Conseils pour pimenter votre réunion d'entreprise

Êtes-vous le planificateur de la réunion mensuelle ou périodique de l'entreprise ou du service? Ils peuvent être mortellement ennuyeux si vous ne faites pas attention. Vous connaissez le refrain. Un groupe de têtes parlantes s'alignent pour donner aux gens des informations sur l'entreprise.

Les gens sont intéressés, mais les réunions les plus efficaces attirent leur attention avec des questions et des réponses qui suscitent la réflexion, de l'audio-visuel et de la participation. Ces conseils vous apportent le succès.

• Commencez vos réunions, présentations et séances d'entraînement avec un brise-glace ou une activité d'échauffement. Lors d'une grande réunion ou d'une courte réunion, le brise-glace peut être une question unique qui amène les gens à penser et à parler avec leur voisin. À titre d'exemple, posez une question qui amène les gens à lever la main. La longueur du brise-glace dépend de la durée de votre réunion, alors planifiez judicieusement.

• Diversifiez vos méthodes de présentation. Si chaque conférencier parle à l'auditoire, sous forme de conférence, même les têtes intéressées ne tardent pas à hocher la tête. Demandez aux gens de parler en petits groupes.
  Utilisez des supports audio-visuels tels que des vidéos, des diapositives, des présentations PowerPoint et des images. Si vous parlez d'un nouveau procédé de peinture, montrez à vos employés avant et après les pièces peintes. Faites circuler des sondages positifs auprès des clients et des fiches de commentaires.
• Invitez des conférenciers pour la participation et l'enthousiasme du public. Vos clients ont beaucoup à dire à vos employés sur leurs besoins et exigences de qualité. Une organisation cliente qui s'associe à des associations caritatives à but non lucratif présente des conférenciers provenant des organisations qui reçoivent leurs dons. Les orateurs des organisations que vos employés soutiennent financièrement sont de la dynamite.
• Encouragez les questions pour lancer un dialogue. Demandez aux participants d'écrire leurs questions avant la réunion et pendant la réunion. Prévoyez du temps pour les questions adressées à chaque intervenant au fur et à mesure.
  Si vous ne pouvez pas répondre à la question immédiatement et correctement, dites aux personnes que vous reviendrez avec elles lorsque vous aurez la bonne réponse. Si les questions dépassent le temps, planifiez une réunion sur le sujet.

• Une tactique de rencontre souvent négligée, mais cruciale, est de demander à chaque locuteur de répéter à voix haute toutes les questions qu'il lui est demandé. La personne qui pose la question sait alors que l'interlocuteur a compris la question. Les autres personnes qui assistent à la réunion peuvent entendre et connaître la question aussi, pas seulement sur la question - peut-être incorrectement - de la réponse de l'orateur.
• Définissez des objectifs pour votre réunion périodique. Vous ne pouvez pas présenter tous les aspects des activités de l'entreprise lors d'une réunion d'une heure. Donc, décidez des questions importantes et opportunes et consacrez-y le temps de réunion. Tenez également compte des intérêts de la majorité des participants.
  N'oubliez pas que vous disposez d'autres méthodes de communication des informations sur les entreprises, notamment Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype Entreprise, Flowdock, e-mail et messagerie instantanée. La communication de l'information stratégique de l'entreprise ne doit pas avoir lieu lors d'une réunion.
• Formulez l'ordre du jour avec soin. Identifiez les besoins et les intérêts de la majorité des participants. Commencez par les bonnes nouvelles qui feront que les participants se sentiront bien.
  Variez l'ordre des intervenants à l'ordre du jour chaque mois. Vous ne voulez pas que les gens s'ennuient par la similitude. Distribuez les éléments nécessaires dans l'ordre du jour afin que les participants n'annulent pas la fin de la réunion ou ne pensent pas que les éléments finaux sont moins importants.
• Un article paru dans le Wall Street Journal, il y a quelques années, indiquait que les gestionnaires américains économiseraient 80% du temps perdu lors des réunions s'ils faisaient deux choses correctement. Le premier était toujours d'avoir un agenda. La seconde était de commencer à l'heure et se terminer à l'heure . J'ajouterai que vous devez accorder à chaque intervenant le temps nécessaire pour couvrir son sujet. Tenez-les à leur limite de temps - bien.
• Organisez l'environnement physique pour que les utilisateurs soient attentifs au contenu de la réunion. Personne ne devrait s'asseoir derrière ou sur le côté de vos haut-parleurs. Assurez-vous qu'il y a des places pour tous les participants, et si vous avez besoin de prendre des notes, une surface à écrire aussi. Assurez-vous que les visuels sont visibles et que les gens peuvent entendre. Vous devrez peut-être utiliser un microphone. Vous pouvez passer des accessoires ou des échantillons dans la pièce pour les visionner.
• Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la nourriture lors d'une réunion. La nourriture détend l'atmosphère, aide les gens à se sentir à l'aise, aide les gens à maintenir un niveau d'énergie positif et favorise la camaraderie de l'équipe. Assurez-vous de répondre aux divers besoins de votre groupe avec la nourriture que vous servez. À titre d'exemple, offrez des fruits et du yogourt en plus des beignets. Offrez des hot-dogs végétariens et casher avec les franks réguliers.

Ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie:

• Table ou haut-parleur
• Microphone
• Agenda
• Aides visuelles

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