Outsourcing Astuces pour réussir

Les entrepreneurs et les petites entreprises recherchent toujours des façons créatives d'accomplir plus de leurs objectifs d'affaires pour moins d'argent. Une stratégie qui peut vous aider à économiser du temps, de l'argent et de la frustration en démarrant et en développant votre entreprise consiste à externaliser autant de travail que possible à des fournisseurs de services externes compétents, mais rentables.

Dans mon travail avec Elance Online - un marché en ligne qui aide les petites entreprises à externaliser presque n'importe quel type de projet - j'ai discuté avec des dizaines d'acheteurs qui ont externalisé avec succès des projets aussi divers que le soutien administratif, la stratégie commerciale, la conception graphique, conception et développement de sites Web, rédaction et même développement de logiciels.

Quand je parle à des acheteurs qui ont maîtrisé l'art de gérer efficacement les fournisseurs de services externes, les mêmes thèmes émergent à plusieurs reprises. J'ai distillé leurs conseils dans le «Top 10 des meilleures pratiques» suivantes pour travailler avec des fournisseurs de services externes. Suivre ces conseils peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos relations avec des fournisseurs ou des sous-traitants externes, que vous utilisiez le Web pour trouver des fournisseurs de services ou que vous demandiez et évaluiez des devis de fournisseurs à l'ancienne.

1. Définissez clairement la portée et le calendrier de votre projet

Cela peut sembler évident, mais tout projet externalisé réussi commence toujours par une déclaration claire de ce que vous espérez accomplir. Définissez vos exigences de projet à l'avance. Les fournisseurs de services ont besoin d'informations précises et complètes pour vous présenter des propositions réalistes et vous proposer un prix raisonnable. Soyez précis sur les livrables que vous attendez du fournisseur.

Donner aux fournisseurs autant d'informations que possible sur ce dont vous avez besoin et sur la façon dont vous avez besoin du travail. De plus, soyez clair et réaliste quant à vos exigences de calendrier - les calendriers de projet peuvent avoir un impact énorme sur les coûts du projet.

2. Évaluer un fournisseur de services comme si vous engagiez un employé à plein temps

Lorsque vous évaluez des propositions de fournisseurs de services, n'ayez pas peur de poser des questions.

Tout comme l'embauche d'un employé à temps plein, la sélection d'un fournisseur est une expérience très subjective. Vérifiez leurs références et demandez des commentaires d'autres clients qui ont utilisé leurs services. Engagez-vous dans une boîte de dialogue - si vous avez des inquiétudes concernant les capacités spécifiques d'un fournisseur, exprimez vos préoccupations. Ne vous contentez pas de ragoter et d'espérer le meilleur.

3. Rechercher une expérience spécifique adaptée

Idéalement, le fournisseur de services que vous sélectionnez aura une expérience spécifique du type de projet que vous entreprenez. Vous ne voulez pas être le «cobaye de quelqu'un». "Ceci est particulièrement important lors de l'externalisation de projets techniques complexes tels que le développement de logiciels.Par exemple, si vous cherchez quelqu'un pour développer une application pour le Palm PDA, assurez-vous qu'il a effectivement réalisé des projets commerciaux sur cette plateforme pour d'autres clients satisfaits. Ce conseil vaut également pour d'autres types de projets. Si vous avez besoin d'un plan d'affaires pour l'ouverture d'un magasin de détail, vous obtiendrez de meilleurs résultats si le consultant que vous embauchez possède une expérience vérifiable dans le secteur du commerce de détail.

4. Ne choisissez pas un fournisseur basé uniquement sur le prix

Bien que cela puisse être tentant, ne choisissez jamais un fournisseur uniquement en fonction du prix. Les acheteurs expérimentés qui ont sous-traité de nombreux projets et évalué des centaines de propositions recommandent presque toujours de rejeter l'offre la plus chère et la moins chère.

Les acheteurs signalent que leurs projets les plus réussis sont ceux pour lesquels ils ont estimé que le fournisseur offrait un équilibre entre les bons résultats et la qualité.

5. Examinez les portefeuilles et les échantillons

Examinez les travaux antérieurs du fournisseur (leur «portfolio») et assurez-vous que leur travail précédent répond à vos attentes en matière de qualité et de style. Si vous avez évalué le portefeuille, les références et l'expérience précédente d'un fournisseur et que vous n'êtes toujours pas sûr de leurs capacités, envisagez de leur demander de faire une maquette rapide ou de fournir un aperçu de base d'un plan de travail. Un fournisseur de services qui veut vraiment gagner votre entreprise pourrait être en mesure de vous donner un concept approximatif afin que vous puissiez mieux comprendre leur approche pour résoudre votre problème.

Mais ne franchissez jamais la ligne entre demander une maquette et insister pour qu'un fournisseur vous fournisse un travail fini "sur spéc. "Aucun professionnel qualifié ne s'attend à travailler gratuitement.

6. Commencez petit

Lorsque vous vous engagez avec un fournisseur de services pour la première fois, commencez par un projet relativement petit et simple. Cela vous donnera une meilleure idée du style et des capacités du fournisseur avant de lui confier un projet «mission critique».

7. Lier le paiement à des étapes clairement définies du projet

Tout comme vous devez être clair sur la portée du projet, assurez-vous de définir un plan de travail pour votre projet sous-traité avec des jalons clairement définis. Avoir des points de contrôle programmés où vous passez en revue l'état du projet au fur et à mesure de son achèvement est un moyen facile de vous assurer que vous répondez à votre échéance finale et que le produit final répond à vos normes. Attachez le paiement du vendeur à ces jalons.

Une bonne orientation pour les projets de développement informatique et logiciel est de ne pas payer plus de 20% à 30% du prix total du projet, le reste des paiements étant attribués en fonction de l'achèvement de 3 ou 4 étapes.

8. Négocier la propriété du travail à l'avance

Pour tout type de projet sous-traité, assurez-vous que vous savez clairement à qui appartient le produit résultant et tous les composants importants de ce produit.

Assurez-vous que le fournisseur de services comprend comment vous avez l'intention d'utiliser les livrables qu'il accepte de fournir. Par exemple, le développement d'une application logicielle personnalisée pour votre usage personnel serait sensiblement différent du développement d'une application que vous avez l'intention d'emballer et de revendre.

9. N'oubliez pas le support après la fin du projet.

Pour les projets technologiques, il est recommandé de spécifier une clause de garantie ou de support afin que le fournisseur continue à vous fournir une assistance après la fin du projet. Il est beaucoup plus facile de négocier une clause de soutien avant que le fournisseur de services ne commence à travailler, plutôt qu'après l'achèvement du projet. Même les services créatifs ou professionnels peuvent bénéficier d'une clause de support. Supposons que vous ayez besoin de modifier un plan d'affaires en fonction des commentaires que vous recevez des investisseurs potentiels. Ou peut-être que vous trouvez que vous avez besoin de ce nouveau logo dans un nouveau format de fichier. Le fait de spécifier un montant de support gratuit ou de négocier des prix réduits pour des modifications futures peut vous faire gagner du temps, de l'argent et des maux de tête plus tard.

10. Obtenez-le par écrit

Au cours d'une mission de service, la portée du projet, les livrables ou même le prix convenu peuvent changer.

Assurez-vous de communiquer clairement à votre fournisseur de services tout changement d'horaire, de portée ou de paiement et d'obtenir confirmation, par écrit, qu'il comprend et accepte les modifications. De même, gardez une trace des changements d'accord demandés par le fournisseur de service et si vous acceptez ou refusez ces modifications. Enregistrer des copies de tous les échanges d'e-mails que vous avez.

Vous pouvez accéder à une expertise de haut niveau chaque fois que vous en avez besoin, sans avoir à engager le personnel à temps plein. En restant concentré sur vos compétences de base et en embauchant des experts indépendants pour vos autres besoins, vous pouvez rivaliser avec les capacités de livraison des grandes organisations tout en conservant votre indépendance.