Qu'est-ce que le remboursement des dépenses en milieu de travail?

Le remboursement des dépenses est une méthode de remboursement des employés lorsqu'ils dépensent leur propre argent pour des dépenses liées à leur activité. Ces dépenses se produisent généralement lorsqu'un employé voyage pour affaires, mais peut se produire dans d'autres situations liées au travail.

Les frais de voyage peuvent comprendre l'hébergement, les vols, le transport terrestre, les pourboires aux kiosques, les repas et les autres frais accessoires qu'un employé peut rencontrer lorsqu'il est sur la route.

Les autres dépenses d'entreprise peuvent inclure des éléments tels que prendre des clients ou des employés potentiels à déjeuner, acheter des livres ou d'autres matériels éducatifs que l'employeur couvre ou conduire des dépenses pour recycler les biens de la société.

Les types de dépenses qu'un organisme remboursera se trouvent dans les politiques de voyages d'affaires, de divertissement et de frais généraux remboursables de l'entreprise figurant dans le manuel de l'employé. Familiarisez-vous avec les politiques de votre entreprise parce que votre employeur peut couvrir des dépenses aussi variées que le nettoyage à sec et l'adhésion à un gymnase lors de longs voyages.

Le divertissement du client lors de voyages d'affaires est une autre dépense remboursable, mais connaissez les politiques de votre entreprise afin de ne pas dépasser les limites de dépenses. Vous voulez faire preuve d'hospitalité et de politesse sans dépasser le budget de votre employeur pour de telles dépenses.

Les cartes de crédit d'entreprise qui sont maintenant confiées à des employés de haut niveau et à d'autres employés qui voyagent fréquemment pour affaires sont maintenant populaires.

Au lieu de payer les dépenses avec leur propre argent, les employés facturent tous les frais, sauf les frais accessoires et les pourboires à la carte de crédit de l'entreprise.

Il s'agit d'une approche pratique pour le remboursement des dépenses de l'employé puisque les factures de cartes de crédit documentent les dépenses exactes sans que l'employé doive enregistrer les reçus et remplir les rapports de dépenses de voyage.

Remplir un rapport de remboursement des dépenses

Dans le cas de l'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise et du paiement en espèces, les employés devront probablement remplir un rapport de remboursement des frais au retour du voyage. Avec la carte de crédit de l'entreprise, ils devront expliquer les charges moins évidentes qui apparaissent sur la facture de la carte de crédit (beaucoup plus facile que d'avoir à remplir un rapport de dépenses à partir de zéro). Ils facturent également à l'entreprise les frais accessoires supplémentaires qu'ils ont payés avec leur propre argent ou carte de crédit.

Lorsqu'un employé verse de l'argent, il devra dresser la liste de toutes les dépenses pour lesquelles un remboursement est demandé, et les justifier occasionnellement. Ceux-ci sont examinés par la comptabilité comme le sont les déclarations de la société de carte de crédit. Une dépense injustifiée, ou qui est exclue par la politique de l'entreprise, n'est pas remboursée, d'où la nécessité de connaître les politiques de votre entreprise en matière de voyages d'affaires.

La plupart des entreprises fixent une date à laquelle les rapports de remboursement des dépenses doivent être déposés pour s'assurer que les employés sont remboursés et pour une comptabilité correcte. Les employés doivent suivre ces règles attentivement, car certaines organisations ne remboursent pas les dépenses engagées après la date limite. Connaissez les règles de votre entreprise.

Une autre méthode pour payer les dépenses de voyage d'affaires des employés est avec un per diem.

Un lecteur inhabituel Question relative au remboursement des dépenses

Un lecteur a demandé: «Nos représentants externes ont de vastes territoires (plusieurs États) et voyagent régulièrement, souvent avec des nuitées, et ils ont été portés à mon attention par le service de la comptabilité. qu'un représentant des ventes avait pris un animal de compagnie avec eux lors d'un de ces voyages et avait facturé les frais de l'hôtel à la carte de crédit de l'entreprise, affirmant que l'hôtel n'allait pas séparer les frais et qu'elle prévoyait de rembourser la compagnie. suis abasourdi et à la recherche de suggestions sur la façon de gérer cette situation. Mon instinct RH me dit d'écrire à cet employé pour une mauvaise utilisation des fonds de l'entreprise mais je reçois de la résistance de la part de la direction des ventes qui veut que je fasse une politique d'animal de compagnie spécifique.

"Notre utilisation de la carte de crédit de l'entreprise stipule clairement que cette carte doit être utilisée uniquement pour les FRAIS DE L'ENTREPRISE.

L'utilisation personnelle de la carte pourrait entraîner la perte de la carte ou la résiliation. être responsable des frais non autorisés. »Avez-vous écrit sur un tel sujet dans le passé?»

Réponse des RH:

Voici ce que vous devez considérer. Est-ce que l'employé est allé à la comptabilité et a expliqué le problème que l'hôtel était incapable de séparer les frais de compagnie? Ou a-t-elle été surprise par un examen minutieux de ses dépenses en comptabilité? Tout d'abord, il est difficile de croire que l'hôtel n'a pas été en mesure de séparer les frais d'animaux domestiques. Deuxièmement, si l'hôtel était incapable de séparer les frais pour l'animal de compagnie, comment savait-elle ce qu'il fallait rembourser à la comptabilité?

Si elle prévoyait payer les frais de l'animal de compagnie seulement si elle était attrapée, et n'a pas volontairement offert de payer, compte tenu de votre politique, elle mérite des mesures disciplinaires. Cela dépend également de la façon dont vous avez traité des situations similaires dans le passé. D'autres employés ont-ils remboursé l'entreprise pour diverses dépenses et n'ont-ils reçu aucune mesure disciplinaire?

Souvent, lorsque vous examinez une situation, vous constaterez qu'il y a la politique d'une part, et comment elle a été mise en œuvre et appliquée d'autre part. Vous ne voulez pas traiter cet individu différemment des autres employés qui ont été traités par le passé.

Des mesures disciplinaires ne sont pas prises si d'autres employés ont simplement remboursé l'entreprise par le passé pour des dépenses similaires. Rappelez-vous que je ne suis pas un avocat, c'est donc juste l'opinion d'un collègue des ressources humaines.

Il n'est pas recommandé d'adopter une politique sur les voyages pour animaux de compagnie, car c'est un exemple d'interférence de la part de l'entreprise dans la vie personnelle d'un employé. Si les employés veulent payer leur animal de compagnie pour voyager avec eux, ce n'est pas la préoccupation de l'entreprise.

Tant que l'animal de compagnie n'a pas d'incidence sur le coût de son séjour ou sur sa capacité à participer aux fins commerciales du voyage, ce n'est pas l'entreprise de l'employeur. L'employé devrait, bien sûr, payer tous les frais supplémentaires engendrés par l'animal de compagnie.

Votre politique de voyage est légèrement déroutante et pourrait utiliser le renforcement de la partie concernant les «frais non autorisés» lorsque la politique a déjà déclaré que seules les dépenses de l'entreprise sont autorisées.

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