Façons d'obtenir un paiement et de facturer un client

Quel propriétaire de petite entreprise ne s'est pas inquiété de savoir s'il allait ou non être payé à un moment donné? Que ce soit le nombre de clients qui ont des comptes en souffrance ou le client qui semble hésiter à payer pour le travail terminé, ne pas être payé est l'un des aspects les plus frustrants de la gestion d'une petite entreprise - et, lorsqu'il n'est pas payé le flux de trésorerie de votre petite entreprise, l'un des plus dangereux, aussi.

Voici sept façons de vous assurer que vous êtes payé pour les biens et les services que vous vendez.

1. Ne pas accorder de crédit automatiquement aux nouveaux clients / clients.

Les petites entreprises, tout comme les grandes entreprises, doivent disposer de politiques de crédit qui fournissent des directives pour déterminer quels clients ou clients seront crédités et à quelles conditions.

Faire des vérifications de solvabilité peut vraiment vous permettre d'effectuer des vérifications de crédit à la clientèle au Canada. Par exemple, la politique de votre entreprise est de ne jamais accepter les chèques personnels comme moyen de paiement, mais seulement les espèces, les cartes de débit et de crédit.

Si vous envisagez d'accorder un crédit au-delà de ce point à des clients ou à des clients individuels, vous devez établir une procédure dans laquelle le client ou le client doit remplir une demande de crédit et / ou effectuer une vérification de crédit.

Les frais d'un rapport de crédit vont d'environ 20 $ à plus de 1000 $, selon le degré de détail du rapport de solvabilité, mais l'argent est bien dépensé s'il ne vous permet pas de vous faire payer pour ce gros travail. ou une grande vente.

2. Prendre un paiement partiel à l'avance.

Inquiet de ne pas être payé pour cette vente ou ce service? Si c'est raisonnable en termes de prix des biens ou services, demandez un dépôt ou un acompte à l'avance. C'est une pratique commerciale de plus en plus courante pour les articles et les services à prix élevé; aucun client raisonnable ne devrait être offensé par une telle demande.

Par exemple, si vous fournissez des services, vous pouvez facturer un pourcentage de la facture projetée ou un montant fixe en tant que provision avant de commencer à travailler sur un projet, le reste étant dû à la fin de la tâche. Ou casser la facture en tiers, en demandant un tiers avant le début des travaux, un tiers à mi-parcours du projet et un troisième à la fin.

La beauté du paiement partiel est qu'il garantit que vous êtes payé quelque chose même si le client ou le client fait défaut sur le reste de la facture.

3. Facturer rapidement.

Cela semble être une évidence, mais j'ai personnellement traité avec des entreprises qui n'ont pas pris la peine de me facturer des mois pour des produits ou des services rendus. En plus d'être agaçant parce que je veux savoir exactement ce que sont les accusations, je ne peux pas m'empêcher de me demander si le reste de leurs pratiques commerciales sont aussi négligeables.Et avec leur propre exemple, pourquoi devrais-je être pressé de les payer?

Les factures client / client doivent être préparées et présentées immédiatement lors de la livraison de vos biens ou services au client ou dès que raisonnablement possible. Ne pas le faire peut rendre votre entreprise indifférente à être payé et ralentir votre flux de trésorerie sans raison. En attendant de préparer vos factures à la fin du mois, par exemple, vous pouvez ajouter jusqu'à trente jours supplémentaires à votre période de conversion des flux de trésorerie!

Les logiciels de comptabilité pour les petites entreprises et les systèmes de point de vente facilitent la facturation rapide.

4. Énoncer clairement et clairement les conditions de paiement.

Si vous souhaitez être payé rapidement, ne laissez pas le client ou le client décider du moment où votre facture doit être payée. Plutôt que de leur donner des factures qui disent des choses vagues telles que "Payable sur réception", assurez-vous que vos factures conditions de paiement spécifiques à l'état, tels que "Payable dans les 30 jours" ou "Date d'échéance: ____________". Voir Utiliser les factures qui encouragent l'action pour plus d'informations à ce sujet.

5. Récompensez les clients pour avoir payé rapidement.

Agiter une carotte auprès de clients ou de clients, par exemple en offrant aux clients un rabais pour payer leurs factures plus tôt, peut vous aider à vous faire payer plus rapidement. Par exemple, si votre politique habituelle est d'avoir des paiements dus dans les 30 jours, offrez une petite remise de 2% aux clients qui payent dans les 14 jours.

La carotte ne fonctionne pas toujours, cependant; Parfois, vous allez être obligé de sortir le bâton et de demander de l'aide pour obtenir l'argent qui vous est dû. Le reste de cet article couvre ce que vous devez savoir sur les méthodes telles que l'utilisation des agences de recouvrement.

Plus tôt, j'ai suggéré cinq moyens proactifs de faire en sorte que votre petite entreprise soit payée pour les biens et services que vous vendez, principalement en clarifiant vos attentes de paiement aux clients et en les récompensant de payer rapidement.

Malheureusement, même lorsque vous utilisez tous ces moyens proactifs pour être payé régulièrement, vous aurez toujours des comptes en souffrance. Lorsque la carotte ne fonctionne pas, il est temps pour le bâton - autrement connu sous le nom de collections.

Lisez la suite pour apprendre comment rendre vos lettres de recouvrement et l'utilisation des agences de recouvrement aussi efficaces que possible.

6. Établir une procédure de suivi pour les clients qui manquent des paiements.

Plus le suivi d'un paiement manqué est rapide, meilleures sont vos chances d'être payé. Donc, mettre en place un système pour signaler les paiements en retard si vous en avez besoin et une procédure standard pour contacter le client ou le client lorsque son paiement est en retard.

Typiquement, une telle procédure commence par une lettre qui indique simplement que le projet de loi est en retard et demande l'attention immédiate du client sur le sujet, puis passe à travers une série de lettres de collecte exprimant une préoccupation croissante. S'il n'y a pas de réponse à ces lettres, vous avez le choix de radier la facture comme une créance irrécouvrable ou de transférer le compte à une agence de recouvrement.

De nos jours, il existe de nombreux canaux que vous pouvez utiliser pour contacter le client.Cependant, certains sont plus efficaces que d'autres. Si le temps le permet, je recommande de commencer par un appel téléphonique pour «toucher la base» avec le client ou le client. Vous voulez faire preuve de gentillesse et de politesse, ne pas menacer d'aucune façon. Parfois, la personne a juste oublié ou manqué de voir une facture et il suffit d'un coup de fil rapide, ce qui signifie que vous êtes payé et que vous n'avez pas à passer par le reste de la procédure de recouvrement.

L'envoi de lettres de collecte par courrier électronique est pratique car il crée automatiquement une copie de la lettre de collecte de vos fichiers. La date est automatiquement horodatée. Toutefois, en raison du filtrage des e-mails et de la surcharge des e-mails, il se peut que ce ne soit pas un moyen très efficace d'envoyer vos lettres de recouvrement aux clients et aux clients. Vous voudrez aussi les envoyer par d'autres moyens, comme le courrier ordinaire, le télécopieur ou même le courrier, selon la taille et l'importance de la dette.

7. Transformez le compte en retard à une agence de recouvrement.

Les agences de recouvrement recouvrent des dettes pour un montant ou un pourcentage du montant total dû. Cette taxe est basée sur l'ancienneté des dettes (le plus frais sera le mieux) et combien d'affaires un créancier a à offrir. Le taux standard dans l'industrie pour les comptes interentreprises est de 30%. Le taux de collecte des comptes des consommateurs est plus élevé.

Cependant, les agences de recouvrement ont de l'expérience et de la connaissance sur le recouvrement de créances que nous n'avons pas en tant que propriétaires d'entreprise et l'embauche peut en valoir la peine si un certain nombre de comptes débiteurs le justifie.

Si vous embauchez une agence de recouvrement, sachez que même si les agences de recouvrement au Canada sont réglementées par la province dans laquelle elles exercent leurs activités, cela ne signifie pas que vous devez engager une agence de recouvrement locale; Simplement, vous devez vous assurer que l'agence de recouvrement que vous engagez est entièrement agréée et cautionnée dans votre province.

Les politiques proactives sont la meilleure façon de se faire rémunérer

Comme vous l'avez déjà compris, la meilleure façon de vous faire payer pour les produits que vous vendez et les services que vous fournissez est de mettre en place des politiques et des procédures proactives. le nombre de comptes débiteurs en souffrance que doit traiter votre petite entreprise.

Des politiques de crédit en place, des vérifications de crédit auprès des clients et des clients, une politique de paiement partielle et la transparence de vos attentes en matière de paiement, tant en personne que sur vos factures, contribueront grandement à vous assurer être payé et votre petite entreprise ne reste pas coincée avec beaucoup de créances irrécouvrables.