Les meilleurs gestionnaires de bureau ont besoin d'exemples

Les gestionnaires de bureau sont responsables de la bonne marche de l'ensemble du bureau ou du complexe de bureaux. Cela pourrait aussi signifier gérer et superviser les adjoints administratifs. Les directeurs de bureau n'ont généralement pas besoin d'éducation spécialisée, mais ils ont besoin de beaucoup d'expérience pertinente dans les deux rôles administratifs et de gestion.

Si vous êtes à la recherche de ce type de travail, vous pouvez améliorer considérablement vos chances en sachant quelles sont vos compétences et vos expériences à mettre en évidence au cours du processus de demande et d'entrevue.

Comment utiliser les listes de compétences

Consultez cette liste de compétences recherchées. Vous pouvez constater que vous en avez plus que vous ne le pensiez. Utilisez les noms de vos compétences pertinentes comme des mots-clés dans votre CV et lettre de motivation, de sorte que le superviseur d'embauche sera en mesure de voir clairement que vous avez ce qu'ils recherchent. Assurez-vous de lire attentivement la description de poste afin de savoir quelles compétences sont les plus importantes pour votre employeur éventuel. La recherche de l'entreprise aide aussi.

Lorsque vous vous préparez à votre entretien, préparez au moins un exemple spécifique d'une fois où vous avez démontré chacune des compétences que vous souhaitez discuter. Ne vous attendez pas à ce qu'ils prennent votre parole pour ces choses.

Vous pouvez également consulter nos listes de compétences répertoriées par métier et types de compétences.

Exemples de compétences de gestionnaire de bureau

Les postes de gestionnaire de bureau ne requièrent pas tous exactement les mêmes compétences. Cela dépendra du nombre d'assistants de bureau que vous devrez superviser, du nombre de personnes qui utiliseront le bureau que vous gérerez et des types de logiciels et d'autres systèmes utilisés par votre employeur.

Mais il existe des compétences dont pratiquement tous les gestionnaires de bureau efficaces ont et ne peuvent pas se passer.

Compétences administratives
En tant que gestionnaire de bureau, vous serez responsable d'effectuer plusieurs tâches administratives. Cela comprend l'embauche et le congédiement d'employés, l'évaluation du rendement, la formation de nouveaux employés et la supervision d'autres employés.

L'approbation des demandes officielles, la conduite des opérations commerciales générales et le maintien de la paperasserie et des dossiers personnels peuvent aussi relever de votre juridiction.

Vous devrez également planifier, prendre en charge le traitement du courrier, planifier et assister aux réunions. Vous pouvez être appelé à pratiquer la résolution de conflits, déléguer le travail et être aussi un décideur politique et décisionnel.

Compétences analytiques
Une partie de votre travail consistera à trouver des façons de mieux faire votre travail. Si vous pouvez identifier les inefficacités dans la façon dont votre bureau fonctionne et fournir des solutions, vous pourriez économiser beaucoup d'argent à votre employeur et épargner à vos collègues beaucoup d'aggravation. Une grande gestionnaire de bureau se demandera toujours tout processus, pratiques et procédures », est-ce logique?Est-ce le meilleur que nous pouvons faire? "Voici une liste de compétences analytiques que vous pouvez inclure dans votre CV.

Attention au détail
En tant que chef de bureau, vous n'avez plus besoin de rien. Vous serez responsable de la commande des fournitures de bureau correctes en temps opportun, du maintien des dossiers de manière précise et organisée, et du suivi des besoins et des problèmes de tous les autres membres du bureau. Si vous le faites correctement, le bureau semblera fonctionner lui-même. Si vous vous trompez sur un petit détail, d'autres personnes pourraient être incapables de faire leur travail.

Compétences en communication
Comme les assistants de bureau, vous serez souvent l'un des premiers visiteurs à voir, et vous pourrez parfois être le seul qu'ils verront, si le professionnel dont c'est le cas arrive. Vous devez donc agir en tant que réceptionniste efficace tout en effectuant simultanément vos autres tâches.

Vous pouvez également être le principal point de connexion entre toutes les personnes qui utilisent le bureau, et peut-être entre votre bureau et d'autres au sein de la même organisation. Vous devrez peut-être pratiquer la résolution de conflits. Vous devrez certainement déléguer le travail. Tout cela ajoute beaucoup de communication, à la fois écrite et verbale, qui doivent être précises, efficaces, amicales et professionnelles en tout temps.

Compétences en informatique
Il est important que les gestionnaires de bureau possèdent un large éventail de compétences en informatique.

Les détails dépendront de votre employeur, mais comprendront la saisie de données, des tableurs et des tâches informatiques générales.

La gestion des bureaux peut être une énorme responsabilité. Les gestionnaires de bureau travaillent généralement au sommet d'une organisation, avec leurs mains dans tous les aspects de l'entreprise. Si ce rôle central vous intéresse, consultez notre liste de compétences pour voir si cela pourrait être une carrière pour vous.

Questions financières
Vos responsabilités peuvent inclure la comptabilité, la facturation, la budgétisation et la comptabilité. Vous pouvez également être tenu de gérer la paie, la petite caisse et QuickBooks. Les rapports trimestriels et semestriels peuvent également entrer dans votre domaine de compétence. À tout le moins, si votre bureau gère l'argent du tout, vous aurez la responsabilité ultime de vous assurer qu'il est bien géré.

Compétences en leadership
En tant que superviseur d'un groupe important d'assistants de bureau, Il faudra que tout le monde soit motivé et coordonné. Vous devrez faire du travail d'équipe. Votre travail consistera à établir une norme pour le travail de tous les autres et à s'assurer que ces normes sont respectées. Diriger signifie souvent aider les autres à progresser dans leur carrière, et aider les gens à s'auto-démarrer et à bien communiquer entre eux.

Compétences sociales
Les compétences interpersonnelles jouent un grand rôle en tant que gestionnaire de bureau. Vous devrez adopter une attitude positive, accueillir les visiteurs et travailler en équipe.

Forces diverses
Les chefs de bureau ont généralement des compétences diverses qui les aident à faire leur travail. Cela inclut le fait de prêter attention aux détails, d'être généralement flexible sur les tâches que vous aurez à effectuer et d'être fiable.

Les gestionnaires de bureau devraient également être réseauteurs, penseurs logiques, multitâches et résolveurs de problèmes. La gestion du temps et l'organisation devraient être une seconde nature pour les personnes qui servent dans ce rôle.