Qui devrait signer une lettre d'offre à un candidat?

Chère Susan,

En ce qui concerne les lettres d'offre, quel niveau d'employé ou de gestionnaire RH doit examiner une lettre d'offre préparée par un assistant RH et pendant combien de mois ce processus de révision devrait-il se poursuivre? l'assistant RH est un nouvel employé? Si l'assistant RH est un employé expérimenté?

Qui devrait être le signataire d'une lettre d'offre? Est-ce que ce devrait être l'adjoint aux RH qui prépare la lettre d'offre ou l'employé ou le gestionnaire de niveau supérieur qui examine la lettre d'offre (si un examen est prévu)?

Merci beaucoup pour toute aide que vous êtes en mesure de fournir pour répondre à ces questions.

Chère Belinda,

Mes réponses à ces deux questions sont strictement mes opinions, car aucun problème juridique n'est impliqué dans les réponses. Lorsque je travaillais en tant que directeur intérimaire des ressources humaines pour une entreprise cliente, entre l'ancienne personne des RH et mon départ, l'adjointe aux ressources humaines a envoyé une lettre d'offre avec le mauvais salaire. J'ai su immédiatement quand je l'ai sorti de la pile de documents qui m'avait accueilli à mon arrivée parce que c'était trop bas pour le travail.

Parlez d'un point d'apprentissage instantané.

Même si je reconnais que dans certaines organisations, le directeur des ressources humaines, le directeur ou le vice-président - jamais un adjoint aux RH - signe les lettres d'offre d'emploi aux candidats, c'est une mauvaise pratique dans le secteur privé. Ce n'est pas la personne des RH qui fait l'offre. La personne des RH consulte le gestionnaire d'embauche qui devrait prendre la décision finale concernant un candidat et signer la lettre d'offre.

La lettre d'offre est l'engagement du manager envers le nouvel employé. En faisant l'offre, il confirme son engagement à la réussite du nouvel employé. Accueillir un nouvel employé fait partie de l'ensemble du processus de recrutement, de sélection et d'embauche. Ils sont tous des composants dans le processus d'intégration.

L'offre d'emploi est une autre façon d'accueillir le nouvel employé dans votre organisation et de faire en sorte que le nouvel employé se sente désiré. Il envoie un message plus puissant quand il vient du nouveau patron de l'employé éventuel.

Exceptions aux pratiques recommandées

Dans le secteur public, dans les entreprises Fortune 500 et dans les lieux de travail syndicalisés, je reconnais que cette pratique peut différer. Quand une organisation est grande et que les employés sont répartis sur plusieurs sites, cela ajoute du temps et de la confusion au processus de création d'offres d'emploi.

Les organisations de plus grande taille doivent relever le défi supplémentaire de la cohérence entre plusieurs sites. La systématisation des pratiques d'emploi repose donc en grande partie sur les ressources humaines.

Dans un lieu de travail représenté par un syndicat, en particulier dans le secteur public, le gestionnaire n'a peut-être pas le dernier mot sur qui obtient l'emploi.Il peut être contractuellement déterminé par des facteurs tels que l'ancienneté et l'éducation. Dans ces cas, il est également logique que la paperasserie provienne du personnel des RH. Ils sont responsables de s'assurer que les conditions et pratiques de travail respectent le contrat.

Dans l'un de ces cas, les RH devraient demander à leur avocat d'examiner le format et le processus de la lettre d'offre pour s'assurer qu'ils sont corrects, légaux et protecteurs de l'employeur.

Toutefois, à moins que la lettre d'offre ne diffère du format standard, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre individuelle.

Un gestionnaire des ressources humaines ou un directeur devrait-il examiner toutes les lettres d'offre d'emploi?

Mon point de vue sur l'expérience que j'ai mentionnée plus haut dans cet article, c'est que tout document qui engage la société légalement ou financièrement doit être examiné par un directeur des ressources humaines ou un directeur. Voici pourquoi:

• Une lettre d'offre et de nombreux autres documents envoyés par le personnel des RH engagent légalement la société. Bien sûr, quand une erreur de 10 000 $ est trouvée, vous pouvez retirer l'offre et expliquer qu'il s'agit d'une faute de frappe d'un employé inexpérimenté, mais pourquoi ouvrir l'entreprise à une situation où une offre salariale modifiée doit être prolongée, un nouvel employé malheureux pourrait encore prendre le travail, ou vous pourriez perdre un candidat parfaitement adapté qui est dégonflé et blessé, à cause d'une erreur. En outre, il pourrait ouvrir votre entreprise pour une action en justice.
• Honorer l'offre d'emploi incorrecte, en utilisant le même exemple, est tout aussi peu attrayant. Avant que l'entreprise ne prolonge l'offre, quelqu'un dans les RH a fait des recherches sur le marché, a passé en revue ce que d'autres employés dans des emplois similaires font, et a conclu avec une offre d'emploi appropriée. Ainsi, les ramifications atteignent plus loin si d'autres employés apprennent l'écart de salaire.
• Quel que soit le niveau d'expérience d'un assistant RH qui, dans un bureau RH, prépare l'offre d'envoi, une seconde paire de regard examine tout ce qui pourrait éventuellement engager financièrement l'entreprise ou ouvrir la voie à une action en justice, est intelligent. Les organisations attendent plus de vigilance et de surveillance de la part des employés qui sont nommés directeur ou directeur.
• Un défaut de communication pourrait entraîner des conditions d'emploi incorrectes qui n'ont pas été négociées ou promises à un candidat. Par exemple, l'assistant RH sait peut-être que le travail coûterait 40 000 $, mais en cours de négociation, le candidat s'est vu offrir plus et une prime à la signature et, dans le quotidien occupé, le directeur n'a pas informé l'assistant RH.
  Lorsqu'un candidat reçoit une offre incorrecte, il réévalue l'intégrité de votre entreprise. Vous créez un obstacle à l'acceptation qui était inutile puisque le candidat s'inquiète de la façon de gérer la situation.
• Les documents destinés aux personnes que vous tentez de recruter dans votre entreprise doivent être irréprochables. Ils signalent un message à l'employé potentiel sur la culture de votre entreprise. Même une faute de frappe peut donner une pause à un candidat. Une copie du document sera également conservée dans les fichiers de votre entreprise pendant des années.Ainsi, dans la plupart des cas, une seconde paire d'yeux examinant le document est une pratique intelligente.

Je ne vois pas l'examen de documents qui obligent l'entreprise financièrement ou potentiellement, légalement, à critiquer les connaissances, l'expérience ou la diligence d'un assistant RH. C'est une pratique commerciale intelligente pour toutes ces raisons.

Note sur les offres d'emploi: HR devrait demander à son avocat d'examiner le format et le processus de la lettre d'offre pour s'assurer qu'ils sont corrects, légaux, et fournir une protection légale à l'employeur. Cependant, à moins que la lettre d'offre ne diffère du format standard, il n'est généralement pas nécessaire de demander à un avocat d'examiner chaque lettre individuelle.

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