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De nos jours, les petites et les grandes entreprises essaient par tous les moyens de minimiser les dépenses liées aux voyages ou à tout autre achat effectué par les employés au profit des entreprises. L'une des meilleures façons de réduire les dépenses inutiles des employés est en créant une politique de carte de crédit d'employé. Afin de réduire l'utilisation abusive de la carte de crédit de l'entreprise, l'entreprise devrait établir des règles et des règlements concernant l'utilisation de la carte de crédit professionnelle.
Cependant, peu d'entreprises sont conscientes des meilleurs moyens de développer des politiques de carte de crédit. Beaucoup de propriétaires d'entreprise ont toujours le désir de créer ces politiques, mais manquent de direction sur la façon de le faire. Pour cette raison, voici une description vivante sur la façon dont les entreprises peuvent effectivement créer des politiques de carte de crédit des employés.
1. Responsabilités du titulaire de la carte
Si une entreprise émet des cartes de crédit à l'intention de ses employés, il faut établir des règles qui régissent l'utilisation de la carte. Les employés devraient être tenus responsables de la sécurité de la carte ainsi que de la confidentialité de toute information relative à l'entreprise. Les employés doivent s'assurer que la carte est conservée dans un endroit sûr, que la carte est exempte d'activités frauduleuses et que le numéro d'identification de la carte est protégé. La compagnie devrait également indiquer que la carte de crédit d'entreprise est seulement limitée pour être employée par l'employé et pas n'importe quelle autre personne.
2. Épeler les limites de dépenses
L'entreprise devrait être en mesure d'établir des règles qui dictent les activités ou les transactions où la carte de crédit devrait être utilisée.
En fait, les dépenses devraient être limitées aux besoins de certains employés. Chaque ministère devrait avoir ses propres limites de dépenses. En tant qu'entreprise, il est bon d'informer chaque employé sur les limites de dépenses au moment de l'émission. De plus, chaque employé ne devrait pas dépasser cette limite et, si tel est le cas, il encourt des frais dépassant la limite.
Enfin, les cartes de crédit de l'entreprise ne devraient jamais être utilisées pour des avances de fonds.
3. Rapport d'utilisation régulier
Chaque entreprise doit tenir les employés responsables de l'utilisation de toute carte de crédit de l'entreprise. Disons qu'à la fin de chaque mois, chaque employé doit soumettre une explication détaillée de tous les frais, les reçus et les bons codes comptables. Chaque employé doit s'assurer qu'il joint les reçus de dépenses au relevé mensuel avant de le soumettre à l'entreprise à des fins de vérification. Tout cela devrait être fait à temps pour éviter les retards de paiement. Cela permettra de s'assurer que l'entreprise surveille ses dépenses mensuelles avec facilité et que l'audit devient plus simple.
4. Pas d'utilisation de cartes sur les dépenses individuelles
La société devrait être très stricte sur l'utilisation de la carte de crédit de l'employé en ce sens que personne n'est autorisé à l'utiliser pour ses dépenses personnelles.En bref, l'utilisation de la carte devrait être limitée aux activités commerciales. La définition de l'usage personnel, dans ce cas, est toute dépense non liée à l'exploitation de l'entreprise. La compagnie devrait être très dure sur n'importe quel employé qui utilise la carte sur ses propres paiements.
5. Examen de l'utilisation
Si une entreprise émet des cartes de crédit d'employés, il est recommandé d'effectuer une révision de la carte après une période spécifique.
L'examen de la carte doit être effectué par le superviseur immédiat des employés avec un membre du service de comptabilité de l'entreprise. Le superviseur de l'employé doit s'assurer que l'utilisation de la carte est limitée à ce à quoi elle est destinée. D'autre part, le service de comptabilité doit vérifier si tous les reçus et autres documents de dépenses soumis par le salarié sont authentiques.
Par conséquent, chaque entreprise devrait disposer d'une politique de carte de crédit efficace et fiable pour empêcher les personnes d'abuser de la carte. Cela placera une entreprise dans une bonne situation financière puisque aucun employé n'utilisera sa carte pour des dépenses personnelles. En outre, l'entreprise devrait s'assurer que le superviseur et le service de comptabilité comprennent tous les aspects de la politique.
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