La meilleure façon de rembourser les employés pour leur kilométrage

Quel est le meilleur moyen de rembourser le kilométrage des employés pour leur conduite professionnelle? J'ai discuté de cette question avec Craig Powell, PDG de Motus, Motus fournit une plate-forme de gestion et de remboursement de véhicules qui assure des remboursements justes et précis pour les employés mobiles.

Quelles sont les options pour mettre en place un système de conduite pour mon entreprise?

Les effectifs de l'entreprise deviennent de plus en plus mobiles, avec un nombre croissant d'employés au quotidien.

Vous avez deux alternatives pour votre entreprise: un programme de gestion de flotte de véhicules appartenant à l'entreprise, ou un programme de remboursement pour les employés qui conduisent leur propre voiture.

Un programme de flotte (voitures appartenant à l'entreprise) est une option attrayante pour les employeurs qui doivent assurer le transport pour des fonctions spécifiques, comme les camions de service, les fourgonnettes, les véhicules de livraison ou d'autres équipements. Le programme de la flotte donne à votre entreprise le contrôle et la surveillance de choses comme l'assurance et l'entretien des véhicules et la capacité de choisir les caractéristiques du véhicule que l'entreprise juge importantes. Ceux-ci comprennent des caractéristiques telles que l'image de marque de l'entreprise, les éléments de sécurité et la télématique pour avoir un aperçu 24 heures sur 24 de l'endroit où se trouvent leurs véhicules et où ils sont conduits.

Un programme de remboursement pour les employés qui conduisent leur propre voiture est utilisé par des entreprises qui n'exigent pas de véhicules spécialisés ou de camions pour leurs employés, tels que les entreprises de vente et de service.

Le remboursement offre une flexibilité et un choix aux travailleurs, nécessite moins d'administration interne et ne nécessite pas de frais initiaux ni de prélèvement sur le capital.

Qu'est-ce qui est important pour décider quel système utiliser?

Quel que soit le modèle - flotte ou remboursement - vous devez rembourser correctement les employés pour l'utilisation professionnelle associée à leurs véhicules, ou faire face aux conséquences, telles que des audits IRS coûteux, ou pire, des recours collectifs procès.

Pour un programme de flotte, posez-vous l'objectif principal du programme - en tant qu'employeur (avantage) ou pour répondre aux besoins de transport de votre entreprise. Si votre objectif principal est de fournir un outil d'affaires, il devrait vous permettre de réduire les dépenses du parc en récupérant les coûts associés à l'utilisation personnelle des véhicules par les employés.

Avec un programme de remboursement , vous pouvez choisir soit une allocation pour un véhicule à forfait, un programme par centime ou le taux de kilométrage standard de l'IRS pour rembourser leurs travailleurs. Mais ces trois options peuvent amener les entreprises à perdre des milliers de dollars par employé chaque année parce qu'elles ne tiennent pas suffisamment compte des coûts de chaque conducteur, tels que les prix du gaz et le nombre de kilomètres parcourus.

Qu'est-ce que FAVR et pourquoi est-ce la meilleure solution pour le remboursement de miles?

FAVR est une procédure de revenus IRS qui rembourse les employés en franchise d'impôt pour les coûts fixes et variables associés à la conduite des affaires. Les coûts fixes peuvent inclure les frais d'assurance, de licence et d'enregistrement, tandis que les coûts variables comprennent le carburant et la maintenance.

FAVR est la solution de remboursement la plus précise, car elle fournit un remboursement personnalisé à chaque employé mobile en fonction des coûts locaux et du kilométrage professionnel de la personne, qui peuvent varier d'un mois à l'autre.

Mais il peut être complexe d'enregistrer avec précision tous les coûts fixes et variables, ce qui explique pourquoi la plupart des employeurs ne l'utilisent pas.

De nombreux employeurs optent plutôt pour des allocations de wagon plat plus simples comme approche «universelle» (500 $ par mois par employé, par exemple). Mais cette méthode ne tient pas compte du fait que pas deux voyages d'affaires sont les mêmes, donc pas deux employés devraient être remboursés le même montant. Le remboursement d'un programme par cents est plus juste mais pas toujours exact.

Pourquoi le taux de kilométrage standard de l'IRS n'est pas la meilleure alternative?

La plupart des entreprises utilisent le taux de kilométrage d'affaires IRS pour calculer ce que chaque employé individuel devrait être remboursé. Mais le taux IRS n'est pas un taux de remboursement obligatoire, car il est basé sur les coûts moyens nationaux d'exploitation d'un véhicule au cours de la année précédente.

Le taux de l'IRS est une moyenne ponctuelle des coûts basée sur les données des années précédentes, et non un taux de remboursement réel. Les employés pourraient dépenser plus en frais de voyage qu'ils ne le seraient, ou ils pourraient être sur-remboursés si les prix du carburant chutaient - et aucun rajustement ne serait apporté à ce qu'ils sont payés parce qu'il était fondé sur les chiffres de l'an dernier.

Qu'est-ce que la plupart des entreprises se trompent en ce qui concerne les allocations de wagon plat contre le remboursement?

Les allocations de wagon plat ne sont tout simplement pas équitables lorsqu'il s'agit de rembourser des employés vivant dans des endroits différents. Par exemple, un employé peut vivre dans une région où les prix de l'essence sont inférieurs de 12 cents aux prix pratiqués dans la ville voisine où habite un autre employé. En outre, les coûts fixes des voyages d'affaires, tels que le prix des primes d'assurance automobile et les taxes, diffèrent considérablement selon le lieu.

Les autres coûts de conduite varient également. Par exemple, les primes d'assurance automobile varient considérablement selon l'État, de 825 $ à Charlotte, en Caroline du Nord à 3 150 $, à Detroit, au Michigan. Les taxes pour la même berline de 21 000 $ coûtent 249 $ au Nevada, mais peuvent coûter jusqu'à 1 689 $ à Rhode Island. Les coûts de réparation annuels ne sont pas les mêmes dans tous les États, soit en moyenne 393 $ au New Jersey, mais seulement 270 $ au Vermont. Payer le même taux forfaitaire aux employés vivant dans des endroits différents ignore complètement ces écarts.

Parce que les indemnités de voiture sont traitées comme une compensation, elles sont également imposables à la fois pour l'employeur qui paie les impôts FICA (Sécurité Sociale et Medicare) et pour l'employé qui paie à la fois FICA et les impôts. Cela signifie que l'entreprise paie le montant de l'allocation de voiture plus la contribution fiscale FICA associée, tandis que l'employé remporte le montant de l'allocation de voiture, moins les impôts sur le revenu et leur contribution FICA.Dans un modèle de remboursement exempt d'impôt comme FAVR, l'employé «ramène à la maison» exactement le montant que l'employeur rembourse.

Quelles sont les erreurs commises par les entreprises dans l'utilisation personnelle d'un véhicule de la flotte?

Certains employeurs autorisent leurs employés à utiliser les véhicules de la flotte appartenant à l'entreprise comme un avantage pour leur usage personnel. Mais, vous seriez surpris de voir combien d'entreprises ne réalisent pas que cet usage personnel est imposable pour l'employé. Les entreprises ne disposent pas non plus d'un bon moyen de calculer le montant que chaque conducteur devrait payer pour cet avantage imposable.

Souvent, les organisations facturent simplement un montant forfaitaire pour couvrir l'utilisation personnelle de tous leurs conducteurs, quel que soit le nombre de kilomètres personnels qu'ils conduisent. Cela peut s'avérer être un gros avantage financier pour les employés qui utilisent beaucoup les véhicules de la flotte pour un usage personnel. Mais les employés qui conduisent des véhicules de la flotte strictement pour un usage professionnel et gardent leurs propres voitures pour un usage personnel en dehors des conditions de travail peuvent être injustement surfacturés.

Que se passe-t-il si une entreprise ne rembourse pas précisément ses employés?

Rembourser inexorablement les frais de conduite liés à l'entreprise coûte de nombreuses entreprises à des milliers de dollars chaque année (environ 3 000 dollars par employé et par an, selon les calculs de Motus). Cependant, ce n'est rien comparativement aux coûts des recours collectifs. Au cours des dernières années, les travailleurs ont intenté des poursuites contre leurs employeurs jusqu'à concurrence de 7 millions de dollars pour compenser les pratiques de remboursement inéquitables. Dans l'État de Californie, ces poursuites sont en train de devenir la règle, et non l'exception, parce que l'article 2802 du Code du travail de la Californie est particulièrement strict.

Le code de la Californie fait en sorte que "L'employeur indemnise [son employeur] de toutes les dépenses ou pertes nécessaires subies par l'employé en conséquence directe de l'exercice de ses fonctions. " Ceci était généralement interprété par les employeurs comme étant limité au coût du matériel ou des outils utilisés au travail, mais il est de plus en plus utilisé dans les cas de remboursement de miles (exemple Radio Shack et Toys" R "Us).

Les programmes de la flotte sont également assortis de leur propre série de défis lorsqu'il s'agit de facturer fidèlement les employés pour l'utilisation personnelle de ces véhicules. L'utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise doit être correctement documentée et les employés doivent être remboursés pour un usage personnel. Kilométrage personnel sous-déclaré met les entreprises à risque d'audits IRS coûteux et peut coûter à l'entreprise dans les rejets de débit manqués.

Quelles sont les ressources qui peuvent aider mon entreprise?

Votre entreprise peut utiliser la même technologie qui permet au nouveau lieu de travail numérique de suivre les dépenses liées au kilométrage. Voici quelques exemples:

• appareils intelligents compatibles GPS pour collecter et stocker les informations de voyage d'affaires des employés
• Applications mobiles pour automatiser le suivi du kilométrage des employés et rendre compte avec précision des activités, déplacements et miles.

Avec les bonnes applications et plates-formes logicielles, vous pouvez éliminer les tâches manuelles des chauffeurs pour augmenter la productivité, réduire les coûts et assurer la conformité IRS, tout en vous familiarisant avec les comportements de conduite et l'efficacité du personnel mobile.