5 Différences entre les projets et les activités habituelles

Travaillez-vous vraiment sur un projet? Ou est ce que vous faites partie des opérations quotidiennes de votre entreprise?

Quand je parle à des gens en équipe, ils me disent souvent qu'ils ne sont pas sûrs qu'ils travaillent sur un projet ou qu'ils «travaillent» comme si de rien n'était. Les deux rôles sont requis dans une organisation et tout aussi valides, mais cela peut aider à comprendre ce sur quoi vous travaillez afin que vous puissiez mieux voir où cela s'inscrit dans l'organisation en général.

Comprenons la différence pour que vous ayez confiance en ce qu'est un projet et ce qui fait partie du business comme d'habitude. Il existe cinq différences principales entre le travail de projet et le travail habituel. Vous verrez souvent «business as usual» abrégé en BAU.

1. Projets changent l'entreprise; BAU identifie le changement

Premièrement, il y a une différence dans la façon dont le changement est géré.

Les activités de business as usual gèrent l'entreprise. Ils gardent les lumières allumées. Ils servent les clients et frappent les cibles. Les équipes de BAU sont également les premières à savoir quand les processus métier existants ne fonctionnent pas et ne sont plus adaptés à leur usage. Lorsque cela se produit, les équipes BAU sont celles qui identifient le besoin de changement.

Dans le cadre d'un examen stratégique, un gestionnaire peut suggérer les changements qui doivent être apportés à cette division ou unité commerciale pour atteindre ses objectifs. Ou, une étincelle brillante dans un département pourrait présenter une suggestion de changement à travers un système de suggestion des employés.

À l'autre extrémité du spectre, vous pourriez avoir une analyse de rentabilisation complète produite par un cadre supérieur pour apporter les changements qui sont nécessaires pour aider leur division à atteindre leurs objectifs pour l'année.

Ce n'est pas seulement la rationalisation des processus métier. Ceux qui travaillent dans des rôles BAU peuvent également réaliser que le changement est essentiel en raison de changements dans le cadre réglementaire ou dans le cadre de la situation concurrentielle pour l'organisation.

Le personnel de première ligne travaille à la mise en œuvre de la stratégie et sait ce qu'il veut être différent pour y arriver.

Les projets sont le mécanisme de mise en œuvre de ce changement. Les projets apportent des changements aux fonctions BAU à travers la gestion de projet. Nous allons clarifier ce que la gestion de projet est plus loin. L'organisation du projet travaille à la réalisation du changement identifié par les équipes du BAU. Cela se produit une fois qu'il est passé par un processus d'approbation de projet qui est normalement une analyse de rentabilisation et l'approbation de la haute direction.

Cela ne veut pas dire que les gens dans un rôle de projet ne peuvent jamais suggérer des améliorations à la pratique des affaires, mais ils le feront dans le cadre de leur rôle d'employé plutôt que dans le cadre de leur rôle de projet.

Cette répartition, que vous entendrez également résumer comme «changer l'activité, diriger l'entreprise», est également perceptible à la fin des projets.La modification qu'un projet implémente est de fournir une sortie. Cela pourrait être un nouveau logiciel, un bâtiment, un nouveau service ou autre chose. L'équipe BAU est responsable de prendre cela et d'en faire bon usage pour offrir des avantages commerciaux. En d'autres termes, le projet offre la capacité d'obtenir des avantages, et les opérations de la BAU utilisent cette capacité pour obtenir les avantages.

2. Les projets gèrent les risques BAU atténue les risques

Pour que les fonctions business as usual soient efficaces, vous constaterez que les équipes de BAU cherchent à atténuer tous les risques pour les opérations. Sortir l'incertitude des affaires pour une meilleure stabilité organisationnelle et des processus reproductibles est une bonne chose.

Les projets, par leur nature même d'être uniques et incertains, nécessitent un élément de risque. L'entreprise fait un petit saut dans l'inconnu simplement en faisant un projet, car elle introduit le changement et offre quelque chose qui n'existait pas auparavant.

Par conséquent, les équipes de projet abordent le risque différemment du côté BAU de l'organisation. Les chefs de projet cherchent à gérer les risques, à la fois positifs et négatifs, pour obtenir les meilleurs résultats. Cela pourrait inclure l'atténuation des risques pour essayer de limiter la probabilité que cela se produise, mais cela inclut également d'autres stratégies de gestion des risques.

Il est peu probable que vous puissiez jamais supprimer le risque d'un projet, mais vous pourriez être en mesure de le faire pour de bonnes raisons opérationnelles pour votre travail de BAU.

3. Les projets sont assortis de délais; BAU est en cours

Les projets ont un début, un milieu et une fin. C'est le cycle de vie du projet. En fait, la caractéristique la plus déterminante d'un projet est qu'il se termine. Le chef de projet et l'équipe de projet travaillent sur le projet pendant cette période. Ensuite, l'équipe est dissoute pendant la phase de transfert et de clôture à la fin.

BAU ne s'arrête pas. Vous pouvez, bien sûr, fermer une fonction ou arrêter un processus s'il n'est plus nécessaire pour l'entreprise - bien que cela soit géré comme un projet! . Une fonction BAU produit un travail continu sans date de fin prévisible.

4. Les projets peuvent être capitalisés; Le nombre d'heures d'attente ne peut souvent pas être

Les projets peuvent être capitalisés et souvent, BAU ne peut pas l'être - vous comptez sur les dépenses d'exploitation pour votre travail habituel. En d'autres termes, les traitements comptables pour les projets et les «autres» tâches sont différents.

Le financement d'un projet est souvent lié à la mise en service d'un actif, ce qui signifie que les coûts peuvent être capitalisés. Dans certains cas, en fonction de l'endroit où vous vous trouvez dans le monde et de vos réglementations comptables locales, vous pouvez même prendre les coûts du projet en dessous de la ligne.

Les coûts d'utilisation sont normalement considérés comme des dépenses d'exploitation (opex) et font l'objet d'un suivi dans les comptes de profits et pertes de la société.

Le financement de projet et le financement d'entreprise, en général, sont des domaines très spécialisés. Il est donc préférable de consulter les experts financiers avant de porter un jugement sur ce qui devrait ou ne devrait pas être capitalisé dans votre organisation. Les règles comptables diffèrent d'un pays à l'autre, et même d'une organisation à l'autre, où les entreprises individuelles ont des processus et des façons de faire particuliers.

En cas de doute, vérifiez toujours!

5. Les projets impliquent des équipes interfonctionnelles; BAU implique des équipes fonctionnelles

Enfin, il y a une grande différence dans la composition des équipes de projet. Les projets ont tendance à impliquer des équipes d'experts multidisciplinaires réunies pour fournir un résultat particulier. Savoir motiver une équipe de projet est important car parfois les projets commencent sans que l'objectif soit communiqué à tout le monde. Si les gens ne comprennent pas clairement ce sur quoi ils travaillent, ils ont tendance à ne pas faire de leur mieux.

Les équipes de projet sont composées de personnes occupant des fonctions particulières. Ce ne sont pas des titres de poste mais des postes dans le projet avec des responsabilités distinctes. Les rôles principaux d'une équipe de projet sont:

• Sponsor du projet
• Chef de projet
• Senior Supplier (l'organisation responsable du travail, qui peut être une équipe interne telle que IT ou un contractant ou fournisseur externe) > Client (il peut s'agir d'un client interne tel qu'un responsable de département différent ou, dans une organisation de services client, du client pour lequel vous exécutez le projet)
• Experts en la matière (personnes engagées dans l'équipe pendant la durée du projet ou d'une partie de celui-ci qui utilise son expertise pour contribuer au succès du projet).
• Pour en savoir plus sur les rôles dans une équipe de projet.

Le travail de BAU, quant à lui, est géré par des équipes fonctionnelles. Ce sont des experts de leur propre chef, mais ils sont regroupés en une division et, normalement, avec un chevauchement moins transversal avec d'autres ministères que les équipes de projet.

Il est normalement très clair sur quoi ils sont censés travailler et sur les objectifs de l'équipe. Ils auront des objectifs clairs et une vision du rôle que le département joue dans l'entreprise. Un exemple serait une équipe de service à la clientèle, qui travaille dans le cadre d'une division des services à la clientèle plus importante traitant les appels et les courriels des clients au sujet de votre produit.

C'est compliqué: il y a chevauchement. Par exemple, un chef d'équipe dans ce centre d'appels client est un spécialiste dans leur domaine. Ils peuvent être détachés dans une équipe de projet pour gérer un lot de travail et les ressources liées à la livraison d'une partie d'un projet qui concerne le contact avec le client. Mais dans leur travail de projet, ils prennent le rôle d'expert en la matière, et non de chef d'équipe des services à la clientèle. En tant que membres d'une équipe de projet, ils seront responsables de leur part du budget du projet et auront un haut degré de discrétion sur la façon dont le travail est effectué pour atteindre les objectifs finaux. Ils pourraient ne pas avoir cela dans leur rôle BAU.

Le conflit entre le BAU et les projets

Le travail de projet et le travail de la BAU peuvent se côtoyer, mais le plus souvent, il y a une tension. Cela arrive parce que les projets essaient de changer le statu quo. Le statu quo fonctionne plutôt bien, et les gens, pour la plupart, ne veulent pas de changement, alors il y aura toujours un peu de tension.

Deuxièmement, lorsque vous demandez aux gens de rejoindre votre équipe de projet, ils peuvent souffrir d'un conflit de loyauté.Est-ce leur première responsabilité à leur travail de jour ou le projet? Des objectifs clairs et un engagement fort de la part du management dans le projet peuvent aider ici, tout en gardant des lignes de communication ouvertes pour qu'ils sachent quelles devraient être les priorités de l'entreprise et de l'équipe.

Troisièmement, le maintien de l'activité est toujours la priorité. Cela a une incidence sur les équipes de projet qui verront peut-être leur financement réduit, les ressources clés ramenées à des rôles BAU et les délais sont retardés parce que le travail lié au maintien des activités quotidiennes de l'organisation est en train de se concentrer.

Les chefs de projet peuvent être frustrés, mais ça va toujours être comme ça, et ça devrait l'être. Il ne sert à rien de livrer un projet fantastique si l'entreprise a fait faillite entre-temps et qu'il ne reste plus personne pour utiliser ce que vous avez construit!

En gardant ces lignes directrices à l'esprit, il devrait être facile de voir si vous travaillez sur des projets ou sur BAU ou les deux.