Conseils pour calculer le salaire net des employés

Qu'est-ce que le salaire net d'un employé?

Le salaire net est le montant de la rémunération (salariale ou horaire) d'un employé après retenue à la source pour les impôts sur le revenu fédéral et d'État, et toute déduction de salaire supplémentaire. Le salaire net est donc le montant effectivement reçu par l'employé dans son chèque de paie.

Comment calculer le salaire net

1. Commencez avec le salaire brut.

Pour commencer le calcul du salaire net, vous devez commencer par le salaire brut de l'employé.

Le salaire brut est le montant dû à l'employé pour la période de paie (hebdomadaire, bimensuel, bimensuel ou mensuel).

La rémunération brute des employés horaires est le nombre d'heures travaillées multiplié par le taux horaire, avec les primes pour heures supplémentaires, le cas échéant. Le salaire brut des employés est leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie dans l'année.

CONSEIL: Toutes les retenues et déductions sont basées sur le salaire brut . La retenue de taxes et de paiements différents n'est pas progressive.

2. Déduire la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.

L'impôt fédéral sur le revenu est retenu en fonction de l'information fournie par l'employé sur le formulaire W-4. Cette information établit la fourchette d'imposition de l'employé:

• L'état matrimonial de l'employé, y compris la désignation «chef de ménage», et
• Le statut de dépôt de l'employé: classement simple, mariage marié ou célibataire.
• Toute retenue supplémentaire désignée par l'employé.

La tranche d'imposition et le statut de dépôt de l'employé servent à déterminer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu pour la période de paie.

La retenue supplémentaire est ajoutée à ceux-ci pour obtenir le montant total à retenir de la paie de l'employé.

Le montant retenu à la source pour une période de paie donnée commence par le salaire brut et le type de période de paie. Ensuite, l'état matrimonial de l'employé et le nombre d'exemptions sont inclus dans le calcul, ainsi que les montants supplémentaires que l'employé souhaite retenir.

CONSEIL: Assurez-vous d'avoir le formulaire W-4 le plus récent pour chaque employé. Les employés peuvent soumettre un nouveau formulaire W-4 à tout moment et autant de fois qu'ils le souhaitent, mais seulement une fois par période de paie.

Conseil: Il est illégal pour un employeur d'aider un employé à remplir un formulaire W-4 . Si l'employé n'est pas sûr, dirigez-le vers cette calculatrice de retenues IRS.

3. Déduire toute retenue d'État et locale.

La retenue d'État est un peu plus délicate, car chaque État a des règles et des formulaires différents pour la retenue à la source; certains États n'ont aucune retenue parce qu'ils n'imposent pas de revenu. Différentes villes ont également leurs propres règles. Le Bureau of Labor Statistics a un tableau des formes utilisées par chaque État pour le calcul de la retenue d'impôt sur le revenu de l'État.

ASTUCE: Si un employé travaille dans plusieurs États ou différentes localités d'un État, vous devrez peut-être déduire l'impôt sur le revenu de plusieurs États pour une même masse salariale.Si vous avez des employés dans plusieurs États, vous voudrez peut-être obtenir l'aide d'un service de paie pour essayer de garder toutes ces déductions directement.

Certains États ont des accords de réciprocité, , ce qui signifie qu'ils n'imposent pas les revenus provenant de l'extérieur de l'État. Par exemple, un employé qui travaille dans l'Iowa et qui est un résident de l'Illinois n'a pas à payer l'impôt sur le revenu de l'Iowa sur son salaire.

Consultez cette liste d'accords de réciprocité.

4. Retenir les taxes FICA.

L'impôt FICA est une combinaison de la taxe OASDI (Sécurité sociale) et de l'assurance-maladie. La formule de calcul de l'impôt FICA est le salaire brut multiplié par la part des employés de l'impôt, qui est de 7,65% (6,2% pour la sécurité sociale et 1,45% pour l'assurance-maladie). Par exemple, si le salaire brut de l'employé pour cette période de paie est de 500 $, l'impôt FICA à retenir est de 38 $. 25.

ASTUCE: Vous devrez vous faire deux rappels pendant l'année. Chaque période de paie:

• Assurez-vous que le salaire brut total de l'employé pour l'année ne dépasse pas le maximum de la sécurité sociale pour cette année. Au point où la rémunération de l'employé dépasse ce maximum, vous devez cesser de retenir la sécurité sociale (le 6. 2%). Il n'y a pas de maximum sur la portion Medicare.
• Vous devez également noter que le salaire d'un employé atteint le montant de la taxe d'assurance-maladie complémentaire. Ce montant de salaire brut dépend de l'état civil de l'employé. À ce stade, vous devez commencer à retenir un supplément de 0,9% (en plus de la 1,45%).
• Notez que ces changements dans la retenue d'impôt FICA des employés n'affectent pas vos exigences de payer les taxes FICA en tant qu'employeur.

5. Prenez des déductions volontaires supplémentaires.

Un certain nombre de déductions volontaires sont possibles, y compris les primes des régimes d'assurance-maladie, les saisies-arrêts et les dons de bienfaisance.

ASTUCE: Assurez-vous d'avoir une documentation dans le fichier de paie de l'employé pour montrer l'autorisation de toute déduction. Les seules exceptions sont les taxes FICA et les saisies-arrêts ou d'autres paiements ordonnés par les tribunaux.

Écriture du salaire de l'employé

Maintenant que vous avez calculé le salaire brut, retenu l'impôt sur le revenu et les taxes FICA, et toute autre déduction, vous avez un montant net. Il est temps d'écrire le chèque de paie de l'employé.

ASTUCE: Selon la loi fédérale, pour chaque paie, vous devez fournir à chaque employé des informations sur les montants cumulés depuis le début de l'année ou tous les calculs.