Ce que le chef de projet sait à propos du travail accompli

Le chef de projet est de plus en plus l'un des rôles les plus importants dans le monde du travail de groupe rempli d'initiatives. Après tout, les projets sont partout dans nos organisations.

Par définition, un projet est tout le travail que nous faisons une fois; c'est temporaire et unique. Nous développons de nouveaux produits dans les projets. Nous mettons en œuvre de nouveaux logiciels tels que la planification de ressources d'entreprise ou notre logiciel de gestion de la relation client via des équipes de projet.

Même le travail d'innovation et de développement et d'exécution de la stratégie prend la forme de projets.

Les personnes qui occupent le rôle de chef de projet dans nos organisations sont essentielles à la survie et au succès de notre entreprise. Ils facilitent et coordonnent et conduisent à faire le travail, et ils le font en appliquant à la fois la science et l'art.

Les chefs de projet expérimentés sont habiles à aider les groupes à prendre des idées complexes - spécifications de produits ou exigences des clients et à décomposer les idées en blocs de travail digestibles. Ils coordonnent les ressources et le flux du travail; ils gèrent et rendent compte des budgets et, surtout, ils dirigent et guident les membres de leur équipe à travers des décisions difficiles et des problèmes difficiles.

Les meilleurs chefs de projet sont des ressources de productivité inestimables, et les leçons qu'ils apprennent et les compétences qu'ils cultivent sont facilement applicables à tous dans notre vie professionnelle «pas assez d'heures par jour».

Neuf leçons sur la productivité dans le monde de la gestion de projet:

1. Le temps consacré à la planification rapporte des dividendes. Dans notre monde trépidant, nous avons une tendance marquée à nous précipiter dans des initiatives sans prendre le temps de clarifier et de planifier. Votre chef de projet comprend que le temps investi dans la planification initiale permet à l'équipe de gagner du temps en réduisant le gaspillage et en retravaillant à l'avenir.

Dans mes cours de MBA sur la gestion de projet, ce point est maintes fois réitéré par les étudiants, décrivant leur nouvelle perspective sur les avantages d'investir suffisamment de temps avant de clarifier et de planifier. Comme je l'ai appris de mon père il y a longtemps quand je travaillais sur des projets d'amélioration des ménages, «mesurez deux fois, coupez une fois. "

2. Une charte claire est inestimable. Le document de charte dans la gestion de projet est effectivement l'annonce de naissance de la nouvelle initiative. Il décrit l'objectif du projet et les principaux paramètres de synchronisation. Il identifie les rôles clés, y compris: le client, le chef de projet, le sponsor du projet et les membres de l'équipe de base. Les versions étendues de la charte peuvent inclure une liste des principales parties prenantes et des attentes supplémentaires pour le projet. Le document est partagé à travers l'organisation, s'assurant que tout le monde comprend l'importance de cette initiative et les personnes impliquées.Il minimise le roulement et la confusion et jette les bases d'une coopération étendue.

Vous pouvez adopter le concept de la charte pour toute activité de votre équipe afin d'informer tout le monde et de responsabiliser les membres responsables de l'équipe. Restez simple et rédigez une brève annonce décrivant l'initiative.

Expliquez le but, identifiez les participants clés et demandez le soutien de tous. Votre équipe appréciera votre partage d'informations.

3. Sachez qui est touché par votre initiative et impliquez-les! Les chefs de projet expérimentés comprennent à quel point il est essentiel d'identifier et de s'engager avec toutes les parties (parties prenantes) touchées par une initiative. Une partie prenante non informée est susceptible d'être une personne non coopérative. Pour aider à identifier les parties prenantes, créez une image ou une carte décrivant toutes les personnes touchées ou impliquées dans votre projet. Cela inclut les gestionnaires qui fournissent des ressources, les ministères qui devront changer de processus à cause de votre initiative et, bien sûr, vos clients. Une participation adéquate, opportune et cohérente des parties prenantes réduit la confusion, améliore la coopération et accélère la résolution de problèmes.

Appliquez les leçons des chefs de projet pour la gestion des parties prenantes avec vos propres programmes et activités. Dessinez un diagramme des personnes touchées par l'initiative et rencontrez-les pour obtenir leur soutien et leur contribution. Assurez-vous de les garder impliqués de manière appropriée dans la boucle de communication comme indiqué au point neuf ci-dessous.

4. Les équipes deviennent productives plus rapidement grâce au coaching. Les chefs de projet savent former des équipes productives pour des initiatives temporaires et uniques, souvent avec des personnes qui n'ont jamais travaillé ensemble. Ils comprennent les défis de l'assemblage d'un groupe et passent de la phase de formation à la phase d'exécution, et ils entraînent leurs équipes à relever ces défis. Ils mettent un accent particulier sur le fait d'aider chacun à comprendre ses rôles et à élaborer des normes pour discuter, débattre et décider. Ils offrent une vaste rétroaction aux membres de l'équipe et ils favorisent une culture de responsabilité pour la performance.

Que vous dirigiez une fonction ou que vous réunissiez un groupe de travail pour aborder une nouvelle initiative, ne présumez pas que votre équipe deviendra rapidement productive simplement parce que vous avez émis une charte et que vous lui avez donné les moyens de faire le travail. En réalité, les groupes se forment plus rapidement et apprennent à performer lorsqu'ils sont guidés et entraînés.

5. Le travail d'évaluation des risques ne s'arrête jamais. Les meilleurs chefs de projet comprennent que tout leur travail consiste à gérer les risques. Ils sont implacables à toutes les étapes du projet en travaillant avec leur équipe pour identifier les risques potentiels et développer des stratégies pour atténuer ou éviter les risques.

Intégrez des techniques d'identification des risques et d'évaluation des risques dans votre propre travail. Assurez-vous d'identifier les personnes responsables de l'identification des risques et élaborez un plan d'atténuation pour les plus grandes préoccupations. Que vous travailliez dans les ventes, le service à la clientèle ou les opérations, la planification des risques et la gestion active des risques vous éviteront des maux de tête, du temps et de l'argent.

6. Une approche ou un outil ne convient pas à tous. Des pratiques agiles aux techniques de gestion de projet critique ou de chaîne critique, la bonne approche dépend de divers facteurs, notamment: la nature du projet; l'expérience et la formation des membres de l'équipe sur les différentes approches et l'accès aux ressources de soutien. Les grands chefs de projet choisissent l'approche qu'ils croient les meilleures cartes à la situation et à l'environnement.

En tant que managers, nous nous retrouvons souvent dans une ornière en approchant le travail de nos équipes. En réalité, il existe plusieurs voies pour résoudre tous les problèmes. Les processus peuvent être simplifiés, de nouvelles approches ou de nouvelles technologies peuvent être adoptées. Soyez flexible et encouragez les membres de votre équipe à identifier différentes approches de leur travail et à résoudre les problèmes. Donnez-leur l'autonomie d'adopter l'approche qui, selon eux, correspond le mieux à la situation.

7. Le changement se produit, mais il doit être géré pour éviter le chaos. Chaque chef de projet expérimenté comprend que le changement est inévitable au cours d'un projet donné. Au lieu de résister au changement, ils développent des processus et des outils pour évaluer, décider et communiquer les changements dans les plans antérieurs.

Le changement incontrôlé des plans antérieurs engendre le chaos et la confusion. Adopter les pratiques du gestionnaire de projet et créer et partager un processus de gestion du changement qui permet aux gens de proposer des idées, d'obtenir l'approbation et de communiquer ensuite les changements.

8. Le leadership fait la différence dans la performance de l'équipe de projet . Les chefs de projet les plus forts portent plusieurs chapeaux, et le rôle du chef est peut-être le plus important de tous. Ils comprennent qu'ils ont la responsabilité de fournir une vision claire, de définir les orientations, de former et de cadrer l'environnement nécessaire à la réussite de l'équipe. Ils s'assurent que des valeurs claires de performance et de responsabilité sont établies et appliquées, et ils utilisent des compétences de coaching pour guider l'apprentissage continu et l'amélioration.

Il est facile de se laisser entraîner dans le flot ininterrompu de tâches devant vous et votre équipe. Rappelez-vous que votre équipe a besoin de vous pour diriger, pas pour faire le travail pour eux. Assurez-vous d'approcher tous les jours comme une opportunité de soutenir, de guider et d'encadrer.

9. Communiquez au bon volume et à la bonne fréquence . Lorsqu'il s'agit de communiquer de l'information sur l'état d'avancement d'une initiative, les gestionnaires de projet efficaces comprennent la nécessité de répondre aux besoins des intervenants clés. Le PDG ne veut pas du niveau de détail requis par le responsable qualité. Un acteur distant n'a pas besoin de mises à jour quotidiennes.

Travaillez pour évaluer les besoins réels de votre public en termes de détails et de fréquence, et adaptez vos mises à jour en conséquence. Vous allez générer de la bonne volonté et minimiser le temps passé à générer des rapports et des mises à jour que personne ne lit ou n'a besoin.

La ligne de fond pour le moment:

Il y a plus que quelques grandes leçons sur la productivité, la gestion et le leadership pour apprendre des grands chefs de projet. Appliquez judicieusement les leçons et vous améliorerez votre productivité et vos performances personnelles et collectives.