeuner ou un dîner, les clients apprécient toujours de voir des cartes de menu qui décrivent les éléments de menu pour chaque plat du repas. Cela leur donne quelque chose à dire lorsqu'ils se réunissent avec d'autres à leur table et permet au personnel d'attente d'obtenir rapidement les choix de menu des invités, ce qui aide à garder l'horaire sur la bonne voie. Note: Si vous prévoyez une surprise spéciale pendant le repas, comme un dessert à thème pour un divertissement unique, il est utile de garder ces éléments sur la carte de menu pour améliorer l'effet spécial. Créer des cartes de remerciement.

12. Que ce soit un cadeau d'arrivée ou un cadeau d'oreiller, chaque cadeau d'appréciation devrait avoir sa carte-cadeau. C'est l'occasion de renforcer les messages de «remerciement» et de faire en sorte que vos invités se sentent vraiment spéciaux. Il est utile d'incorporer des mots et des messages qui reflètent le thème de l'événement lui-même. Créer des avis de départ individuels.

13. Le jour précédant le départ, remettez des avis aux chambres qui leur rappelleront leur départ, y compris le numéro de vol et l'heure de départ. Il fournit l'occasion de corriger les erreurs de dernière minute qui auraient pu être négligées lors de la planification de la logistique.

    Astuces:

Assurez-vous d'avoir un bon graphiste et un processus d'inscription en ligne. Le défi encore aujourd'hui est que de nombreux systèmes d'enregistrement d'événements en ligne différents existent, mais ils nécessitent beaucoup de personnalisation ou l'utilisation de systèmes tiers est toujours considéré comme un peu cher par invitation. C'est pourquoi de nombreux planificateurs comptent encore sur leurs outils et leurs ressources locaux.

1. Trouvez-vous une excellente papeterie. Bien que les organisations s'orientent de plus en plus vers l'utilisation des formes électroniques de communication, cela ne remplace pas l'impact que les invitations imprimées et le matériel d'événement offrent. Rechercher des articles de papeterie qui complimenteront votre thème de l'événement, et varier les styles de papier et de tailles pour créer plus d'intérêt et de drame. Vos invités remarqueront l'effort.
2. Créez un modèle et répliquez à partir de là. Les planificateurs doivent créer un modèle de lettres d'invitation et de matériel, et simplement mettre à jour de nouveaux événements à partir des modèles des programmes et des événements précédents. Bien sûr, de nouveaux articles de papeterie, graphiques, textes, etc., doivent être sélectionnés et utilisés, de sorte qu'il y a une certaine quantité de personnalisation requise à chaque fois.